Agenda a Chofnodion

moved from 10/09/2019, Pwyllgor Archwilio
Dydd Gwener, 13eg Medi, 2019 2.00 yp

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Janine Owen  01267 224030

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd E. Schiavone,
y Cynghorydd D. E. Williams a Mrs J James.

 

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

 

 

3.

DATGANIAD CYFRIFON CYNGOR SIR CAERFYRDDIN

3.1

SWYDDFA ARCHILIO CYMRU - ADRODDIAD ARCHWILIO DATGANIADAU ARIANNOL (ISA 260) (COPI I DDILYN) pdf eicon PDF 256 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor adroddiad yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol (ISA 260) ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin 2018-19 a oedd yn crynhoi canfyddiadau'r archwiliad a gynhaliwyd. Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn nodi barn yr Archwilydd Cyffredinol ynghylch y datganiadau ariannol ac a ydynt yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31 Mawrth 2019 a'r incwm a'r gwariant ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben.

 

Nodwyd hefyd mai bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ynghylch y datganiadau ariannol ar ôl i'r Awdurdod roi Llythyr Sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru, a fyddai'n cael ei gymeradwyo ar agenda y cyfarfod.

 

Cydnabuwyd y gwaith caled a'r ymrwymiad wrth baratoi cyfrifon y Cyngor Sir gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a'r Pwyllgor.

 

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod y camddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr fel y nodwyd gydag esboniadau yn Atodiad 3.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth fanwl am rai materion a gododd o'r archwiliad, gan gynnwys:

 

·         Rhwymedigaeth pensiwn ychwanegol (McCloud) 

·         Darparu Papurau Gwaith

·         Prisio Asedau

 

Nododd y Pwyllgor ei bod yn debygol y byddai'r Cyngor yn wynebu heriau sylweddol wrth gwrdd â therfynau amser o ran cyflwyno cyfrifon yn y dyfodol. Nodwyd mai un o'r heriau allweddol fyddai'r tebygolrwydd posibl y byddai angen i'r Awdurdod ddatblygu Cyfrifon Gr?p y flwyddyn nesaf ar ôl i'r tri chwmni a grëwyd yn ddiweddar gan y Cyngor ehangu o ran maint. Er mwyn helpu'r Cyngor i barhau i ddarparu cyfres o ddatganiadau ariannol o ansawdd uchel a chyfres lawn o bapurau gwaith ategol y flwyddyn nesaf yn unol â therfynau amser cau'r cyfrifon, byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn gweithio'n agos gyda swyddogion yn ystod yr hydref i ddysgu gwersi gan brosesau paratoi cyfrifon ac archwilio 2018-19.

 

Codwyd yr ymholiadau canlynol mewn perthynas â'r adroddiad:-

 

Mewn ymateb i nifer o ymholiadau a godwyd mewn perthynas â'r mater o brisio asedau a nodwyd, eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol ynghyd â Swyddog Archwilio Cymru gefndir a natur y mater i'r Pwyllgor. Gwnaed sylw gan ddweud er y dylid bod wedi sefydlu prosesau a fyddai wedi osgoi'r mater hwn, roedd y Pwyllgor yn dawel ei feddwl bod hyn wedi'i nodi yn ystod proses archwilio.

 

O ran monitro materion sylweddol a godwyd, cynigiwyd y dylid dychwelyd adroddiad diweddaru ynghylch prisiadau asedau i'r Pwyllgor ei ystyried mewn 6 mis.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL;  

3.1.1 dderbyn yr adroddiad;
3.1.2 darparu adroddiad diweddaru i'r pwyllgor archwilio mewn 6
mis mewn perthynas â'r prisiadau asedau

 

3.2

LLYTHYR CYNRYCHIOLAETH I SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU CYNGOR SIR GAR pdf eicon PDF 478 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 - Sylwadau Rheolwyr), fod Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yn llunio Llythyr Sylwadau yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Ar ben hyn, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn gofyn bod y Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod ymateb Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yn ffurfiol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gydnabod y Llythyr Sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru a baratowyd gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol.</AI5>

