Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Siambr a Rhag-Ystafell, - 3 Heol Spilman, Caerfyrddin. SA31 1LE.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Michelle Evans Thomas  01267 224470

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd G.B. Thomas.  Hefyd cafwyd ymddiheuriadau gan Mr Richard Harries a Mr Jeremy Evans o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Cyfeiriwyd at y ffaith y byddai Mr Phil Sexton, Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael yn ymddeol ar 31 Mawrth, a diolchwyd i Mr Sexton am ei arweiniad a'i gyngor hynod werthfawr dros y blynyddoedd a dymunwyd ymddeoliad hir a hapus iddo. 

 

Ni fyddai'r Cynghorwyr Callum Higgins na Bill Thomas yn dychwelyd ar ôl yr etholiadau a dymunwyd yn dda i'r ddau ohonynt yn y dyfodol.

 

 

 

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

 

3.

DIWEDDARIAD AR Y CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 pdf eicon PDF 171 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai ddiweddariad am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17. Yn Rhan A(i) o'r adroddiad roedd adroddiad cynnydd ac yn Rhan A(ii) roedd argymhellion y matrics sgorio.

 

Yn Rhan C roedd argymhellion Blaenoriaeth 1 ynghylch adolygiadau o systemau eraill ac archwiliadau sefydliadau, a oedd yn cynnwys adolygiadau a gwblhawyd ers mis Ebrill 2016 lle roedd gan y systemau un neu ragor o wendidau rheoli sylfaenol neu adolygiadau cysylltiedig yr oedd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a'r Rheolwr Archwilio a Risg wedi cytuno y dylid eu rhoi gerbron y Pwyllgor. Roedd yr adran hon yn cynnwys manylion adolygiad o'r gwasanaeth Amgueddfeydd. Roedd adolygiad gan Archwilio Mewnol yn 2015/16 wedi nodi pryderon am y ffordd roedd asedau'n cael eu rheoli a'u gweinyddu. Roedd adolygiad dilynol wedi'i gynnal yn ystod 2016/17 ac er ei bod yn cael ei gydnabod bod llawer o'r problemau heb eu datrys o hyd, nodwyd bod cryn dipyn o waith wedi'i wneud i roi camau ar waith a fydd, yn y pen draw, yn sicrhau bod y problemau hyn, dros amser, yn cael eu datrys.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         O ran archwiliadau ac arolygiadau diogelu cyfeiriwyd at broblemau mewn ysgol benodol a oedd, yn dilyn achos o dorri i mewn, yn dal i aros i atgyweiriadau a gwelliannau gael eu gwneud 18 mis yn ddiweddarach, a oedd yn cynnwys gosod system mynediad drwy garden sweipio a fyddai'n gwella diogeledd yn yr ysgol.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Risg wrth y Pwyllgor er bod diogelu wedi'i gynnwys yn y cynllun, fod y pwyslais mwyaf ar y prosesau ar gyfer gofalu am blant ac oedolion agored i niwed. Nid oeddent yn rhoi sylw i asedau ffisegol ar hyn o bryd, fodd bynnag, mae Estyn yn gwneud hynny ac mae Swyddogion Iechyd a Diogelwch yr Awdurdod yn gweithredu ynghylch unrhyw argymhellion;

·         O gofio bod y Rheolwr Archwilio, Risg a Chaffael yn ymddeol yn fuan, gofynnwyd i'r swyddogion a oeddent yn hyderus y byddent yn gallu darparu’r Flaenraglen Waith ac oedd unrhyw gynlluniau wrth gefn yn eu lle.  Eglurodd y Cyfarwyddwr Adnoddau fod trefniadau wedi cael eu gwneud o ran staff, a bod swyddogion hefyd yn edrych ar gynigion ar gyfer cydweithio â Chyngor Sir Penfro mewn perthynas â chaffael;

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

3.1 bod y diweddariad am Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17 yn cael ei dderbyn, at ddibenion monitro;

3.2       bod y Pwyllgor yn cael diweddariad yn y cyfarfod nesaf ynghylch y strwythur staffio newydd yn dilyn ymddeoliad y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael ac ynghylch y trefniadau cydweithio o ran caffael;

3.3       bod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad cynnydd am y Cynllun Gweithredu ar gyfer Amgueddfeydd yn y cyfarfod ym mis Medi;

 

 

 

 

4.

CYNLLUN ARCHWILIAD MEWNOL BLYNYDDOL 2017/18 & BWRIEDIR EI GYNNWYS YN 2018/20. pdf eicon PDF 163 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar Gynllun Archwilio Mewnol 2017/18 ac a amlinellai'r hyn a gynllunnid ar gyfer 2018/20. Roedd y Cynllun Archwilio wedi ei lunio gan ddefnyddio egwyddorion asesu risg, gan gymryd i ystyriaeth newidiadau mewn gwasanaethau. Roedd mabwysiadu rhaglen dreigl dair blynedd yn rhoi sicrwydd bod y trefniadau archwilio yn ddigonol gan ganiatáu, ar yr un pryd, hyblygrwydd o ran ymdrin â newidiadau yn systemau'r Awdurdod. Roedd y Cynllun yn cymryd y byddai pob un o swyddi'r Adain wedi'i llenwi, sef 9.4 o weithwyr cyfwerth ag amser llawn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

4.1   cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2017/18;

4.2. cadarnhau'r trefniadau a gynllunnid ar gyfer 2018/20.

