Agenda a chofnodion drafft

Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau
Dydd Iau, 10fed Hydref, 2019 10.00 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Martin Davies  01267 224059

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr D. Cundy ac E. Williams.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL GAN GYNNWYS UNRHYW CHWIPIAU PLEIDIAU A RODDIR MEWN YMATEB I UNRHYW EITEM AR YR AGENDA

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

 

3.

CWESTIYNAU GAN Y CYHOEDD

Cofnodion:

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

 

4.

ADRODDIAD BLYNYDDOL CANMOLIAETH A CHWYNION 2018/19 pdf eicon PDF 249 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol Cwynion a Chanmoliaeth y Cyngor ar gyfer 2018/19, a oedd yn manylu ar y canlynol:

 

Nifer y cwynion yr ymchwiliwyd ac ymatebwyd iddynt rhwng Ebrill 2018 a Mawrth 2019 fesul adran;

  • Ystadegau o ran y negeseuon a gafwyd gan y Tîm Cwynion, ac a ailgyfeiriwyd. Roedd y rhain yn ymwneud ag ymholiadau a cheisiadau am gymorth a oedd, unwaith y'u cyflwynwyd, yn cynnig cyfle i'r tîm geisio datrys anawsterau cyn i gwynion gael eu cyflwyno;
  • Cwynion roedd yr Ombwdsmon yn penderfynu arnynt;
  • Dadansoddiad o gwynion a chanmoliaeth fesul adran;
  • Crynodeb o ymholiadau gan Gynghorwyr.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau TGCh a Pholisi Corfforaethol i atodi'r adroddiad am gwynion sy'n ymwneud â materion Gofal Cymdeithasol i Oedolion i'r Adroddiad Blynyddol yn y dyfodol;

·         Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau TGCh a Pholisi Corfforaethol i sicrhau bod staff mewn canolfannau cyswllt a Llesiant Delta yn trosglwyddo cwynion i'r adain Cwynion a Llywodraethu Gwybodaeth;

·         Atgoffwyd y Pwyllgor fod gweithdrefnau ar waith i Aelodau gofrestru cwynion ac na ddylid eu gwneud drwy System Ymholiadau'r Cynghorwyr;

·         Mynegwyd y farn y dylai'r gweithdrefnau cwyno ganiatáu ar gyfer cwynion 'lefel isel' llai ffurfiol a allai arwain at wella'r gwasanaeth os ydynt yn cael sylw. Soniodd Pennaeth y Gwasanaethau TGCh a Pholisi Corfforaethol mai cwynion swyddogol yn unig sy'n cael eu nodi yn yr Adroddiad Blynyddol. Roedd cwynion/pryderon/problemau llai ffurfiol yn aml yn cael eu codi, ar y cyfryngau cymdeithasol neu ar y ffôn er enghraifft, lle roedd modd datrys problem yn gyflym. Er y cydnabuwyd bod cwynion yn ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth am y modd roedd yr Awdurdod yn perfformio o ran darparu gwasanaethau, roedd hefyd yn rhaid ystyried nifer yr adnoddau y dymunai'r Awdurdod glustnodi i roi sylw i gwynion ffurfiol. 

 

PENDERFYNWYD derbyn yr Adroddiad Blynyddol ynghylch Cwynion a Chanmoliaeth ar gyfer 2018/19.

 

5.

ADRODDIAD MONITRO PERFFORMIAD CORFFORAETHOL CWARTER 1 - 1AF EBRILL I'R 30AIN O FEHEFIN 2019 pdf eicon PDF 334 KB

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi trosolwg ar y cynnydd a wnaed gogyfer â'r camau gweithredu a'r mesurau yn y Strategaeth Gorfforaethol ar gyfer 2018-2023 i gyflawni'r Amcanion Llesiant ar gyfer 2019/20 dyddiedig 30 Mehefin 2019 ac a oedd wedi'u dadansoddi gan y Pwyllgor Craffu.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad.

 

6.

