Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr L. Roberts ac E. Schiavone.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOLbenodi'r Cynghorydd T. Higgins yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y Cyngor 2019/20.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd G.Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y Cyngor 2019/20.

[NODER:  Gan ei bod wedi datgan buddiant yn y mater hwn yn gynharach, gadawodd Mrs Julie James y siambr cyn i'r Pwyllgor ystyried y mater a phenderfynu arno.]

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol i'r Cyngor benodi o leiaf un aelod lleyg i wasanaethu fel aelod o'r Pwyllgor Archwilio.  Yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Mehefin 2015, penderfynodd y Cyngor i benodi Mrs Julie James yn y swydd hon ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2016 a 30 Mehefin 2019.

Er mwyn sicrhau parhad o ran cynrychiolaeth aelodau lleyg, argymhellwyd bod penodiad Mrs James yn cael ei estyn am gyfnod pellach o dair blynedd, gan ddod i ben ar ddyddiad yr etholiadau llywodraeth leol yn 2022.

Fel arall, gallai'r Pwyllgor benderfynu dechrau proses recriwtio ar gyfer aelod newydd. Os digwydd hyn byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf er mwyn cytuno ar hysbyseb swydd, manyleb person a threfniadau ar gyfer y broses recriwtio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL estyn cyfnod penodiad Mrs Julie James yn aelod lleyg y Pwyllgor Archwilio am gyfnod pellach o 3 blynedd, hyd at ddyddiad yr etholiadau llywodraeth leol yn 2022.

Cafodd Mrs James ei galw'n ôl i'r cyfarfod.  Rhoddwyd gwybod iddi am benderfyniad y Pwyllgor a chadarnhaodd ei bod yn derbyn y cyfnod estynedig yn y swydd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol.

Nodwyd bod Rhan A(i) yn darparu adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio 2018/19 a 2019/20.  Roedd Rhan A(ii) yn cynnwys y matrics sgorio argymhellion o ran Cynllun Archwilio 2018/19.

 Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol 2018/19 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2018 hyd y presennol).

Roedd Adroddiad C yn darparu manylion ynghylch argymhellion blaenoriaeth 1 mewn perthynas ag adolygiadau o systemau ac archwiliadau sefydliadau.

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Cyfeiriwyd at y camgymeriad a nodwyd ym mis Ebrill 2018 mewn perthynas ag anfonebau dyledwyr a oedd yn cynnwys y dangosydd atebolrwydd TAW anghywir a gofynnwyd i'r swyddogion faint gostiodd y camgymeriad mewn taliadau llog ac a oedd prosesau newydd ar waith i sicrhau na fydd yn digwydd eto.  Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y cafodd y camgymeriad ei nodi gan ein swyddogion TAW a roddodd wybod amdano i CThEM ar unwaith.  Cadarnhaodd fod trefniadau diwygiedig ar waith er mwyn sicrhau na fydd hyn yn digwydd eto.  Nid oedd ganddi fanylion o'r gost ariannol gyda hi ar y pryd a byddai hi'n dosbarthu'r wybodaeth hon i'r Pwyllgor ar ôl y cyfarfod;

·         Cyfeiriwyd at y gwiriadau DBS ar gyfer staff ysgolion a gofynnwyd i'r swyddogion a oedd gofyniad i wiriadau arferol gael eu cynnal ar gyfer athrawon.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod yna gronfa ddata ddynodedig sy'n cadw gwybodaeth am yr holl staff ysgolion gan gynnwys gwiriadau DBS, sy'n cael ei monitro.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

6.1       Fod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

6.2       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad diweddaru ynghylch y car adrannol cyn gynted ag y bydd yr adolygiad TIC wedi'i gwblhau.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Cyngor ar gyfer y flwyddyn o Ebrill 2018 i fis Mawrth 2019, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2018/19, fel y cytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio.