          

 

 

5.

PWYLLGOR ARCHWILIO BLAENRHAGLEN GWAITH pdf eicon PDF 150 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith ar gyfer 2017/18, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

6.

Y NEWYDDION DIWEDDARAF YNGHYLCH CYNLLUN GWEITHREDU Y CYFLEUSTERAU ARFORDIROL pdf eicon PDF 154 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a fanylai ar y camau oedd wedi'u  cymryd i roi Cynllun Gweithredu y Cyfleusterau Arfordirol ar waith. Roedd yr adroddiad cynnydd chwarterol yn crynhoi'r gwaith a wnaed gan Dîm y Cyfleusterau Arfordirol er mwyn dal ati i wella ei brosesau.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Pan ofynnwyd a fyddai system newydd ar gyfer dyrannu tocynnau tymor yn cael ei chyflwyno, dywedodd y Pwyllgor fod tocynnau tymor yn cael eu rheoli bellach gan yr Uned Cymorth Busnes Ganolog a bod yr holl docynnau a ddyrennir i'r parc yn cael eu cofnodi fel y gellir cysoni'r holl werthiannau. Hefyd roedd bwriad cyflwyno system A.N.P.R. yn y parc lle roedd ymwelwyr yn talu i adael, a thrwy hynny ni fyddai angen trafod arian yn y parc ac ni fyddai angen ciwio i gael mynediad;

·         O ran staffio a thâl goramser, gofynnwyd i'r swyddogion a oedd gweithwyr tymhorol yn cael eu cyflogi yn y parc. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod staff yn cael amser i ffwrdd yn lle oriau a weithiwyd yn hytrach na thâl goramser. Defnyddir staff tymhorol ar gyfer rhai swyddi yn y parc, ond caiff y goramser ei gronni gan bobl sydd â rolau mwy arbenigol, fel y parcmyn.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r cynnydd o ran Cynllun Gweithredu y Cyfleusterau Arfordirol.

 

 

 

 

7.

DIWYGIADAU I RHEOLAU GWEITHDREFN CONTRACTAU pdf eicon PDF 127 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Atgoffwyd y Pwyllgor fod y Rheolau Gweithdrefn Contractau wedi eu diweddaru a'u cymeradwyo yn y cyfarfod ar 30 Medi, 2016 (gweler cofnod 8).

 

Ers y dyddiad hwn, roedd y Rheolau Gweithdrefn diweddaraf wedi cael eu cymhwyso i bob gweithgarwch caffael. Fodd bynnag, wrth gymhwyso'r Rheolau Gweithdrefn yn ymarferol, canfuwyd bod rhai rhannau'n agored i ddehongliad ac roedd diwygiadau pellach wedi cael eu cynnig, fel y manylwyd yn yr adroddiad. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefn Contractau, y manylwyd arnynt yn yr adroddiad, yn cael eu cymeradwyo.

 

 

8.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL pdf eicon PDF 157 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor y Gofrestr Risg Gorfforaethol i'w hystyried, yn dilyn yr Asesiad Corfforaethol gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r argymhelliad y dylid rhannu'r Gofrestr â'r Pwyllgor Archwilio.

 

Yn dilyn cael ei hystyried yn y cyfarfod heddiw, byddai'r Gofrestr yn cael ei hadolygu gan y Pwyllgor bob 6 mis.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Mynegwyd pryderon fod angen rhagor o wybodaeth er mwyn galluogi aelodau o'r Pwyllgor i wneud penderfyniadau gwybodus ynghylch risgiau. Dywedwyd wrth y Pwyllgor y byddai swyddogion yn edrych ar fformat yr adroddiad dros y misoedd nesaf ac yn cymryd y sylwadau i ystyriaeth.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth aelodau'r Pwyllgor y gallai drefnu eu bod yn cyfarfod â'r Rheolwr Risg perthnasol os oedd ganddynt ymholiadau penodol;

·         Dywedwyd y byddai adroddiad lliw â risgiau wedi'u codio mewn lliw yn helpu'r Pwyllgor yn fawr o ran gwerthuso risgiau; 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

8.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

8.2       bod sesiwn ar Reoli Risg yn cael ei threfnu yn unrhyw raglenni hyfforddiant yn y dyfodol.

