Agenda a Chofnodion

Derbyniwydymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr H.A.L. Evans ac A.G. Morgan.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL y byddai’r Cynghorydd C.P. Higgins yn cael ei benodi’n Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn ddinesig 2016/17

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL y byddai’r Cynghorydd A.G. Morgan yn cael ei benodi’n Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn ddinesig 2016/17.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad ar y cynnydd a oedd wedi cael ei wneud o ran gweithredu’r Cynllun Archwilio Mewnol. Roedd Rhan A o’r adroddiad yn darparu adroddiad cynnydd ar y Cynllun Archwilio 2015/16 a 2016/17 a matrics sgorio argymelledig tra bo Rhan B yn rhoi crynodeb o’r adroddiadau terfynol a oedd wedi’u cwblhau ar gyfer 2015/16 mewn perthynas â systemau ariannol allweddol (hyd yma, ers mis Ebrill 2015).   

Codwyd y mater canlynol mewn perthynas â’r adroddiad:-

·         Gofynnwyd i’r swyddogion sut y mae materion lle nad oes cynnydd yn cael ei wneud yn cael eu cyflwyno’n ôl i’r Pwyllgor dan y System Rheoli Gwybodaeth am Berfformiad (PIMS) newydd. Eglurodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod neges e-bost atgoffa a grëwyd gan gyfrifiadur yn cael ei hanfon at y swyddogion cyfrifol a bod y mater yn cael ei uwchgyfeirio at y Pennaeth Gwasanaeth ac yna at y Cyfarwyddwr os oes diffyg cynnydd o hyd. 

PENDERFYNWYD, at ddibenion monitro, derbyn y diweddariad ar Gynllun Archwilio Mewnol 2015/16.

Cafodd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol y Rheolwr Archwilio a Risg (Pennaeth Archwilio Mewnol dynodedig yr Awdurdod) i’w ystyried. Roedd yr adroddiad yn darparu barn am ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli’r Cyngor am y flwyddyn rhwng mis Ebrill 2015 a mis Mawrth 2016, yn seiliedig ar waith a wnaed yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2015/16 fel a gytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio.

Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad wedi cael ei lunio yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Barn gyffredinol y Rheolwr Archwilio a Risg oedd bod amgylchedd rheoli digonol ac effeithiol yn weithredol yn yr Awdurdod. Roedd trefniadau llywodraethu eglur gyda chyfrifoldebau rheoli diffiniedig a strwythurau pwyllgor yn eu lle, trefniadau addas i reoli risg ac roedd y fframwaith rheoli’n gadarn ar y cyfan ac yn gweithredu’n weddol gyson. Roedd gan yr Awdurdod Gyfansoddiad sefydledig, ac roedd wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol sy’n rhoi cyngor ac arweiniad i’r holl staff ac aelodau. Roedd y Rheolwr Archwilio a Risg yn fodlon bod digon o waith sicrwydd wedi cael ei wneud i’w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheolaeth fewnol yr Awdurdod. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â gofynion statudol, derbyn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’w Flaenraglen Waith ar gyfer blwyddyn ddinesig 2016/17.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Flaenraglen Waith ar gyfer 2016/17

Cafodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd i’w ystyried ar weithrediad y Cynllun Gweithredu Cefnogi Pobl. Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r gwaith a oedd wedi cael ei wneud hyd yma gan y tîm Cefnogi Pobl i barhau i wella’i brosesau rheoli grantiau a chontractau, fel a nodwyd gan y Rheolwr Archwilio a Risg yn y cyfarfod ar 10 Gorffennaf 2015.

Ystyriwyd fod cynnydd da’n cael ei wneud ac y byddai’n cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl a oedd yn cael ei gadeirio gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

Codwyd y materion canlynol mewn perthynas â’r adroddiad:-

·       pwysleisiwyd pwysigrwydd sicrhau bod rhyw fath o system dracio’n bodoli i fonitro gweithdrefnau newydd er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu dilyn a gofynnwyd i swyddogion a fyddai’n bosibl cael adroddiad cynnydd mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

PENDERFYNWYD

8.1     nodi’r cynnydd gyda’r Cynllun Gweithredu Cefnogi Pobl;

8.2     y byddai’r Pwyllgor yn cael adroddiad cynnydd yn ei gyfarfod ym mis          Rhagfyr.

Cafodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd i’w ystyried ar weithrediad y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol. Roedd yr adroddiad yn crynhoi’r gwaith a oedd wedi cael ei wneud hyd yma gan y tîm Cyfleusterau Arfordirol i barhau i wella’i brosesau fel a nodwyd gan y Rheolwr Archwilio a Risg yn y cyfarfod ar 22 Mawrth 2016.

