Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr A.G. Morgan, G.B. Thomas ac W.G. Thomas.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17.  Roedd Rhan A o'r adroddiad yn rhoi adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio 2016/17 a matrics sgorio argymhellion a Rhan B yn rhoi crynodeb o'r adroddiadau terfynol a gwblhawyd yn 2015/16 mewn perthynas â systemau ariannol allweddol (Ebrill 2015 hyd yma).   

PENDERFYNWYD bod y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17 yn cael ei derbyn, at ddibenion monitro.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Siarter Archwilio Mewnol 2016/19 a oedd wedi'i datblygu gan yr Uned Archwilio Mewnol ac a oedd yn rhoi manylion am y fframwaith y mae'r Uned yn gweithredu ynddo.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2016/19.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn crynhoi canlyniadau sesiwn adolygu diweddar i aelodau'r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd i 'adolygu maes gorchwyl y Pwyllgor Archwilio er mwyn sicrhau bod y pwyllgor yn darparu'r hyn a ddisgwylir ganddo' yn unol â chynnig Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer gwelliant yn deillio o'r Asesiad Corfforaethol diwethaf. [Nodwyd bod Mrs. Julie James, Aelod Allanol â Phleidlais, wedi bod yn bresennol yn y sesiwn hefyd.]

PENDERFYNWYD nodi'r canlyniadau a gytunwyd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar gyfer yr agenda yng nghylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2016/17.

PENDERFYNWYD derbyn y Flaenraglen Waith.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad cynnydd ynghylch rhoi'r Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol ar waith. Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r gwaith oedd wedi'i wneud hyd yn hyn gan y tîm Cyfleusterau Arfordirol i barhau i wella ei brosesau fel y nodwyd gan y Rheolwr Archwilio a Risg yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22^ain Mawrth, 2016.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mewn ymateb i gwestiwn, dywedodd y Pennaeth Hamdden y cydnabyddir yr angen i fuddsoddi yn y parc a bod y Prif Gynllun wedi cael ei gefnogi gan y Bwrdd Gweithredol;

·       Amlinellodd y Pennaeth Hamdden y mesurau sy'n cael eu cymryd i ddatrys y problemau o ran arlwyo yn y parc a oedd yn cynnwys caffi estynedig yn y siop sgïo dros dro yn ystod y gwaith adnewyddu;

·       Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y mesurau a'r gweithdrefnau priodol yn cael eu rhoi ar waith i roi sylw i'r cynnydd yn y llif arian yn y parc ers sefydlu'r maes carafanau.

PENDERFYNWYD nodi'r cynnydd a oedd wedi'i wneud o ran y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol a bod y Pwyllgor yn cael gwybod am ddatblygiadau.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y fersiwn diwygiedig o'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau a oedd yn rhoi ystyriaeth i nifer o newidiadau i reoliadau caffael a threfniadau caffael. Roedd y diwygiadau wedi'u gwneud yn sgil ymgynghori'n fanwl â rhanddeiliaid allweddol, gan gynnwys gwasanaethau cyfreithiol ac archwilio, er mwyn diweddaru'r rheolau a sicrhau eu bod yn adlewyrchu'r newidiadau a gyflwynwyd gan y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus, a gafodd eu trosi i gyfraith y Deyrnas Unedig ym mis Chwefror 2015.

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddid yn symud tuag at broses dendro electronig drwy'r uned gaffael ganolog a fyddai'n sicrhau mwy o waith monitro.

Bu i'r aelodau groesawu'r ffaith fod y gweithdrefnau contractau wedi eu cryfhau. 

PENDERFYNWYDcymeradwyo'r fersiwn diwygiedig o'r Rheolau o ran Gweithdrefnau Contractau a diolch i'r holl staff a fu'n gysylltiedig â'r gwaith.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Richard Stradling a Mr Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod yr aelodau yn y cyfarfod oedd wedi ei gynnal ar 8^fed Gorffennaf 2016 wedi cael Datganiad Cyfrifon 2015/16 yr Awdurdod. Ar sail hynny, yr oedd yn ofynnol i Swyddfa Archwilio Cymru gynnal archwiliad a rhoi barn am gywirdeb a thegwch y Datganiad.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd dim camddatganiadau wedi eu clustnodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd yr adroddiad yn manylu ar y materion mwy arwyddocaol oedd yn deillio o'r archwiliad a oedd eisoes wedi cael eu trafod â Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol. Fel canlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

O ran pryderon a godwyd yn flaenorol ynghylch yr angen i wella archwiliadau sicrhau ansawdd mewnol ym mhrosesau prisio yr Awdurdod dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod gweithdrefnau diwygiedig bellach ar waith.