Nododd y Pwyllgor fod y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli digonol ar waith. Ceir trefniadau llywodraethu clir sydd â chyfrifoldebau rheoli a strwythurau pwyllgorau pendant ar waith. Mae'r fframwaith rheoli yn gadarn ar y cyfan ac yn cael ei weithredu'n eithaf cyson.  Mae gan yr Awdurdod gyfansoddiad sefydledig, ac mae wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol sy'n rhoi cyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod.  Lle bo gwendidau wedi eu nodi drwy adolygiad archwilio mewnol, gwnaed gwaith gyda'r rheolwyr i gytuno ar gamau unioni priodol ac amserlen ar gyfer gwella.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL, yn unol â'r gofynion statudol, fod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith flynyddol a oedd yn manylu ar yr adroddiadau fydd yn cael eu cyflwyno i'w hystyried yn ystod cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2019/20.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2019/20. 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiadau cynnydd canlynol:-

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad diweddaru ynghylch Cynllun Gweithredu Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin a oedd yn nodi adolygiad cyfredol o gynnydd Amgueddfeydd Sir Gaerfyrddin o ran mynd i'r afael â nifer o welliannau a nodwyd yn gyntaf yn ystod yr adroddiad Archwilio Mewnol 2016/17.  Mae adolygiadau Archwilio Mewnol dilynol wedi cydnabod ymdrechion a'r cynnydd cadarnhaol a wnaed gan y gwasanaeth i oresgyn diffygion drwy ddefnyddio'r adnoddau sydd ar gael ar hyn o bryd.

Nodwyd nad oedd modd gwella materion hirdymor mewn perthynas â safonau rheoli casgliadau o fewn seilwaith presennol y gwasanaeth a bod y Cynllun Gweithredu yn dangos bod strategaeth uchelgeisiol yn cael ei llunio i fynd i'r afael â'r rheiny drwy brosiect Canolfan Casgliadau a Chadwraeth mawr.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried diweddariad ynghylch Cynllun Gweithredu Canolfan Hamdden Llanelli a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd hyd yn hyn gan Dîm Rheoli Canolfan Hamdden Llanelli i wella'u prosesau yn dilyn yr adolygiad Archwilio Mewnol 2018/19 a gynhaliwyd ym mis Ionawr 2019.

Roedd yn bleser nodi bod llawer o'r materion archwilio a nodwyd yn flaenorol wedi cael sylw, neu'n cael sylw ar hyn o bryd.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia, Mr Tim Buckle a Ms Alison Lewis o Swyddfa Archwilio Cymru.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod Cynghorau'n gwneud newidiadau i sut y mae pobl yn gallu defnyddio'u gwasanaethau drwy greu sianelu cyfathrebu ac opsiynau hunanwasanaethu er mwyn i gwsmeriaid gael mynediad i wasanaethau ar-lein.  Gelwir hyn yn "newid sianeli" ac mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn darparu mwy o wasanaethau ar-lein.  Oherwydd bod hon yn elfen gynyddol bwysig o ryngweithio â chwsmeriaid, penderfynodd Swyddfa Archwilio Cymru i gynnal adolygiad o ymagwedd y Cyngor tuag at y maes hwn a chasglu safbwyntiau'r defnyddwyr gwasanaeth.

Cynhaliwyd yr adolygiad mewn dwy ran. Y rhan gyntaf oedd adolygiad o ymagwedd y Cyngor tuag at symud gwasanaethau ar-lein, gan ystyried sut y mae defnyddwyr gwasanaeth yn cael eu cynnwys yn y broses.  Ail ran yr adolygiad oedd gofyn i'r defnyddwyr gwasanaeth am eu sylwadau. 

