Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd H.A.L. Evans.

Mewn ymateb i gwestiwn yngl?n â lleoliad y cyfarfod, atgoffodd y Cadeirydd a Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yr aelodau fod treialu man cyfarfod amgen wedi cael ei drafod yn y sesiwn ddatblygu flaenorol.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ystyriodd y Pwyllgor ddiweddariad ar y cynnydd a oedd wedi’i wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17. Rhoddai Rhan A yr adroddiad a ddarparwyd adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2016/17 a matrics sgorio argymhellion, tra oedd Rhan B yn darparu crynodeb o adroddiadau terfynol wedi’u cwblhau 2016/17 a oedd yn ymdrin â systemau ariannol allweddol (Ebrill 2016 hyd yma).

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr eitem hon:

Cyfeiriwyd at anghysonderau o ran y lefelau sicrwydd a oedd wedi’u dyfarnu i wahanol wasanaethau a statws archwiliadau ysgolion. Cytunodd y Rheolwr Archwilio a Risg i egluro’r anghysonderau a hysbysu aelodau’r Pwyllgor yn unol â hynny.

Nodwyd bod gosodiad yr adroddiad yn gwneud y wybodaeth yn anodd ei darllen oherwydd maint y testun. Cydnabu Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a’r Rheolwr Archwilio a Risg y pryderon gan gytuno i adolygu fformat adroddiadau’r dyfodol.

Cyfeiriwyd at drafodaethau mewn cyfarfodydd blaenorol am lefelau staffio’r Uned Archwilio a Risg, a cheisiwyd sicrwydd y câi’r tîm hwn ei gynnal ar y lefel hon, yn hytrach na bod disgwyl iddo ysgwyddo rhagor o waith gyda llai o adnoddau. Cydnabu Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol bryderon y Pwyllgor gan nodi bod y galwadau ar y gwasanaeth yn cael eu cydnabod yn eang ac y byddid yn parhau i’w monitro.

Mynegwyd pryder nad oedd elfen ‘absenoldeb di-dâl’ system hunanwasanaeth ResourceLink yn bwydo’n awtomatig i raglen swyddfa gefn system y gyflogres a bod staff wedi cael eu gordalu oherwydd hyn. Croesawyd yr adolygiad i hyn a systemau papur eraill o fewn system y gyflogres a cheisiwyd sicrwydd y byddai’r holl swyddogion perthnasol yn rhan o’r adolygiad ac y caniateid iddynt gyfrannu iddo. Rhoddodd y Rheolwr Archwilio a Risg sicrwydd i’r Pwyllgor y byddai hynny’n digwydd a bod yr Uned Archwilio a Risg hefyd yn darparu cymorth i’r adolygiad fel ‘ffrind beirniadol’.

Mewn ymateb i gwestiwn am hyd a lled yr adolygiad, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod teithio a chynhaliaeth wedi cael eu hadolygu ar wahân.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn y Diweddariad ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 at ddibenion monitro.

Ystyriodd y Pwyllgor ei Flaenraglen Waith a oedd yn amlinellu’r eitemau arfaethedig ar gyfer agendâu cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio yn 2016/17.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr eitem hon:

Mewn ymateb i gwestiwn yngl?n â’r gwaith i wella fformat y Gofrestr Risg Gorfforaethol, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod hyn yn cael ei wneud gyda her allanol gan yswirwyr yr Awdurdod, fel rhan o’i gytundeb yswiriant.

Ceisiwydeglurhad pam mai dim ond un llythyr blynyddol a gyflwynwyd am Ddatganiad Cyfrifon a Datganiad Llywodraethu Blynyddol Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed. Roedd y llythyr wedi’i gynnwys yn Eitem 7.2. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, er bod archwiliad ar wahân yn cael ei gynnal ar y naill gyfrif a’r llall o eiddo’r Cyngor a’r Gronfa Bensiwn, fod y rhain yn cael eu cyfuno fel un barn archwilio yn y llythyr blynyddol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn y Flaenraglen Waith wedi’i diweddaru.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru ar y cynllun gweithredu a oedd yn crynhoi’r cynnydd a wnaed mor belled gan y Gwasanaethau Hamdden i wella’i brosesau, yn dilyn y Crynodeb Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar yr 22ain Mawrth 2016. Hysbyswyd y Pwyllgor hefyd o’r datblygiadau diweddaraf mewn perthynas â’r gwaith ar Uwchgynllun Parc Gwledig Pen-bre a materion staffio.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad hwn:

