Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Rhith-Gyfarfod - ddim ar gael. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Kevin Thomas  01267 224027

Media

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd B.A.L. Roberts.

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Councillor

Minute Number

Nature of Interest

E. Morgan

8.3 – Cynllun Archwilio 2021 – Cronfa Bensiwn Dyfed

Mae'n aelod o'r gronfa bensiwn

K. Davies

8.3 – Cynllun Archwilio 2021 – Cronfa Bensiwn Dyfed

Mae'n aelod o'r gronfa bensiwn

G. John

8.3 – Cynllun Archwilio 2021 – Cronfa Bensiwn Dyfed

Mae'n aelod o'r gronfa bensiwn

E. Williams

8.3 – Cynllun Archwilio 2021 – Cronfa Bensiwn Dyfed

Mae'n aelod o'r gronfa bensiwn

Cadeirydd Pwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed

 

3.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2020/21 pdf eicon PDF 451 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2020/21. 

 

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y perfformiad canrannol ar gwblhau'r cynllun wedi cynyddu o 81.2% a gofnodwyd i 83% yn erbyn targed o 85% yn dilyn llunio'r adroddiad.

 

Gofynnwyd y cwestiwn canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·       Mewn ymateb i gwestiwn ar y gyfradd cyflawni perfformiad, atgoffodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y Pwyllgor ei bod wedi dweud yn y gorffennol bod cynllun archwilio 2021 yn llai oherwydd effaith covid-19, ac adleoli staff ac ati. Roedd gwneud hynny wedi galluogi rhoi pwyslais ar archwilio'n fwy thematig gan gynnwys gwaith trawsffiniol a thargedu elfennau gwaith mwy, yn hytrach na gwaith llai

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y diweddariad o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21.

4.

ARGYMHELLION ARCHWILIAD MEWNOL pdf eicon PDF 514 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol.

 

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod yr Archwiliad Mewnol wedi nodi cyfanswm o 138 o argymhellion yn ystod blwyddyn ariannol 2019/20 gyda sgorau argymhelliad rhwng 1* a 3*. Hyd yn hyn, roedd 114 (83%) wedi'u cwblhau neu'n cael eu gweithredu, roedd 13 (9%) lle nad oedd camau wedi'u cwblhau neu heb gyrraedd targedau, ac roedd yr 11 (8%) arall heb gyrraedd eu dyddiad targed.

 

Gofynnwyd y cwestiwn canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mewn ymateb i gwestiwn am yr argymhellion nad oeddent wedi cyrraedd y targed, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chyllid fod hyn yn ymwneud ag effaith Covid-19 ar yr Adran Gymunedau. Cadarnhaodd fod trafodaethau'n cael eu cynnal gyda'r Adran i'w gweithredu.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn argymhellion yr adroddiad mewnol.

5.

CYNLLUN ARCHWILIAD MEWNOL BLYNYDDOL 2021/22 & BWRIEDIR EI GYNNWYS YN 2021-24. pdf eicon PDF 381 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi manylion y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22 a'r trefniadau arfaethedig ar gyfer 20201/24, fel sy'n ofynnol gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ar gyfer cynllun Archwilio Mewnol sy'n seiliedig ar risg bob blwyddyn i bennu'r blaenoriaethau ar gyfer archwilio ac i sicrhau eu bod yn gyson â nodau ac amcanion y Cyngor. Yn unol â'r gofyniad hwnnw, nodwyd bod y Cynllun Archwilio presennol wedi'i lunio ar ôl ystyried Cofrestr Risg Gorfforaethol a Chofrestrau Risg Gwasanaethau yr Awdurdod, gan sicrhau bod risgiau uchaf yr Awdurdod yn cael sylw ac ystyriaeth briodol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

5.1

cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2021/22;

5.2

cadarnhau cwmpas y cynllun ar gyfer 2021-24.

 

6.

BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO pdf eicon PDF 356 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer Cyfarfodydd 2021/22 y Pwyllgor Archwilio, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.  