ADRODDIAD MONITRO PERFFORMIAD ADRANNOL CWARTER 1 - 1AF EBRILL I'R 30AIN O FEHEFIN 2019 pdf eicon PDF 258 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed gogyfer â'r camau gweithredu a'r mesurau yn y Strategaeth Gorfforaethol ar gyfer 2018-2023 i gyflawni'r Amcanion Llesiant ar gyfer 2019/20 a oedd yn berthnasol i faes gorchwyl y Pwyllgor, dyddiedig 30 Mehefin 2019.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Nodwyd bod cynnydd wedi bod ers 30 Mehefin 2019 o ran canran y gweithwyr oedd wedi cwblhau'r modiwl e-ddysgu neu wedi mynd i sesiwn hyfforddi;

·         O ran nifer y dyddiau gwaith a gollodd pob gweithiwr o achos absenoldeb salwch, roedd yr Awdurdod yn parhau i wneud cymaint ag y gallai i gefnogi staff gyda'r Fforwm Herio ac Adolygu, y cyfeiriwyd ato mewn cyfarfodydd blaenorol, gan ennill tir o ran gwneud Penaethiaid Gwasanaeth yn atebol. Awgrymwyd y gallai'r Penaethiaid Eiddo a Gwasanaethau Integredig gael gwahoddiad i fynd i gyfarfod y Pwyllgor Craffu yn y dyfodol i amlinellu sut roeddynt yn ymdrin ag absenoldeb salwch o fewn eu cylch gwaith. Roedd sesiynau hefyd yn cael eu trefnu i godi ymwybyddiaeth ymysg staff am broblemau iechyd meddwl;

·         Cadarnhawyd nad oedd 5-8 Heol Spilman wedi cael ei werthu i brynwr preifat ond roedd mewn gwirionedd wedi cael ei gaffael gan adran arall yn y Cyngor ac felly byddai arian yn cael ei drosglwyddo o fewn yr Awdurdod.

·         Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau TGCh a Pholisi Corfforaethol i ganfod beth yw'r cynnydd mewn perthynas â chwilio am leoliad addas i hwb yn nhref Caerfyrddin.

·         Mewn perthynas â Cham Gweithredu 13179 gofynnwyd a fyddai'r Aelodau'n cael map manwl yn nodi pa mor gryf yw'r cysylltedd yn Sir Gaerfyrddin. Ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau TGCh a Pholisi Corfforaethol drwy ddweud ei bod hi'n annhebygol y byddai cysylltedd yn cael ei sicrhau yn holl ardaloedd gwledig Cymru, ond roedd y mannau problemus yn Sir Gaerfyrddin wedi cael eu clustnodi ac roedd 'Cynllun Gweithredu ar gyfer Cysylltedd yn Sir Gaerfyrddin' yn cael ei ddrafftio. Nodwyd bod seminar ar Ddatblygu TG i'r holl Aelodau wedi cael ei drefnu ar 29 Tachwedd 2019.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

 

7.

ADRODDIAD MONITRO CYLLIDEB CYFALAF A REFENIW 2019/20 pdf eicon PDF 295 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad monitro a amlinellai'r sefyllfa gyllidebol ynghylch blwyddyn ariannol 2019/20 fel yr oedd ar 30 Mehefin 2019. Roedd yr adroddiad yn cynnwys:

 

·      Adroddiad Monitro Cyllideb Gorfforaethol yr Awdurdod (Atodiad A);

·      Cyllideb Refeniw Adran y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol (Atodiad B);

·      Monitro Rhaglen Gyfalaf Gorfforaethol 2019/20 (Atodiad C);

·      Monitro Rhaglen Gyfalaf Gorfforaethol 2019/20 – y prif amrywiannau (Atodiad D);

·      Cynlluniau Adran y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol 2019/20 (Atodiad E).