Er bod y cynnydd i’w groesawu, awgrymwyd y gallai’r adroddiad gyfleu bod asedau ac arian ar goll o bosibl, a cheisiwyd sicrwydd nad oedd hynny’n wir. Gofynnwyd hefyd a oedd unrhyw ddigwyddiadau mawr a gynhaliwyd ym Mharc Gwledig Pen-bre yn y blynyddoedd diwethaf wedi bod yn dueddol o ddioddef twyll neu golled ac a fu unrhyw dystiolaeth fod arian neu stoc wedi cael eu camddefnyddio yn y siop sgïo. Hysbysodd y Pennaeth Hamdden y Pwyllgor, er bod problemau gweithdrefnol wedi cael eu nodi, nad oedd yr ymchwiliad wedi canfod unrhyw dystiolaeth o dwyll nac o golli arian na stoc.

Gofynnwyd a oedd unrhyw faterion yn gysylltiedig â’r ymchwiliadau a oedd yn parhau y dylai’r aelodau fod yn ymwybodol ohonynt ac a oedd unrhyw achosion llys yn deillio o’r ymchwiliad. Gofynnwyd hefyd a oedd angen cyflwyno Adroddiad 151 i’r Cyngor ar yr ymchwiliadau. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol nad oedd angen paratoi adroddiad o’r fath ac nad oedd unrhyw achosion troseddol na sifil un ai i ddod neu yn y llys ar hyn o bryd. Roedd ymchwiliad ar wahân gan yr Heddlu yn ymwneud ag unigolyn a fu ar un adeg yn cael ei gyflogi yn y Gwasanaeth hwn wedi bod i’r llys yn ddiweddar. Ychwanegodd fod ymchwilydd allanol wedi canfod methiannau sylweddol yn y gwasanaeth ond fod yr Heddlu wedi hysbysu’r Awdurdod nad oedd tystiolaeth ddigonol fod gweithgarwch troseddol bwriadol wedi digwydd.

Croesawyd y cynnydd yr oedd y Gwasanaeth wedi’i wneud ond pwysleisiwyd bod angen i’r Awdurdod ddysgu gwersi wrth symud ymlaen a, gyda gweithdrefnau newydd wedi’u sefydlu, gofynnwyd a oedd y swyddogion yn hyderus y gellid atal problemau o’r fath yn y dyfodol. Dywedodd y Pennaeth Hamdden fod y swyddogion yn hyderus y byddai’r gweithdrefnau newydd a’r strwythur staffio sydd wedi’i sefydlu erbyn hyn yn sicrhau y câi problemau tebyg eu hatal. Ychwanegodd Rheolwr Dros Dro Cefn Gwlad a’r Arfordir fod y staff yn deall yn glir y model corfforaethol a’r gweithdrefnau gweithredu yr oedd angen cadw atynt. Roedd y gwasanaeth yn edrych hefyd ar ffyrdd newydd o weithio er mwyn cael gwared â chysylltiadau mewn gweithdrefnau gweithredu presennol a fyddai’n cael eu hystyried yn ‘wan’ gan archwilwyr. Un enghraifft o hyn fyddai cyflwyno system barcio talu ac arddangos yn lle talu wrth y fynedfa i’r parc – byddai hyn yn lleihau’r swm o arian a gâi ei drin â llaw.

Mewn ymateb i gwestiwn pellach yngl?n â chryfder y strwythur staffio newydd i ymdopi â materion fel salwch tymor hir, dywedodd y Rheolwr Dros Dro Cefn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

Ystyriodd y Pwyllgor y newyddion diweddaraf am y cynnydd o ran cynllun gweithredu’r Gwasanaeth Cefnogi Pobl. Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn cynnwys prif gasgliadau’r Adolygiad Archwilio Mewnol o Adolygiad Grant 2015/16 a chrynodeb o’r cynnydd a wnaed hyd yma gan y Tîm Cefnogi Pobl i fynd i’r afael â phob mater, gyda’r gwaith arfaethedig a’r amserlen er parhau i roi sylw i’r materion wedi’u nodi.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad hwn:

Cyfeiriwyd at drafodaethau yn y cyfarfod blaenorol yngl?n â phenodi aelod staff ychwanegol a cheisiwyd eglurhad yngl?n â’r sefyllfa ar hyn o bryd. Dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod yr opsiwn o benodiad ar y cyd â Sir Benfro wedi cael ei ystyried yn sgil colli un aelod o’r staff ym mis Medi 2016, ond na ddilynwyd y trywydd hwnnw. Rhagwelwyd y byddid yn dechrau recriwtio i’r swydd wag yn y dyddiau nesaf.