Nod yr adolygiad oedd cael gwybod a yw anghenion, profiadau a dyheadau'r defnyddwyr gwasanaeth yn llywio dyluniad a darpariaeth y gwasanaethau er mwyn bodloni eu hanghenion yn well.  Yn gyffredinol, canfuwyd bod y rhan fwyaf o ddefnyddwyr gwasanaeth yn fodlon ar wasanaethau ar-lein y Cyngor, ond mae angen i'r Cyngor sefydlu proses ar gyfer cynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses o ddatblygu ei ddarpariaeth ar-lein ac asesu boddhad y defnyddwyr. 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys dau gynnig ar gyfer gwelliant:-

1.    Dylai'r Cyngor ddatblygu ymagwedd systematig tuag at gynnwys defnyddwyr gwasanaeth yn y broses o ddylunio a datblygu ei wasanaethau ar-lein/gwasanaethau sydd wedi newid sianeli yn y dyfodol;

2.    Dylai'r Cyngor ddatblygu ffyrdd o gasglu data ynghylch boddhad defnyddwyr o ran ei wasanaethau ar-lein, er mwyn iddo allu parhau i gyflwyno gwelliannau.

Codwyd y cwestiynau/sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod 66% o ddefnyddwyr gwasanaeth wedi dweud ei bod yn hawdd iawn neu'n eithaf hawdd gwblhau'r broses ar-lein gan mai'r farn oedd bod y ffigur hwn yn eithaf isel.  Gofynnwyd i'r swyddogion faint o ymatebion a ddaeth i law, a oedd unrhyw gymariaethau ag Awdurdodau Lleol eraill ac a oedd y ffigur hwnnw'n ddisgwyliedig.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y ffigur yn eithaf isel er i'r arolwg gael ei hyrwyddo gymaint â phosibl.  Cynhaliwyd astudiaeth debyg yng Nghastell-nedd Port Talbot ac roedd y gyfradd ymateb yn isel yno hefyd;

·         Nodwyd nad oedd cynllun gweithredu ynghlwm â'r adroddiad.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol na fydd adroddiadau o'r fath yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor yn y dyfodol nes y bydd Cynllun Gweithredu wedi'i gwblhau a'i gynnwys.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiadau cenedlaethol canlynol a gyhoeddwyd yn ddiweddar gan Swyddfa Archwilio Cymru:-

- Rheoli Gwastraff yng Nghymru - Atal Gwastraff

- Effeithiolrwydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yng Nghymru

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiadau.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2018/19 o ran Cyngor Sir Caerfyrddin. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod fel yr oeddynt ar 31 Mawrth 2019.

Nodwyd bod yr Awdurdod wedi cadw at gyllideb gwariant net cronfa gyffredinol y Cyngor yn ystod 2018/19.  Er bod pwysau ar nifer o feysydd gwahanol oherwydd y galw yn ystod y flwyddyn, roedd y rhain yn cael eu gwrthbwyso gan danwariant mewn meysydd gwasanaeth eraill.

Wrth baratoi'r cyfrifon, gwnaed trosglwyddiadau i mewn ac allan o'r cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi fel a ganlyn:-

-       Y Gronfa Ymddeol Gorfforaethol

-       Cyllid cyfalaf Rhaglen Moderneiddio Addysg

-       Cronfa wrth gefn y Fargen Ddinesig

-       Cronfa wrth gefn Brexit

-       Cronfa wrth gefn Taith Prydain

Gofynnwyd i'r Pwyllgor gymeradwyo'r trosglwyddiadau hyn yn ôl-weithredol a chymeradwyo'n ôl weithredol greu'r cronfeydd wrth gefn ar gyfer Brexit a Thaith Prydain.

Nodwyd bod y Pwyllgor wedi bod yn bresennol mewn sesiwn briffio yn gynharach yn yr wythnos ynghylch y Datganiad Cyfrifon, a oedd yn gyfle iddynt ofyn am eglurhad ynghylch yr holl agweddau ar y Datganiad Cyfrifon.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

11.1    dderbyn Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin ar gyfer 2018/19;

11.2    cymeradwyo'n ôl-weithredol y trosglwyddiadau i mewn ac allan o'r cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi fel y nodwyd yn yr adroddiad;

11.3    cymeradwyo'n ôl-weithredol greu'r cronfeydd wrth gefn ar gyfer Brexit a Thaith Prydain.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datgan Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed ar gyfer 2018/19, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.  Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed am y flwyddyn, ac roedd hefyd yn rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2019.

