Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd T. Higgins yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2017/18.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd A.G. Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2017/18.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol. Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2016/17 a 2017/18 ynghyd ag argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau ar gyfer 2016/17 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2016 hyd y presennol). Roedd Rhan C yn ymwneud ag adolygiadau o systemau eraill ac Archwiliadau Sefydliadau.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r Archwiliad Mewnol o Reoli Contractau Adrannol. Ceisiwyd eglurhad ynghylch a oedd unrhyw gynlluniau i gynnal archwiliadau pellach i asesu a oedd y materion a nodwyd yn yr adroddiad ar yr 8 contract wedi cael sylw ac a oedd y Penaethiaid Gwasanaeth newydd yn yr is-adrannau yn rhoi'r Cynllun Gweithredu ar waith. Cadarnhaodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael fod darpariaeth wedi ei gwneud yng Nghynllun Archwilio 2017/18 i roi sylw eilwaith i'r materion hynny. Dywedodd ymhellach fod ymagwedd yr Awdurdod at gaffael wedi newid bellach i fod yn fwy rhagweithiol, gan ystyried sut a beth oedd yn ei brynu gyda golwg ar wneud arbedion effeithlonrwydd.

Dywedodd y Pennaeth Eiddo, er bod y materion a godwyd yn yr adroddiad yn ymwneud yn bennaf â gwasanaethau gwastraff, roedd rhai ohonynt yn ymwneud â'r gwasanaethau eiddo cyn iddo ef gymryd cyfrifoldeb dros y gwasanaeth hwn. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod gweithdrefnau yn cael eu cyflwyno i fynd i'r afael â'r materion hynny.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ar werth yr 8 contract, dywedodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael er nad oedd ganddi'r wybodaeth benodol ar gael yn y cyfarfod, byddai pob un wedi bod yn fwy na £75k. Cadarnhaodd y byddai trefniadau'n cael eu gwneud i'r wybodaeth gael ei darparu'n uniongyrchol i Aelodau'r Pwyllgor.

·        Cyfeiriwyd at archwilio'r 8 contract a cheisiwyd eglurhad ynghylch a oedd cwmpas yr Archwiliad wedi ei ehangu i gynnwys contractau eraill. Dywedodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael fod yr Awdurdod wedi sefydlu Bwrdd Caffael i oruchwylio contractau, yn enwedig y rhai o werth uchel, i sicrhau ei fod yn gweithredu o fewn y fframwaith perthnasol a'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau. I gynorthwyo'r Bwrdd yn hynny o beth, defnyddiwyd gwybodaeth a gasglwyd gan system Atamis (gan ddisodli system Spike) i werthuso nifer o gontractau a ddyfarnwyd i un cyflenwr ar draws nifer o adrannau e.e. torri glaswellt, er mwyn sicrhau'r gwasanaeth gorau am y pris gorau.

Gan ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Adnoddau er bod y data hanesyddol a gâi ei gadw ar Spike yn cael ei drosglwyddo'n raddol i Atamis, y byddai modd ei gyrchu o hyd, hyd y gellid ei ragweld.

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r Archwiliad ar gynnal a chadw cyfalaf. Ceisiwyd eglurhad ynghylch pa fesurau oedd gan yr Awdurdod/roedd yr Awdurdod yn eu cymryd i fynd i'r afael â materion a nodwyd mewn perthynas â threfniadau yn ôl y gofyn a chadw tystiolaeth ysgrifenedig ôl-gwblhau.

Dywedodd Pennaeth  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

Cafodd y Pwyllgor, er ystyriaeth, Adroddiad Blynyddol Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael, a luniwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), a oedd yn rhoi barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Cyngor am y flwyddyn Ebrill 2016 hyd at Fawrth 2017, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2016/17, fel y cytunwyd ar hynny gan y Pwyllgor Archwilio.

Nododd y Pwyllgor fod Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli digonol ac effeithiol ar waith. Roedd trefniadau llywodraethu clir â chyfrifoldebau rheoli a strwythurau pwyllgorau pendant ar waith. Roedd rheoli risg a'r fframwaith rheoli yn gadarn ar y cyfan ac yn cael eu gweithredu'n eithaf cyson.  Roedd gan yr Awdurdod Gyfansoddiad sefydledig, ac roedd wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol sy'n rhoi cyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod. 