Mynegwyd siom fod Llywodraeth Cymru’n newid ei gofynion yn barhaus o ran cofnodi datganiadau a chanlyniadau misol, a’r effaith a gaiff hynny ar faich gwaith y Tîm Cefnogi Pobl. Awgrymwyd y dylid hysbysu’r aelodau etholedig o newidiadau o’r fath ym mholisïau neu ofynion Llywodraeth Cymru ac y dylid rhoi’r cyfle i’r Cyngor ymateb iddynt. Cydnabu’r Rheolwr Diogelu a Chomisiynu’r sylwadau a chytunodd i rannu’r pryderon gyda’r Cyfarwyddwr a chydweithwyr ar y Tîm Rheoli Adrannol. Atgoffodd y Pwyllgor hefyd fod sgil effaith sylweddol ar faich gwaith y staff pan fydd gwasanaethau’n cael eu gosod ar gontract i’r sector annibynnol, oherwydd y gwaith comisiynu a monitro contractau. Roedd hon yn broblem barhaus yr oedd y Cyfarwyddwr a’r Penaethiaid Gwasanaeth yn ymwybodol ohoni. Cydnabu Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol ei bod yn peri rhwystredigaeth pan fydd Llywodraeth Cymru’n gwneud newidiadau sydyn i’w gofynion neu’n gwahodd ceisiadau am symiau sylweddol o arian heb roi digon o amser i’r awdurdodau lleol i ymateb yn unol â’r gweithdrefnau cywir. Fodd bynnag, rhybuddiodd yn erbyn awgrymiadau i lobïo neu feirniadu Llywodraeth Cymru ar hyn oherwydd gallai fod yn wrthgynhyrchiol i’r Cyngor yn y tymor hwy.

Cynigiodd y Cadeirydd fod yr aelodau’n dal i gael diweddariadau chwe-misol ar y cynnydd a wneir o ran y Cynllun Gweithredu Cefnogi Pobl. Cymeradwyodd y Pwyllgor y cynnig.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

6.1.      Derbyn yr adroddiad.

6.2       Bod y Pwyllgor i barhau i gael diweddariadau ar y cynllun gweithredu bob chwe mis.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i’r cyfarfod i Mr. J. Evans (Rheolwr Archwilio Perfformiad) a Mr. J. Garcia (Rheolwr Archwilio) o Swyddfa Archwilio Cymru.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn crynhoi ei archwiliad ariannol a’i waith archwilio perfformiad yn y Cyngor, ym mis Rhagfyr 2016.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn y diweddariad.

Ystyriodd y Pwyllgor lythyr blynyddol yr Archwilydd Cyffredinol a oedd yn crynhoi’r negeseuon allweddol yn deillio o waith y Swyddfa Archwilio, a wnaed i gyflawni cyfrifoldebau statudol yr Archwilydd Cyffredinol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn Llythyr Archwilio Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru ar Gyngor Sir Caerfyrddin 2015/16.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad yn crynhoi’r camau y cytunwyd arnynt a oedd i gael eu cyflawni gan y Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru wrth gwblhau cyfrifon 2016/17 a’r broses archwilio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor fersiwn wedi’i diweddaru o’r protocol ar y cyd ar gyfer ardystio hawliadau a datganiadau grant, a hynny rhwng Cyngor Sir Caerfyrddin a Swyddfa Archwilio Cymru.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y protocol ar y cyd i’w dderbyn.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn darparu gwybodaeth am ddiben y gwaith dilynol a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i asesu pa gamau yr oedd y Cyngor wedi’u cymryd i weithredu’r Cynigion Gwella cyfredol, a’r cynnydd o ran hynny erbyn mis Rhagfyr 2016.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad hwn:

Gofynnwyd a ellid disgwyl diweddariad pellach ar y meysydd hyn a gofynnwyd am eglurhad hefyd sut yr oedd meysydd gwella eraill, nad oedd y diweddariad hwn yn ymdrin â nhw, yn mynd rhagddynt. Hysbysodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) y Pwyllgor y byddai diweddariad pellach ar gael ym mis Mawrth 2017 ac y byddai Cynllun Gwella’r Cyngor hefyd yn darparu crynodeb o’r cynnydd. Byddai’r Cynllun Gwella’n cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir a’r Pwyllgor Archwilio yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Atgoffodd y Rheolwr Archwilio a Risg y Pwyllgor fod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol yn monitro’r meysydd gwella nad ydynt wedi’u cynnwys yn y diweddariad hwn a bod ei gofnodion yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor er gwybodaeth.