Adroddwyd bod asedau net y Gronfa wedi cynyddu £135.6m o 2017/18 i 2018/19 a bod y cynnydd yn gysylltiedig yn bennaf â chynnydd yng ngwerth yr asedau buddsoddi ar y farchnad.  O ran gwariant y Gronfa, roedd y budd-daliadau a dalwyd a'r trosglwyddiadau allan wedi cynyddu £5.1m i £87.6m, ac roedd y cyfraniadau a'r trosglwyddiadau i mewn wedi cynyddu £8.5m i £81.8m o ran yr incwm.

Nodwyd bod aelodaeth gyfan y Gronfa wedi cynyddu 736 o 46,514 yn 2017/18 i 47,250 yn 2018/19, sef cynnydd o 1.58%

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2018/19.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2018-19, a luniwyd yn unol â Deddf Harbyrau 1964, a nodai ei bod yn ofynnol i bob Awdurdod Harbwr Statudol lunio datganiad blynyddol o gyfrifon ynghylch gweithgareddau'r harbwr. 

Roedd y cyfrifon ar ffurf cyfrif incwm a gwariant ar wahân a datganiad balansau.  Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2018-19 oedd £533k ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin.  Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2019 yn dod i gyfanswm o £975k. Y gost net o £558k (2017-18 £332k).  Roedd y cynnydd o £201k yn bennaf yn ymwneud â chynnydd o £325k mewn gwariant cyfalaf wedi'i wrthbwyso gan ostyngiad o £124k mewn costau gweithredu net.

Gofynnwyd y cwestiynau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Gofynnwyd i'r swyddogion sut y mae perfformiad y darparwr newydd yn cael ei fonitro.  Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod swyddogion wedi cael cyflwyniad yn gynharach yn yr wythnos ynghylch perfformiad a chynnydd y darparwr newydd.  Esboniodd y Pennaeth Hamdden ei bod hi'n ofynnol i'r cwmni lunio adroddiadau cynnydd ynghylch gweithgareddau carthu a'i fod wedi bod yn rhagweithiol yn hyn o beth hyd yn hyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2017-18.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Ariannol Partneriaeth Pensiwn Cymru ar gyfer 2018/19, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014. 

Mae Cyngor Sir Caerfyrddin, fel Awdurdod Cynnal, yn gyfrifol am weinyddu Partneriaeth Pensiwn Cymru.  Mae'n rhaid i gyrff llywodraeth llai yng Nghymru baratoi cyfrifon blynyddol yn unol â'r arferion priodol ac mae'r canllawiau perthnasol yn nodi y gall cyrff baratoi eu cyfrifon ar ffurf ffurflen flynyddol a luniwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru. 

Nodai'r Datganiad mai cyfanswm incwm a gwariant Partneriaeth Pensiwn Cymru yn 2018-19 oedd £2.3 miliwn.  Cafodd costau net o £158k eu rhannu'n gyfartal a'u hailgodi i 8 Cronfa Bensiwn Cymru.

PENDERFYNWYD derbyn Datganiad Ariannol Partneriaeth Pensiwn Cymru 2018-19.

Cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd neb yn bresennol o'r Adran Addysg a Phlant yng nghyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 11 Ebrill a gofynnwyd i'r swyddogion a oedd hynny'n peri risg ac a ganiateir i ddirprwyon fynychu.  Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol nad oedd y sefyllfa wedi digwydd yn flaenorol ac y byddai angen i'r Gr?p ei hystyried.

PENDERFYNWYD YN UNFRYFOL dderbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2019 a chyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 11 Ebrill 2019.

Nodwyd nad oedd y swyddogion sy'n bresennol o Swyddfa Archwilio Cymru, sef Mr J. Evans, Mr J. Garcia a Mrs A.M. Harkin, wedi'u rhestru'n bresennol yn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2019 gan eu bod yn gywir, yn amodol ar gynnwys y newid uchod.