 

9.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

Cofnodion:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

9.1

Y DIWEDDARAF I BWYLLGOR ARCHWILIO CYNGOR SIR CAERFYRDDIN - MAWRTH 2017 pdf eicon PDF 154 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad oedd wedi'i wneud/yn mynd i gael ei wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

 

9.2

ARDYSTIO GRANTIAU A FFURFLENNI - CYNGOR SIR CAERFYRDDIN 2015-16 pdf eicon PDF 145 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a fanylai ar waith gan Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch ardystio hawliadau am grantiau ar gyfer y cyfnod 2015-16.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi ardystio 13 o hawliadau am grantiau a ffurflenni yn ystod blwyddyn ariannol 2015-16.

 

Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi dod i'r casgliad fod gwelliannau wedi'u gwneud i drefniadau'r Cyngor ar gyfer llunio a chyflwyno hawliadau am grantiau yn 2015-16 o gymharu â blynyddoedd blaenorol, er bod rhai meysydd lle gellid gwneud gwelliannau pellach. Nododd y Pwyllgor fod y casgliad yn seiliedig ar y canfyddiadau cyffredinol canlynol:-

 

-               Roedd yr holl hawliadau wedi eu cyflwyno ar amser;

-               nid oedd unrhyw newidiadau sylweddol i unrhyw un o'r hawliadau;

-               roedd gostyngiad wedi bod yng nghyfran yr hawliadau yr oedd angen eu dilysu yn  2015-16 (31% eleni o gymharu â 50% angen eu dilysu y llynedd);

-               o ystyried y gwelliannau hyn, roedd ffi Swyddfa Archwilio Cymru am ardystio ffurflenni wedi gostwng o £75,388 yn 2014-15 i £72,397 yn 2015-16.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

 

 

9.3

CYNLLUN ARCHWILIO 2017 - CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 145 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2017 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.  Mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd allanol y Cyngor, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD derbyn Cynllun Archwilio 2017 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

 

 

9.4

CYNLLUN ARCHWILIO 2017 - CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 145 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2017 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD derbyn Cynllun Archwilio 2017 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

 

 

9.5

DATGANIAD CYFRIFOLDEB pdf eicon PDF 122 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r adroddiad Datganiad Cyfrifoldeb a oedd yn manylu ar gyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol a'r cyrff y mae'n eu harchwilio mewn perthynas â'r archwiliad o ddatganiadau ariannol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

9.6

CYNLLUNIO ARBEDION - CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 145 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod 2015-16, wedi gwneud gwaith yn yr holl Gynghorau er mwyn asesu digonolrwydd eu trefniadau cynllunio ariannol, rheoli a llywodraethu.  Yn yr asesiad ynghylch Cyngor Sir Caerfyrddin, a wnaed rhwng mis Mehefin a mis Medi 2016, bu i Swyddfa Archwilio Cymru edrych i ba raddau roedd y Cyngor wedi cyflawni ei gynlluniau arbedion ar gyfer 2015-2016, safon ei gynlluniau ariannol yn y tymor canolig, a chadernid ei gynlluniau arbedion ar gyfer 2016-17.

 

Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi dod i'r casgliad y gellid gwella cynllunio ariannol y Cyngor yn y tymor canolig, ond bod y trefniadau rheoli yn gryf a bod llywodraethu ariannol yn dda. Hefyd roedd wedi dod i'r casgliad er bod gan y Cyngor drefniadau cadarn o ran cynllunio arbedion, a oedd yn cefnogi gwytnwch ariannol yn y dyfodol, roedd rhywfaint o ddiffyg tryloywder o hyd o ran riportio ariannol. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cynigion ar gyfer gwelliannau i gryfhau trefniadau cynllunio ariannol yr Awdurdod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

 

 

10.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL IR PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 150 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg ar 4 Ionawr 2017, a chyfarfodydd y Panel Grantiau ar 16 Tachwedd, 2016 a 20 Ionawr, 2017.

 

 

11.

LLOFNODI BOD COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 6 IONAWR 2017 YN GOFNOD CYWIR pdf eicon PDF 265 KB

Cofnodion:

Cyfeiriwyd at gofnod 5 (Diweddariad am Gynllun Gweithredu y Cyfleusterau Arfordirol) ac yn benodol at ail baragraff y materion a drafodwyd, a dywedwyd y dylai'r ail frawddeg ddarllen fel a ganlyn “Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol nad oedd angen paratoi adroddiad o'r fath ac nad oedd dim achosion troseddol yn y llys ar hyn o bryd nac achosion troseddol yr oeddid yn aros am ddedfryd yn eu cylch.”

 

PENDERFYNWYD, ar yr amod y byddai'r newid a nodwyd uchod yn cael ei gynnwys, lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 6 Ionawr, 2017, i nodi eu bod yn gywir.

 

 

 

Cyngor a Democratiaeth

Y Cyngor

Cynghorwyr, ACau ac ASau

Adrannau'r Cyngor

Dweud eich dweud

Pwyllgorau a Chyfarfodydd

Strategaethau a chynlluniau