Gan ymateb i gwestiwn ar drefniadau staffio yn yr adain Archwilio, amlinellodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol gynigion ar gyfer ad-drefnu'r adain, gan gynnwys apwyntiadau oedd i'w gwneud i swyddi Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol a Phen-archwilydd i ganolbwyntio ar archwilio'n unig, gan ddisodli swydd bresennol y Rheolwr Archwilio a Risg. Cadarnhaodd mai 10 fyddai nifer y staff yn yr uned, a byddai'r nifer honno'n cael ei hategu ar sail ad-hoc drwy secondiadau a graddedigion dan hyfforddiant.

Cyfeiriwyd at dudalen 57 o'r adroddiad ac at gategoreiddio materion 2 seren a godwyd yn 2016/17. Ceisiwyd eglurhad ynghylch a oedd tuedd yn ymddangos mewn perthynas â materion polisi ac, os felly, pa fesurau oedd yn cael eu cymryd i fynd i'r afael â'r duedd honno. Cadarnhaodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael ei bod yn amlwg fod patrwm yn datblygu ac y byddai trefniadau'n cael eu gwneud i gyflwyno mesurau priodol i fynd i'r afael ag unrhyw broblemau a nodwyd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â'r gofynion statudol, fod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

Ystyriodd y Pwyllgor ei Flaenraglen Waith ar gyfer blwyddyn y cyngor 2017/18.

Cyfeiriodd Pennaeth Dros Dro Archwilio, Risg a Chaffael at y ddarpariaeth yn y rhaglen ar gyfer sesiynau anffurfiol/hyfforddiant a gofynnodd a oedd y Pwyllgor yn teimlo y byddai'n werth chweil, yn unol ag arfer da, cwrdd ag Archwilwyr Allanol y Cyngor unwaith y flwyddyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Yn unol â Chofnod 6 o'i gyfarfod ar 6 Ionawr 2017, derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad cynnydd chwemisol ar Gynllun Gweithredu y Gwasanaeth Cefnogi Pobl, a oedd yn crynhoi'r gwaith oedd wedi ei wneud hyd yn hyn i gyflawni gwelliannau  yn y prosesau grant a rheoli contractau, fel y nodwyd yn Archwiliad Mewnol 2015/16 o Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16.  Nodwyd bod cynnydd da yn cael ei wneud o ran y cynllun gweithredu a oedd yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl, dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·        Cyfeiriwyd at y cynnig yn y Cynllun Gweithredu i ddod i gytundeb erbyn canol mis Medi 2017 ar lefel y taliadau rheoli derbyniol ac a oedd y targed hwnnw'n gyraeddadwy.

Dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod cyfarfod o'r Pwyllgor Cydweithredol Rhanbarthol ar gyfer Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi, pryd y rhagwelwyd y byddai'r cytundeb yn cael ei gadarnhau.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ar argymhelliad 8 yn y cynllun sy'n ymwneud â thaliadau cymhorthdal, dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu y rhagwelid y byddai'r materion yn cael eu hunioni yn dilyn ymgynghoriad pellach.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch tynnu'n ôl neu leihau cymorth grant oherwydd achosion o ddiffyg cydymffurfio, dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu nad oedd Llywodraeth Cymru, hyd y gwyddai ef, wedi cymryd yr un o'r camau hynny. Fodd bynnag, roedd materion wedi codi yn y gorffennol lle'r oedd Llywodraeth Cymru wedi ei gwneud yn ofynnol iddynt gael eu hunioni cyn talu'r grant.

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, er bod Llywodraeth Cymru wedi dal taliadau grant yn ôl o'r blaen am resymau penodol, eu bod wastad wedi cael eu talu.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ar argymhelliad 4 ynghylch y potensial ar gyfer comisiynu gwasanaethau ar y cyd rhwng Cynghorau Sir Caerfyrddin, Ceredigion a Phenfro, cadarnhaodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod trafodaethau'n mynd rhagddynt â Sir Benfro ynghylch comisiynu tendr ar y cyd ar gyfer darparu gwasanaethau mewn perthynas â Thrais Domestig yn erbyn Menywod. O ran cyfranogiad Ceredigion i gomisiynu ar y cyd, roedd hynny'n llai a byddai angen rhoi rhagor o ystyriaeth i lefelau cyfranogiad rhwng yr awdurdodau i sicrhau bod llwyth gwaith cysylltiedig yn cael ei ddosbarthu'n deg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jeremy Evans o Swyddfa Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio oedd wedi'i wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru hyd at fis Gorffennaf 2017.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am Welliant Blynyddol Cyngor Sir Caerfyrddin 2016/17, a baratowyd fel rhan o Raglen Archwilio 2017/18.

Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn nodi barn yr Archwilydd Cyffredinol ar y Cyngor a'i fod yn fodlon bod yr Awdurdod yn adolygu'n barhaus ac y byddai'n bodloni ei rwymedigaethau. Nodwyd ymhellach fod Atodiad C i'r adroddiad yn cynnwys argymhellion a ddeilliai o Adroddiad Cenedlaethol 2016/17.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar 'Lywodraethu Da wrth Benderfynu ar Newidiadau Gwasanaeth Sylweddol - Cyngor Sir Caerfyrddin', a wnaed fel rhan o Raglen Archwilio 2017/18 sy'n cynnwys y tri chynnig canlynol a awgrymwyd ar gyfer gwella:

C1 - Y Pwyllgorau Craffu yn ystyried manteisio'n well ar gyfleoedd i herio cynigion a phenderfyniadau ynghylch newid,

C2 - Y Swyddogion yn gweithio gyda'r cynghorwyr i nodi lefel y wybodaeth y mae cynghorwyr am ei gweld ar opsiynau ar gyfer newid gwasanaeth, er mwyn gwella tryloywder o ran y broses gwneud penderfyniadau,

C3 - Y Cyngor yn adolygu cylch gwaith y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a Gweithgor yr Adolygiad Corfforaethol er mwyn egluro eu cyfrifoldebau o ran asesu ac adolygu trefniadau llywodraethu.

Gan ymateb i gwestiwn ar y tri chynnig, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, mewn perthynas â Chynnig 1, er bod cynigion i newid gwasanaeth yn cael eu rhoi gerbron pwyllgorau craffu, fod eu natur yn yr ystyr eu bod yn cynnig newidiadau i'r gwasanaeth yn heriol. O ran C2, roedd yr awdurdod wedi cynnal sesiynau cyllideb anffurfiol yn flynyddol i drafod cynigion cyllidebol, gan gynnwys newidiadau gwasanaeth, ac roedd yn archwilio fformat y sesiynau hynny ar hyn o bryd wrth i'r gwaith fynd rhagddo ar gynigion cyllideb 2018/19. Mewn perthynas â C3, ystyriwyd y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a Gweithgor yr Adolygiad Corfforaethol yn endidau ar wahân, gyda'r Gr?p yn un dan arweiniad swyddogion a oedd yn mynd i'r afael â materion llywodraethu a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, a'r gweithgor yn mynd i'r afael â materion cyfansoddiadol ar lefel aelodau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am Gynllunio Arbedion mewn Cynghorau yng Nghymru, fel rhan o Raglen Archwilio 2017/18 sy'n cynnwys y 4 cynnig a wneir amlaf ar gyfer gwelliant ledled Cymru.

·        Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy sicrhau bod cynigion arbedion yn cael eu datblygu'n llawn, bod y risg sydd ynghlwm wrthynt wedi cael ei hasesu a'u bod yn cynnwys amserlenni gweithredu realistig, cyn eu cynnwys yn y gyllideb flynyddol,

·        Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy ddatblygu arbedion dangosol i gwmpasu cyfnod y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig

·        Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy ddatblygu polisi creu incwm/codi tâl

·        Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy integreiddio ac ymgorffori prosesau cynllunio ariannol a chorfforaethol

Wrth roi sylw i'r 4 maes, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod darpariaeth gyfredol wedi ei gwneud ar gyfer y cynnig cyntaf ym mhroses pennu cyllideb y Cyngor. Yng nghyswllt yr ail gynnig, er bod gan yr awdurdod systemau Asesiad Risg ac Asesiad o'r Effaith ar Ansawdd, roedd ei allu i gynllunio ar gyfer £36m o arbedion dros gyfnod o 3 blynedd yn heriol yn absenoldeb ffigurau dangosol neu ffigurau manwl gan Lywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru. O ran incwm/codi tâl a chynllunio ariannol/busnes, roedd gan yr Awdurdod bolisïau priodol ar waith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor Ddatganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2016-17, gan gynnwys Cronfa Bensiwn Dyfed, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.

Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn fel yr oeddent ar 31 Mawrth, 2017.

Yn ystod 2016/17 roedd yr Awdurdod wedi cadw at gyllideb gwariant net Cronfa gyffredinol y Cyngor, ac roedd y canlyniadau canlynol wedi eu cynnwys yn Natganiad Symudiadau Cronfeydd yr Awdurdod:-

-   Cronfa'r Cyngor (ar gael yn gyffredinol ar gyfer gwariant newydd) – trosglwyddo i'r balans £525k;

-   Balansau ariannol yr ysgolion o dan gynlluniau rheoli lleol – trosglwyddo

    o'r balansau £1,967k;

- Y Cyfrif Refeniw Tai – cynnydd yn y balans o £4,890k;

Nodwyd er bod nifer o feysydd gwasanaeth ar draws yr Awdurdod wedi bod dan bwysau yn sgil galwadau yn ystod y flwyddyn, roedd y rheiny wedi cael eu gwrthbwyso gan danwariant mewn meysydd gwasanaeth eraill, yn benodol ar gostau cyllido cyfalaf, a oedd yn cynnwys arbedion o £2.9m yn sgil newid yn null ad-dalu'r arian roedd y Cyngor wedi cael ei fenthyg, o ddull balans gostyngol o 4% i ddull 'llinell syth' o 2.5% (a gymeradwywyd gan y Cyngor ar 26 Ebrill 2017) a lefel gasglu uwch na'r hyn a amcangyfrifwyd ar y dreth gyngor.

Roedd yr alldro a ddeilliai o hynny yn golygu bod yr Awdurdod wedi trosglwyddo £525k i'w gronfeydd wrth gefn cyffredinol, yn erbyn £65 yr oedd wedi'i drosglwyddo o'r cronfeydd wrth gefn.

Hefyd ceisiwyd sylw a chaniatâd ôl-weithredol gan y Pwyllgor mewn perthynas â'r symudiadau canlynol i'r cronfeydd wrth gefn ac oddi wrthynt:-

Y Gronfa Datblygiadau Mawr  - trosglwyddo £3.9m i gefnogi datblygiadau mawr yn y dyfodol;

Rheoli Fflyd y Cyngor - trosglwyddo £1.33m i dalu costau adnewyddu'r fflyd

Cyllid Cyfalaf y Rhaglen Moderneiddio Addysg – Clustnodi £3.685 miliwn yng nghyllideb 2016/2017 i dalu am gost benthyca darbodus i gyllido'r Rhaglen Moderneiddio Addysg - i'w ddefnyddio yn 2016-2017.

Nodwyd bod aelodau'r Pwyllgor wedi bod yn bresennol mewn sesiwn briffio yr wythnos honno ynghylch y Datganiad Cyfrifon, lle'r oeddent wedi cael cyfle i gael gwedd gliriach ar yr holl agweddau ar y Datganiad Cyfrifon.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

11.1.dderbyn Datganiad Cyfrifon 2015/16 (Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed);

11.2   cymeradwyo'n ôl-weithredol y symudiadau o'r Cronfeydd Wrth Gefn a Glustnodwyd ac iddynt, yn enwedig trosglwyddiadau i:-

·              Y Gronfa Datblygiadau Mawr;

·              Rheoli Fflyd y Cyngor

·              Cyllid cyfalaf Rhaglen Moderneiddio Addysg.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2016-17, a oedd wedi cael ei lunio'n unol â Deddf Harbyrau 1964, a nodai ei bod yn ofynnol yn statudol i bob awdurdod harbwr lunio datganiad blynyddol o gyfrifon ynghylch gweithgareddau'r harbwr.

Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, roedd y cyfrifon hynny ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau. Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2016-17 oedd £247k ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin. Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2017 yn dod i gyfanswm o £3,868k.

Nodwyd hefyd fod Cyngor Sir Caerfyrddin wedi cael amrywiaeth o bwerau a dyletswyddau statudol at ddibenion gwella, cynnal a rheoli Harbwr Porth Tywyn drwy Orchymyn Adolygu Harbwr Porth Tywyn 2000.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2016-17.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 5 Ebrill, 2017 yn cael eu derbyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 12 Mawrth, 2017 yn cael eu derbyn.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2017, gan eu bod yn gywir.