Diolchodd aelodau'r Pwyllgor i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a'i staff am eu gwaith dyfal a'u hymrwymiad yn paratoi cyfrifon y Cyngor Sir.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddwyd ger ei fron, sef adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed a oedd yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi golwg gywir a theg ar sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31^ain Mawrth, 2016 a'i hincwm a'i gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd dim camddatganiadau wedi eu clustnodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd nifer o fân gamddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed cyn gynted ag y deuai'r Llythyr i law.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio oedd i'w wneud/wedi'i wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor lythyr gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a oedd y nodi ei fod wedi cwblhau ei gyfrifoldebau mewn perthynas â'r datganiad cyfrifon blynyddol yn ymwneud â gweithgareddau harbwr ar gyfer Awdurdod Harbwr Porth Tywyn am y flwyddyn oedd yn gorffen ar 31 Mawrth 2016 yn unol â gofynion Deddf Harbyrau 1964 a Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

PENDERFYNWYD derbyn y llythyr.

PENDERFYNWYD nodi’r Dystysgrif Cydymffurfiaeth a gyflwynwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn sgil yr Archwiliad o Gynllun Gwella 2016-17 ac Asesiad o Berfformiad 2015-16 y Cyngor ar y cyd.

Roedd yr adroddiad uchod wedi'i ddosbarthu i'r Pwyllgor a luniwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru i'w gyflwyno i'r Cynulliad Cenedlaethol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Awgrymwyd y byddai'n fuddiol o bosibl i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad ddwywaith y flwyddyn ynghylch unrhyw ymchwiliadau i dwyll a oedd wedi eu cynnal yn Sir Gaerfyrddin yn gysylltiedig â'r gwasanaethau a ddarperir.

PENDERFYNWYD nodi'r adroddiad.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr), fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod, yn llunio Llythyr Sylwadau yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Ar ben hyn, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor oedd yn gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod ymateb y Swyddog Adran 151 yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD cydnabod y Llythyr Sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei lunio gan y Swyddog Adran 151.

Roedd adroddiad wedi cael ei ddosbarthu i’r Pwyllgor a oedd yn rhoi manylion am ymatebion i geisiadau a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru [WAO] i'r rheolwyr a’r Pwyllgor Archwilio er mwyn i Swyddfa Archwilio Cymru fodloni’r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio i fynd ati’n ffurfiol i gael ystyriaeth a dealltwriaeth yr Awdurdod, sydd wedi eu cofnodi, ynghylch nifer o feysydd llywodraethu sy’n effeithio ar archwilio datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a’r ‘rheiny sy’n gyfrifol am lywodraethu’ (y Pwyllgor Archwilio). Byddai'r wybodaeth sy'n cael ei rhoi yn llywio dealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o’r Cyngor a’i brosesau busnes ac yn cefnogi gwaith Swyddfa Archwilio Cymru i ddarparu barn archwilio ynghylch datganiadau ariannol 2015-16.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r ymatebion i geisiadau a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r rheolwyr a’r Pwyllgor Archwilio fel y nodwyd yn yr adroddiad.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod yn llunio Llythyr Sylwadau yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog a enwid uchod a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor sy’n gyfrifol am gymeradwyo’r cyfrifon o dan Reoliad 8 o’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD cydnabod y Llythyr Sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei lunio gan y Swyddog Adran 151.

Roedd ymatebion yr Awdurdod i Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch nifer o feysydd llywodraethu sydd wedi effeithio ar archwilio’r datganiadau ariannol, wedi cael eu dosbarthu i’r Pwyllgor. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed a’r ‘rheiny sy’n gyfrifol am lywodraethu’ (y Pwyllgor Archwilio). Byddai'r wybodaeth sy'n cael ei rhoi yn llywio dealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o Gronfa Bensiwn Dyfed  a’i phrosesau busnes ac yn cefnogi'i waith i ddarparu barn archwilio ynghylch datganiadau ariannol 2015-16.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a gyflwynwyd i'r rheolwyr ac i'r Pwyllgor Archwilio.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Datganiad Cyfrifon 2015/16 a oedd yn ymwneud â Chyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed ac a oedd wedi'i archwilio, ei roi gerbron y Pwyllgor i'w gymeradwyo. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn fel yr oeddent ar 31^ain Mawrth, 2016.

Unwaith eto mynegodd aelodau'r Pwyllgor eu gwerthfawrogiad i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2015/16 (Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed) a oedd wedi'i archwilio.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2015/16 wedi'i archwilio mewn perthynas â Harbwr Porth Tywyn.

PENDERFYNWYDcymeradwyo datganiad cyfrifon harbwr porth tywyn 2015-16 a oedd wedi'i archwilio.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb o'r cynlluniau a gwblhawyd yn Sir Gaerfyrddin a gyllidwyd yn allanol gan Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru o dan y Rhaglen Gydgyfeirio Ewropeaidd (2007-2013), ynghyd â chanlyniadau archwiliadau ac unrhyw newidiadau yn ystod 2014-15 a 2015-16.

PENDERFYNWYDderbyn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol oedd wedi'i gynnal ar 10^fed Mehefin, 2016.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau oedd wedi'i gynnal ar 27^ain Gorffennaf 2016.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 8^fed Gorffennaf, 2016 gan eu bod yn gywir.