Codwyd y materion canlynol mewn perthynas â’r adroddiad:-

·       Cyfeiriwyd at y methiannau difrifol a oedd wedi dod i’r amlwg ym Mharc Gwledig Pen-bre a gofynnwyd am sicrwydd bod gwersi wedi cael eu dysgu a’u rhoi ar waith. Tynnodd y Pennaeth Hamdden sylw at y ffaith bod cyfradd y newid yn y gwasanaeth dros y 4/5 mlynedd ddiwethaf wedi bod yn sylweddol. Ychwanegodd mai’r her oedd darparu gwasanaethau gan gael incwm ar yr un pryd. Y wers yr oeddent wedi’i dysgu oedd pwysigrwydd bod â’r strwythur cywir yn ei le. Sicrhaodd y Pwyllgor fod prosesau a gweithdrefnau’n cael eu rhoi ar waith a chynnydd yn cael ei wneud;

·       Mynegwyd pryder ynghylch y defnydd o’r gair “should” yn lle “shall” yn yr argymhellion a oedd yn argymell bod gweithredu’r argymhellion o bosibl yn ddewisol. Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y gair “should” yn cael ei ddefnyddio yn y Crynodeb o Faterion ac Argymhellion gan mai argymhellion a gynigiwyd gan y tîm Archwilio Mewnol oedd y rhain. Mater i’r adran oedd ystyried pob argymhelliad, cytuno ar gamau gweithredu penodol gyda’r tîm Archwilio Mewnol a’u gweithredu. Mae gan y tîm Archwilio Mewnol gyfrifoldeb i wneud gwaith dilynol ac adrodd ar unrhyw argymhellion gan gynnwys i ba raddau y maent wedi cael eu gweithredu. Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael bod derbyniad cyffredinol bod angen i rywbeth gael ei wneud os yw’r tîm Archwilio Mewnol yn dweud y dylid ei wneud; fodd bynnag, roedd yn derbyn y pryderon a fynegwyd a chytunodd i adolygu’r geiriad wrth gwblhau’r fersiwn derfynol o’r Cynllun Gweithredu;

·         Pan ofynnwyd iddo a oedd yr archwiliad wedi gosod unrhyw gyfyngiadau ariannol ar y Parc, eglurodd y Pennaeth Hamdden nad oes ganddynt darged ar gyfer elw; fodd bynnag, mae’n rhaid iddynt gyflawni arbedion effeithlonrwydd. Tynnodd sylw at y ffaith mai’r realiti llwm oedd bod yn rhaid iddynt naill ai godi incwm neu gau cyfleusterau ac ailddatganodd bwysigrwydd sefydlu’r strwythur cywir. Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol ei bod yn wir bod y parc yn creu incwm sylweddol, ond bod angen seilwaith gwell er mwyn creu mwy o incwm.

PENDERFYNWYD nodi’r cynnydd gyda’r Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol.

[SYLWER:  Yn unol â Rheol Weithdrefn y Cyngor 16.5, roedd y Cynghorydd W.G. Thomas am iddo gael ei gofnodi yn y cofnodion ei fod ef wedi pleidleisio yn erbyn y cynnig i nodi’r eitem hon.]

Croesawodd y Cadeirydd Mr Richard Harries o Swyddfa Archwilio Cymru i’r cyfarfod.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad ar y gwaith archwilio a wnaed/a fydd yn cael ei wneud ar yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a baratowyd gan SAC a oedd yn nodi ei ardystiad i Hawliadau a Ffurflenni Grant gan Gyngor Sir Caerfyrddin am y cyfnod 2014-15.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod SAC wedi ardystio 26 o hawliadau grant yn ystod 2014-15 a’i bod hefyd wedi adolygu’r trefniadau rheoli grantiau o fewn y Cyngor trwy ddogfennu a cherdded drwy’r system a rheolaethau allweddol fel rhan o’i gwaith archwilio ariannol.

Daeth SAC i’r casgliad, er bod gwelliannau wedi bod yn nhrefniadau’r Cyngor o ran creu a chyflwyno hawliadau grant yn 2014-15, bod rhai meysydd lle gellid gwneud gwelliannau pellach o hyd. Nododd y Pwyllgor fod y casgliad yn seiliedig ar y canfyddiadau cyffredinol canlynol:-

-                  bod y mwyafrif o’r hawliadau wedi’u cyflwyno ar amser;

-                  nad oedd unrhyw ddiwygiadau sylweddol wedi cael eu gwneud i unrhyw     hawliadau (28% wedi’u diwygio y llynedd);

-                  bod bron i hanner yr hawliadau a archwiliwyd wedi’u diwygio;

-                  bod gostyngiad wedi bod yn y gyfran o’r hawliadau yr oedd gofyn eu          hamodi yn 2014-15 (50% eleni, o’i gymharu â 61% wedi’u hamodi y          llynedd);

-                  o ystyried y gwelliannau hyn, roedd ffi SAC am ardystio hawliadau a          ffurflenni grantiau nad oeddent yn ymwneud â chyllid yr UE ar gyfer       2014-15 wedi gostwng o £97,200 yn 2013-14 i £81,700 yn 2014-15;

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad o Gyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2015/16 a oedd yn cynnwys Cronfa Bensiwn Dyfed, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau (Cymru) 2014.

Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod a’r Gronfa Bensiwn am y flwyddyn a hefyd yn nodi asedau a rhwymedigaethau’r Awdurdod a’i Gronfa Bensiwn ar 31 Mawrth 2016.

Adroddwyd fod yr Awdurdod wedi cadw’r gwariant net cyffredinol o Gronfa’r Cyngor o fewn y gyllideb yn ystod 2015/16 ac roedd y Datganiad ar Symudiad mewn Cronfeydd yn adrodd ar y canlyniadau canlynol:-

-   Cronfa’r Cyngor (ar gael fel rheol ar gyfer gwariant newydd) –     trosglwyddiad i’r balans £279k;

-   Balansau a ddelir gan ysgolion dan gynlluniau rheoli lleol – trosglwyddiad  

    o’r balansau £264k;

-   Cyfrif Refeniw Tai – gostyngiad yn y balans £1,542k

Er bod nifer o feysydd gwasanaeth ar draws yr Awdurdod wedi profi pwysau a achoswyd gan y galw yn ystod y flwyddyn, roedd y rhain wedi cael eu gwrthbwyso gan danwariant mewn meysydd gwasanaeth eraill, yn benodol ar gostau cyllido cyfalaf a lefel uwch nag a amcangyfrifwyd o ran casglu’r Dreth Gyngor.

Roedd yr alldro canlyniadol yn golygu bod yr Awdurdod wedi trosglwyddo £279k i’w gronfeydd cyffredinol, o’i gymharu â throsglwyddiad y cyllidebwyd ar ei gyfer o £138k o’r cronfeydd.

Tynnwyd sylw’r Pwyllgor at y symudiadau canlynol i ac o gronfeydd a glustnodwyd:-

Y Gronfa Datblygiadau Mawr – trosglwyddiad o £2.793m i gefnogi datblygiadau mawr yn y dyfodol;

Cronfa Gyfalaf Moderneiddio’r Ddarpariaeth Addysg - £3.689m wedi’i neilltuo yng nghyllideb 2015-2016 i gwrdd â chost benthyca darbodus i ariannu rhaglen Moderneiddio’r Ddarpariaeth Addysg. Bydd hwn yn awr yn cael ei ddefnyddio yn 2016-2017.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’r symudiadau hyn yn ôl-weithredol.

Nodwyd fod y Pwyllgor wedi bod mewn sesiwn friffio ar y Datganiad o Gyfrifon yn ystod yr wythnos a oedd wedi rhoi’r cyfle iddynt geisio eglurhad a.y.b. mewn perthynas â phob agwedd ar y Datganiad o Gyfrifon.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

11.1    derbyn y Datganiad o Gyfrifon 2015/16 (Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed);

11.2    cymeradwyo’r symudiadau i ac o’r Cronfeydd a Glustnodwyd yn ôl-weithredol, yn enwedig trosglwyddiadau i’r canlynol:-

·              Y Gronfa Datblygiadau Mawr;

·              Cronfa Gyfalaf Rhaglen Moderneiddio’r Ddarpariaeth                Addysg.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Harbwr Porth Tywyn 2015-16 a oedd wedi cael ei baratoi yn unol â Deddf Harbyrau 1964 sy’n ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau harbwr statudol baratoi datganiad blynyddol o gyfrifon mewn perthynas â gweithgareddau’r harbwr. 

Gan gydymffurfio â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau (Cymru) 2014, roedd y cyfrifon hyn ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad o falansau. £230k oedd cost net y gweithgareddau harbwr yn 2015-16 a chafodd yr holl weithgareddau eu hariannu’n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin. Roedd yr asedau sefydlog a oedd yn cael eu dal ar 31 Mawrth 2015 yn gyfanswm o £3,960k.

Nodwyd fod Cyngor Sir Caerfyrddin wedi cael ystod o bwerau a dyletswyddau statudol at ddibenion gwella, cynnal a chadw a rheoli harbwr Porth Tywyn trwy Orchymyn Diwygio Harbwr Porth Tywyn 2000.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL derbyn y Datganiad Cyfrifyddu ar gyfer Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2015-16.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2016.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 13 Ebrill 2016.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2016.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 12 Mai 2016.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Mawrth fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Mai fel cofnod cywir.