Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.

(NODER: Roedd y Cynghorydd J. James wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach]

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn mynnu bod traean o aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn bersonau lleyg a bod person lleyg yn cael ei benodi'n Gadeirydd y Pwyllgor. Yn unol â hynny, ystyriwyd adroddiad a oedd yn manylu ar opsiynau ar gyfer maint y pwyllgor, ac argymhellodd y trefniadau ar gyfer penodi'r aelodau lleyg ychwanegol i fodloni gofynion y Ddeddf a fyddai'n dod i rym ar 5 Mai 2022.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

3.1 nodi'r gofyniad newydd sy'n deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i un draean o aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn bersonau lleyg, ac i'r Pwyllgor gael ei gadeirio gan berson lleyg o fis Mai 2022;

3.2 cymeradwyo'r trefniadau a nodir yn yr adroddiad ar gyfer recriwtio personau lleyg i fodloni'r gofyniad hwn gyda'r rhestr fer o ymgeiswyr yn cael eu gwneud gan Banel o Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sy'n wleidyddol gytbwys (1 Plaid Cymru, 1 Llafur ac 1 Annibynnol) gydag enwebiadau ar gyfer y Panel wedi'u cadarnhau gan y Pleidiau Gwleidyddol perthnasol a'u hysbysu i'r Prif Weithredwr a Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd.

3.3 ARGYMELL I'R CYNGOR Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o 12 aelod h.y. 8 aelod etholedig (fel ar hyn o bryd) a 4 person lleyg i gyd-fynd â'r gofyniad newydd sy'n deillio o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i draean o aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn bersonau lleyg.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru mewn perthynas â Rheoli Pobl a oedd yn amlinellu'r cymorth iechyd a llesiant a ddarperir i staff, gan gynnwys cymorth i reoli iechyd meddwl, a'r gwaith sy'n cael ei wneud mewn perthynas â themâu allweddol Strategaeth Pobl yr Awdurdod. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi trosolwg o'r mesurau a roddwyd ar waith i gefnogi staff yn ystod y pandemig a'r cynllun a fyddai'n cael ei ddatblygu yn ystod 2022/23. Mynegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol – Rheoli Pobl siom ynghylch y ffaith bod yr Awdurdod wedi methu â sicrhau unrhyw Gyllid Undebau Llafur Cymru (WULF) a oedd yn gofyn am gymeradwyaeth yr Undeb Llafur lleol i ategu'n ariannol y gwaith da yr oedd yr Awdurdod wedi'i gyflawni wrth hyfforddi staff mewn perthynas ag Iechyd Meddwl yn y Gweithle. Ychwanegodd y byddai hyn yn fater y byddai'n ei ddilyn a nododd fod yr Awdurdod, o'i ran, eisoes wedi dyblu 'amser cyfleuster' ar gyfer cynrychiolwyr undebau llafur, a oedd yn rhan annatod o drafodaethau rhwng yr Undebau Llafur cydnabyddedig a'r Arweinydd, y Dirprwy Arweinydd a'r Prif Weithredwr. Roedd yr Undebau Llafur wedi ymrwymo i gefnogi mynediad i arian WULF, pe bai Amser Cyfleuster yn cael ei gynyddu, a oedd wedi digwydd.

Roedd y canlynol ymhlith y materion/sylwadau a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       Nodwyd bod y data o 'borth byw' covid yr Awdurdod yn galluogi gwasanaethau gael eu rheoli'n effeithiol;

·       Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol – Rheoli Pobl, mewn ymateb i gwestiwn, fod mwy o ffocws bellach ar ymgysylltu â staff a deialog fel rhan o system arfarnu'r Awdurdod;

·       Cyfeiriodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol – Rheoli Pobl at y ffyrdd yr oedd proffiliau swyddi a hysbysebion wedi'u hail-arfarnu mewn meysydd lle bu'n anodd recriwtio staff a denu ceisiadau. Ychwanegodd fod gan yr Awdurdod hyblygrwydd hefyd o ran ei ddatganiad polisi tâl ac thaliadau atodol y farchnad i ddenu a chadw staff;

·       Cytunodd yr Aelodau fod ymateb yr undebau llafur i gais yr Awdurdod am gyfraniad tuag at y gost o ddarparu cymorth iechyd meddwl ychwanegol yn y gweithle yn siomedig.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr Adroddiad Cynnydd ynghylch Rheoli Pobl.