Cyfeiriwyd at y cynnig gwella o dan ‘Llywodraethu’ a oedd yn awgrymu y dylid cyhoeddi cofrestr o benderfyniadau dirprwyedig, a gofynnwyd a oedd hyn yn gyfrifoldeb statudol. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) na allai gadarnhau a oedd yn ofyniad statudol neu beidio ond fod rhai awdurdodau lleol yn cyhoeddi’r penderfyniadau hyn a bod Swyddfa Archwilio Cymru yn annog pob awdurdod i wneud hynny. Atgoffodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y Pwyllgor fod pob cofnod o benderfyniadau dirprwyedig a wneir gan Aelodau’r Bwrdd Gweithredol yn cael ei gyhoeddi.

Cyfeiriwyd at ymarfer da a gofynnwyd a allai’r Swyddfa Archwilio ddarparu enghreifftiau i awdurdodau lleol wrth awgrymu meysydd i’w gwella. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) fod gan Swyddfa Archwilio Cymru ‘gyfnewidfa ymarfer da’ ar ei gwefan lle gallai awdurdodau lleol rannu enghreifftiau o’u hymarfer da ond pwysleisiodd fod llawer o waith yn mynd rhagddo yn y cefndir gyda swyddogion o wahanol awdurdodau’n rhannu’r ymarfer gorau mewn gwahanol feysydd, a hynny’n rheolaidd. Hefyd, atgoffodd y Pwyllgor na fyddai’r ymarfer gorau yn ardal un awdurdod lleol yn addas neu’n berthnasol efallai mewn ardal arall (e.e. ardaloedd gwledig a threfol).

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad gan yr Archwilydd Cyffredinol ar astudiaeth a gynhaliwyd yn 2015/16 i ystyried sut roedd awdurdodau lleol wedi defnyddio’u pwerau i gyflwyno a chynyddu taliadau am wasanaethau. Nododd y Pwyllgor fod yr Archwilydd Cyffredinol, ar sail canfyddiadau’r astudiaeth hon, wedi dod i’r casgliad nad oedd awdurdodau yn manteisio ar bob opsiwn i gynhyrchu incwm er eu bod wedi codi mwy o arian drwy godi tâl. Gwendidau yn eu polisïau a’r ffordd y maent yn defnyddio data a gwybodaeth yn sail i’w penderfyniadau oedd i gyfrif am hynny.

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad hwn:

Mewn ymateb i gwestiwn yngl?n â pham yr oedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cynnal astudiaeth o’r fath, dywedodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) ei bod o fewn cylch gwaith yr Archwilydd Cyffredinol i gynnal astudiaethau o’r fath i amrywiaeth eang o bynciau. Y gwahaniaeth rhwng astudiaethau cenedlaethol a lleol y Swyddfa oedd bod astudiaethau o’r fath yn canolbwyntio ar rôl Llywodraeth Cymru hefyd. Nododd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod yr Awdurdod wedi rhagweld yr adroddiad hwn a bod y Gr?p Swyddogion – Cynhyrchu Incwm a Chodi Tâl wedi bod yn gweithio gyda’r Tîm TIC ar y mater neilltuol hwn. Bu’r Gr?p hefyd yn gweithio ar bolisi codi tâl newydd oedd i gael ei gyflwyno i’r pwyllgorau perthnasol yn y gwanwyn. Byddai adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol yn cael ei ystyried hefyd gan y Gr?p Swyddogion er mwyn canfod a oedd cynigion neu ddulliau gwahanol a allai gael eu mabwysiadu yn Sir Gaerfyrddin.

Mewn ymateb i gwestiwn am drafodaethau’r Gr?p Swyddogion – Cynhyrchu Incwm a Chodi Tâl, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y gellid rhannu casgliadau’r Gr?p gyda’r Pwyllgor Archwilio maes o law, ynghyd â’r polisi codi tâl newydd.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi’r adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar y 14eg Medi 2016 a chofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar y 13eg Medi 2016.

Mewn ymateb i ymholiad gan yr Aelod Pleidleisio Allanol yngl?n â’r ffordd y caiff aelodau’r Pwyllgor eu rhestru yn y cofnodion, gofynnodd y Cadeirydd am i’r cynghorwyr a’r Aelod Pleidleisio Allanol gael eu rhestru ar wahân mewn cofnodion yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn amodol ar y gwelliant a nodwyd uchod, fod cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor a gynhaliwyd ar y 30ain Medi 2016 i’w llofnodi fel rhai cywir.