7.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL 2020/21 CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 243 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Gofrestr Risg Gorfforaethol a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu.

 

Nododd y Pwyllgor, yn dilyn ei ystyriaeth flaenorol, fod cyfeirnod risg CRR190011- Datblygu a chyflawni cynlluniau Gwella/Perfformiad Corfforaethol wedi'i ddileu o'r gofrestr a bod y 3 risg gwasanaeth canlynol wedi'u hychwanegu:

 

i)      Cynllunio – Cyngor Cynllunio Interim Cyfoeth Naturiol Cymru

ii)    Cynllunio

iii)   Systemau T.G. critigol ar draws yr Awdurdod

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·      Cyfeiriwyd at y risgiau cynllunio ac a fyddai'r gofrestr yn cydnabod yr effaith y gallai ei chael ar feysydd gwasanaeth eraill yn y Cyngor, er enghraifft, datblygu economaidd. Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr agwedd wedi'i chydnabod gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a byddai naratif yr adroddiad yn cael ei ddiwygio yn unol â hynny

·      O ran cwestiwn am iechyd meddwl a llesiant staff, dywedwyd wrth y pwyllgor bod y sgôr risg wedi gostwng o 20 i 15 o ganlyniad uniongyrchol i faint o waith sy'n cael ei wneud gan yr Awdurdod yn y maes hwnnw a oedd wedi cynnwys wythnos iechyd meddwl a hyfforddiant i reolwyr 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

8.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN ARCHWILIO CYMRU:-

Dogfennau ychwanegol:

8.1

CYNGOR SIR CAERFYRDDIN CRYNODEB ARCHWILIAD BLYNYDDOL 2020 pdf eicon PDF 192 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Crynodeb Archwilio Blynyddol 2020 a luniwyd gan Archwilio Cymru ar ei waith wedi'i gwblhau ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin ers yr Adroddiad Gwella Blynyddol diwethaf a gyhoeddwyd ym mis Awst 2019.  Nodwyd bod cyhoeddi'r Crynodeb Archwilio yn rhan o ddyletswyddau Archwilydd Cyffredinol Cymru.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Crynodeb Archwilio Blynyddol Cyngor Sir Caerfyrddin 2020.

8.2

CYNLLUN ARCHWILIO 2021 - CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 290 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2021 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin. Nodwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd allanol y Cyngor, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn crynhoi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

Rhoddwyd sylw i'r cwestiynau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:

·       O ran cwestiwn a ofynnwyd ynghylch yr adroddiad cenedlaethol diweddar a luniwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol ar Seiberddiogelwch, cadarnhawyd y byddai'r Awdurdod yn archwilio'r adroddiad hwnnw mewn perthynas â'i fesurau diogelwch ei hun;

·       Cyfeiriwyd at y lefel uchel o gymorth ariannol a roddwyd gan y Llywodraeth i fusnesau yr effeithiwyd arnynt gan bandemig Covid ac a oedd risg i'r Awdurdod mewn perthynas â'r ddau hawliad yr oedd wedi'u cyflwyno am golli incwm ac ati ac at weinyddu grantiau i fusnesau, fel asiant i Lywodraeth Cymru, mewn perthynas â hawliadau twyllodrus

 

Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod yr Awdurdod, mewn perthynas â gweinyddu grantiau, wedi gweithredu nifer o fesurau ar gyfer y gyfran gyntaf o grantiau i sicrhau, cyn belled ag y bo modd, bod y posibilrwydd o hawliadau twyllodrus yn cael ei leihau. Roedd hynny'n cynnwys mynnu bod datganiad banc yn cyd-fynd â phob hawliad yn manylu ar enw masnachu'r cwmni, y cwmni'n cael ei gynnwys ar y Gofrestr Ardrethi Annomestig Genedlaethol, y defnydd o wybodaeth leol ac i hawlwyr wneud hunan ddatganiad. O ran talu grantiau yn ystod y cyfyngiadau symud dilynol, roedd yr awdurdod wedi cydnabod bod elfen o risg ar ofyniad Llywodraeth Cymru i daliadau i fusnesau gael eu gwneud yn seiliedig ar y gronfa ddata flaenorol gan y gallai rhai cwmnïau fod wedi rhoi'r gorau i fasnachu. Fodd bynnag, roedd yr awdurdod wedi cynnal cynifer o wiriadau â phosibl er mwyn osgoi gwneud taliadau o'r fath.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr, mewn perthynas â hawliadau a gyflwynwyd gan y Cyngor am golli incwm, fod y rhan fwyaf o'r rheiny wedi'u cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru ac eithrio unrhyw golled sy'n deillio o benderfyniad lleol e.e. penderfyniad y cyngor i ganiatáu parcio am ddim yn ystod yr haf. Cyflwynwyd yr holl hawliadau yn fisol a'u gwerthuso gan Lywodraeth Cymru a oedd wedi gofyn am ragor o wybodaeth am rai hawliadau cyn eu cymeradwyo.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2021 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

 

 

8.3

CYNLLUN ARCHWILIO 2021 - CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 292 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

(NODER:

1.     Roedd y Cynghorwyr E. Morgan, K. Davies a G. John wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach.

2.     Roedd y Cynghorydd E. Williams wedi datgan buddiant ar ddechrau'r eitem hon fel aelod o Gronfa Bensiwn Dyfed a Chadeirydd Pwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed)

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2021 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Nodwyd bod yn rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn crynhoi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2021 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

9.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I'R PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 375 KB

Dogfennau ychwanegol:

9.1

COFNODION Y GRWP LLYWIO RHEOLI RISK - 26AIN IONAWR 2021 pdf eicon PDF 149 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 26 Ionawr 2021 yn cael eu derbyn.

9.2

COFNODION Y PANEL GRANTIAU - 27AIN TACHWEDD 2020 pdf eicon PDF 157 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2020.

10.

DEDDF LLYWODRAETH LEOL AC ETHOLIADAU (CYMRU) 2021 NEWIDIADAU I'R PWYLLGOR ARCHWILIO pdf eicon PDF 319 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ar ddarpariaethau yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol newid enw eu Pwyllgorau Archwilio i "Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio" ac ymgorffori'r ychwanegiadau canlynol i'w cylch gorchwyl:-

 

a)    Adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol;

b)    Gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r Awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

 

Nododd y Pwyllgor hefyd y byddai newidiadau pellach, a fyddai'n weithredol o 5 Mai 2022, yn ei gwneud yn ofynnol i draean o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn bersonau lleyg ac i berson lleyg gael ei benodi'n Gadeirydd y Pwyllgor. Nodwyd ymhellach y byddai newidiadau i gyfansoddiad y Cyngor i ymgorffori'r newidiadau uchod yn cael eu gwneud yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar 19 Mai 2021 ac eto yng nghyfarfod cyntaf y Cyngor yn dilyn yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2022.

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith at y Cylch Gorchwyl diwygiedig a atodir i'r adroddiad a thynnodd sylw'r Pwyllgor at bwynt 3 a dywedodd fod cyfeiriad at asesu perfformiad wedi'i hepgor. Dylai fod wedi darllen 'adolygu ac asesu trefniadau rheoli risg, rheolaeth fewnol, asesu perfformiad a llywodraethu corfforaethol yr awdurdod’

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r Newidiadau i'r Pwyllgor Archwilio a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a Chylch Gorchwyl Diwygiedig y Pwyllgorau, gan gynnwys y diwygiad uchod i bwynt 3.  

11.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 18FED RHAGFYR, 2020. pdf eicon PDF 178 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 18 Rhagfyr 2020, gan eu bod yn gywir.

 

Cyngor a Democratiaeth

Y Cyngor

Cynghorwyr, ACau ac ASau

Adrannau'r Cyngor

Dweud eich dweud

Pwyllgorau a Chyfarfodydd

Strategaethau a chynlluniau