Yn ychwanegol at gofnod 5.1 o'r cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Medi 2021, ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru chwarterol mewn ymateb i argymhellion Archwilio Cymru a'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn deillio o'r adolygiad o Wasanaethau Cynllunio'r Cyngor. Ceisiodd yr adroddiad roi sicrwydd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud dros y saith mis diwethaf.

Roedd y canlynol ymhlith y materion/sylwadau a godwyd ynghylch yr adroddiad:-

·       Croesawodd yr Aelodau'r cynnydd sy'n cael ei wneud ar yr argymhellion a diolchwyd i'r staff am eu gwaith, yn enwedig yng ngoleuni pandemig Covid;

·       Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch sut y byddai gorfodi cynllunio'n cael ei gydgysylltu, dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y ddeddfwriaeth ynghylch gorfodi cynllunio yn gymhleth ond bod rhaglenni a systemau'n cael eu hadolygu i wneud prosesau a chynnydd yn fwy cynaliadwy;

·       Cadarnhaodd y Pennaeth Cynllunio Dros Dro y byddai'n dychwelyd i'w rôl fel Pennaeth TGCh ar ôl i'r Pennaeth Lle a Chynaliadwyedd a benodwyd yn ddiweddar ymuno â'r Awdurdod;

·       Rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor yr ymgynghorwyd â CNC a D?r Cymru bob amser ar geisiadau cynllunio pan fo angen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r cynnydd a wnaed gan Gyngor Sir Caerfyrddin mewn ymateb i argymhellion Archwilio Cymru.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd ynghylch gweithredu'r Cynllun Archwilio 2021/22. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai'r archwiliad risg seiberddiogelwch bellach yn cael ei gynnal fel rhan o Gynllun Archwilio Mewnol 2022/23. Roedd gan yr Awdurdod hefyd drefniadau ar waith i wirio am daliadau twyllodrus sy'n gysylltiedig â Covid.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod adroddiad diweddaru'r Cynllun Archwilio Mewnol 2021/22 yn cael ei dderbyn.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad gan Archwilio Cymru o'r enw 'Adfywio Canol Trefi yng Nghymru', a oedd yn galw ar bob lefel o lywodraeth i fynd ati i helpu i wneud canol trefi'n gynaliadwy, ac ymateb Cyngor Sir Caerfyrddin i'r argymhellion hynny yn yr adroddiad a oedd yn berthnasol i'r Cyngor. Roedd y rhain yn ymwneud yn benodol â defnyddio pwerau gorfodi, cymorth ariannol ac adennill dyledion presennol, a'r defnydd o'r offeryn adfywio a grëwyd gan Archwilio Cymru i alluogi awdurdodau lleol i hunanasesu eu dulliau presennol o nodi lle'r oedd angen iddynt wella eu gwaith ar adfywio canol trefi.

Mewn ymateb i gwestiwn, rhoddodd y Pennaeth Adfywio sicrwydd, o gofio unrhyw oblygiadau sy'n deillio o covid a allai olygu bod staff yn cael eu cyfarwyddo i gyflawni dyletswyddau eraill, fod digon o staff ar waith i helpu i gyflawni'r argymhellion sy'n berthnasol i'r Cyngor.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad a nodi ymateb Cyngor Sir Caerfyrddin i argymhellion yr adroddiad cenedlaethol sy'n berthnasol i'r Cyngor.

 Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn amlinellu'r cynnydd a wnaed ar argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol, yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 sy'n ei gwneud yn ofynnol i Bwyllgorau Archwilio ddilyn argymhellion adroddiadau rheoleiddiol.

Roedd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio (Gorffennaf 2018) yn cynnwys Cynnig ar gyfer Gwella y dylid cryfhau'r trefniadau ar gyfer olrhain y camau a gymerwyd i fynd i'r afael ag argymhellion mewn adroddiadau rheoleiddiol. Roedd y broses o adrodd yn rheolaidd i'r Pwyllgor Archwilio yn mynd i'r afael â'r cynnig hwn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2021/22, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 11 Tachwedd 2021 yn cael eu derbyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 17 Medi 2021.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 7 Mehefin 2021.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 11 Hydref 2021.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 12 Hydref 2021 gan eu bod yn gywir.