 

Codwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

·         Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol sylw i'r gorwariant a ragwelir yng nghyllideb Addysg a Gwasanaethau Plant a dywedodd fod y Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant wedi ysgrifennu at nifer o Benaethiaid a Chadeiryddion Cyrff Llywodraethu ynghylch y mater hwn. Ychwanegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol fod Panel Ymgynghorol ynghylch Ymyrru wedi cael ei sefydlu er mwyn cefnogi ysgolion; 

·         Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol i roi gwybod i'r Pennaeth Eiddo am bryderon y Pwyllgor ynghylch dyfodol Marchnad Nant-y-ci yng ngoleuni'r diffyg yn yr incwm a bod ei defnydd yn parhau i leihau.

·         Mewn ymateb i bryder ynghylch nifer y swyddi gwag yn yr Is-adran Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol fod y tîm wedi cael ei ailstrwythuro yn ddiweddar;

·         Nododd y Cadeirydd fod y broblem o gael ffigurau diweddaraf y gyllideb yn dal i gael sylw.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

7.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

7.2 bod y Pwyllgor Craffu – Addysg a Phlant yn cael ei argymell i newid ei benderfyniad am gael Adroddiadau ynghylch Monitro'r Gyllideb Refeniw a'r Gyllideb Gyfalaf mewn neges e-bost yn unig [cyfeirir at hyn yng nghofnod 6.2 yn y Pwyllgor Craffu – Addysg a Phlant ar 7 Mehefin 2018] yn sgil y diffyg monitro ffurfiol o ran cyllideb yr Adran Addysg lle y mae pwysau sylweddol arni a risg uchel o orwario.

 

 

8.

ADRODDIAD CHWARTEROL YNGYLCH RHEOLI'R TRYSORLYS A DANGOSYDD DARBODAETH EBRILL 1AF 2019 I MEHEFIN 30AIN 2019 pdf eicon PDF 297 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Chwarterol ynghylch Rheoli'r Trysorlys a Dangosyddion Darbodaeth am y cyfnod 1 Ebrill 2019 - 30 Mehefin 2019 a oedd yn nodi gweithgareddau rheoli'r trysorlys a ddigwyddodd yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn yn unol â Pholisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2019-2020 a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 20 Chwefror 2018.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

 

9.

COFNODION BWRDD GWASANAETHAU CYHOEDDUS (BGC) SIR GÂR - MAI & GORFFENNAF 2019 pdf eicon PDF 313 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried cofnodion cyfarfod Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Sir Gaerfyrddin a gynhaliwyd ar 20 Mai 2019 a 8 Gorffennaf 2019. Roedd yn ofynnol o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 fod Pwyllgor Craffu Llywodraeth Leol penodol yn cael ei benodi i graffu ar waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.  Yn Sir Gaerfyrddin, penodwyd Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau y Cyngor fel y pwyllgor craffu perthnasol.

 

Rhoddodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Phartneriaeth wybod bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cyhoeddi ei Hadroddiad 'Adolygiad o'r Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus' yn ddiweddar a chytunodd i'w ddosbarthu i'r pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a gynhaliwyd ar 20 Mai 2019 a 8 Gorffennaf 2019.

 

10.

ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PWYLLGOR CRAFFU POLISI AC ADNODDAU 2018/19 pdf eicon PDF 365 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Craffu – Polisi ac Adnoddau am flwyddyn y cyngor 2018/19 a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar waith y Pwyllgor gan gynnwys:-

·         Trosolwg ar y Rhaglenni Gwaith Craffu

·         Y materion allweddol a ystyriwyd

·         Materion oedd wedi'u cyfeirio at y Bwrdd Gweithredol neu Bwyllgorau Craffu Eraill, neu ganddynt

·         Presenoldeb yr Aelodau yn y cyfarfodydd

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r adroddiad.

 

11.

EGLURHAD AM BEIDIO Â CHYFLWYNO ADRODDIAD CRAFFU pdf eicon PDF 120 KB

Cofnodion:

Derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad "peidio â chyflwyno".

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad.

 

12.

EITEMAU AR GYFER Y DYFODOL pdf eicon PDF 288 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y rhestr o eitemau i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf i'w gynnal ar 2 Rhagfyr 2019 yn cael eu derbyn.

 

13.

COFNODION - 18 GORFFENNAF 2019 pdf eicon PDF 324 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2019 yn gofnod cywir.