NI DDYLID CYHOEDDI’R ADRODDIADAU SY’N YMWNEUD Â’R MATERION CANLYNOL GAN EU FOD YN CYNNWYS GWYBODAETH EITHRIEDIG FEL Y’I DIFFINIWYD YM MHARAGRAFFAU 12 A 13 O RAN 4 O ATODLEN 12A I DDEDDF LLYWODRAETH LEOL 1972 FEL Y’I DIWYGIWYD GAN ORCHYMYN LLYWODRAETH LEOL (MYNEDIAD AT WYBODAETH) (AMRYWIO) (CYMRU) 2007. OS BYDD Y PWYLLGOR AR ÔL CYNNAL PRAWF LLES Y CYHOEDD YN PENDERFYNU YN UNOL Â’R DDEDDF, I YSTYRIED Y MATERION HYN YN BREIFAT, GORCHMYNNIR I’R CYHOEDD ADAEL Y CYFARFOD YN YSTOD TRAFODAETH O’R FATH.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â Deddf Llywodraeth Leol 1972, fel y'i newidiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007, orchymyn i'r cyhoedd adael y cyfarfod tra oedd yr eitemau canlynol yn cael eu hystyried, gan fod yr adroddiadau'n cynnwys gwybodaeth eithriedig fel y'i diffiniwyd ym mharagraff 12 a 13 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf.

Yn sgil cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod 11 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad am ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig ynghylch unigolion penodol sy'n debygol o ddatgelu pwy yw'r unigolion (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 12 a 13 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).Roedd y prawf budd y cyhoedd mewn perthynas â'r adroddiad hwn yn drech na budd y cyhoedd o ran datgelu'r wybodaeth gan y byddai datgelu yn arwain at ddatgelu data personol yn anghymesur ac yn annheg yn ymwneud ag unigolion adnabyddadwy.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad oedd yn manylu ar ganlyniad adolygiad Archwilio Mewnol o Uned Breswyl Garreg Lwyd a gynhaliwyd i asesu'r rheolaethau a'r gweithdrefnau a oedd ar waith mewn perthynas â Rheolaeth Ariannol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad a darparu diweddariad yn y cyfarfod nesaf.

[HYD Y CYFARFOD

Am 1:00pm wrth ystyried yr eitem hon, tynnwyd sylw'r Pwyllgor at Reol Sefydlog 9 'Hyd y Cyfarfod', ac at y ffaith bod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo ers 3 awr. Felly

PENDERFYNWYD bod y Rheolau Sefydlog yn cael eu rhoi o'r neilltu dros dro er mwyn gallu parhau â'r busnes sy'n weddill.]

Yn sgil cynnal prawf budd y cyhoedd PENDERFYNWYD, yn unol â'r Ddeddf y cyfeiriwyd ati yng nghofnod 11 uchod, beidio â chyhoeddi cynnwys yr adroddiad am ei fod yn cynnwys gwybodaeth eithriedig ynghylch unigolion penodol sy'n debygol o ddatgelu pwy yw'r unigolion (gan gynnwys yr Awdurdod oedd yn meddu ar y wybodaeth honno) (Paragraff 12 a 13 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf).Roedd y prawf budd y cyhoedd mewn perthynas â'r adroddiad hwn yn drech na budd y cyhoedd o ran datgelu'r wybodaeth gan y byddai datgelu yn arwain at ddatgelu data personol yn anghymesur ac yn annheg yn ymwneud ag unigolion adnabyddadwy.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad oedd yn manylu ar ganfyddiadau adolygiad Archwilio Mewnol o'r Fframwaith Gwasanaethu ac Adfer Boeleri Domestig a'i amcan cyffredinol, sef rhoi barn ar briodoldeb dyrannu gwaith sy'n ymwneud â'r Fframwaith Gwasanaethu ac Adfer Boeleri Domestig. Roedd hyn yn dilyn derbyn gohebiaeth gan gontractwr, a enillodd le yn llwyddiannus ar y Fframwaith Gwasanaethu ac Adfer Boeleri Domestig, a oedd yn honni nad oedd wedi derbyn unrhyw waith gan Gyngor Sir Caerfyrddin. Diben yr adolygiad oedd canfod a oedd gwaith wedi'i wneud yn ystod y cyfnod o fewn manyleb y fframwaith ac a oedd gwaith wedi'i ddyrannu'n briodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad a bod diweddariad yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf o ran canlyniad yr honiad a oedd wedi cychwyn yr adolygiad.