3.3

YMHOLIADAU ARCHWILIO AR GYFER Y RHEINY SY'N GYFRIFOL AM LYWODRAETHU A RHEOLAETH pdf eicon PDF 428 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Dosbarthwyd adroddiad i'r Pwyllgor yn manylu ar ymatebion a gafwyd i geisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio er mwyn i Swyddfa Archwilio Cymru fodloni'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISAs) i gael ystyriaeth a dealltwriaeth ffurfiol yr Awdurdod ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad o'r datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o'r Cyngora'i brosesau busnes ac yn cefnogi gwaith y Swyddfa Archwilio i ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2018-19.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.</AI6>

 

3.4

DATGANIAD CYFRIFON 2018-2019 pdf eicon PDF 495 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2018/19, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a ddaeth â holl drafodion ariannol yr Awdurdod ar gyfer y flwyddyn ynghyd, yn ogystal â manylu ar asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2019.

 

Nododd y Pwyllgor fod nifer o ddiwygiadau wedi'u gwneud i'r cyfrifon, fel y nodwyd yn eitem 3.1 yn gynharach ar yr agenda (Adroddiad ynghylch Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru), a oedd yn cynnwys egluro rhai nodiadau datgelu. Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod yr holl newidiadau y cytunwyd arnynt gyda Swyddfa Archwilio Cymru wedi'u hadlewyrchu yn y Datganiad o Gyfrifon a gyflwynwyd i'w cymeradwyo.

 

Dywedwyd nad oedd unrhyw newid wedi bod i falansau Cronfa'r Cyngor ar y cronfeydd cyffredinol na'r cronfeydd wrth gefn am y flwyddyn, ac nid oedd newid i falans y Cyfrif Refeniw Tai ar ddiwedd y flwyddyn.

 

Dywedwyd hefyd fod yr Awdurdod wedi cadw gwariant net cyffredinol Cronfa'r Cyngor yn is na'r gyllideb wreiddiol, gan arwain at drosglwyddiad o'r Cyfrif Refeniw o £539k i falansau Cronfa'r Cyngor a bod y trosglwyddiad o £5.8m a gynlluniwyd o falansau'r Cyfrif Refeniw Tai wedi digwydd yn ystod y flwyddyn.

Ar ddyddiad y fantolen, roedd balansau cyffredinol Cronfa'r Cyngor yn £10.4m, y Cyfrif Refeniw Tai yn £14.3m ac roedd diffyg o £393k yn y balansau a ddelir gan ysgolion o dan Reoli Ysgolion yn Lleol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin 2018/19.

 

4.

CYFRIFLEN CRONFA BENSIWN DYFED

4.1

ADRODDIAD DATGANIADAU ARIANNOL - CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 395 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed a oedd yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi golwg gywir a theg ar sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth, 2019 a'i hincwm a'i gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

 

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd dim camddatganiadau wedi eu clustnodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd nifer o fân gamddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

4.2

LLYTHYR CYNRYCHIOLAETH I SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 390 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol yn llunio Llythyr Sylwadau yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio i gydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Llythyr Sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio i Swyddog Archwilio Cymru - Cronfa Bensiwn Dyfed yn cael ei gydnabod.

 

4.3

YMHOLIADAU ARCHWILIO AR GYFER Y RHEINY SY'N GYFRIFOL AM LYWODRAETHU A RHEOLAETH Y GRONFA PENSIWN DYFED pdf eicon PDF 440 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor wedi cael ymatebion yr Awdurdod i Swyddfa Archwilio Cymru  ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad y datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn hefyd yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed  a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o Gronfa Bensiwn Dyfed a'i phrosesau busnes gan gefnogi ei waith o ddarparu barn archwilio ar gyfer datganiadau ariannol 2017-18.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.</AI11>

 

 

4.4

CYFRIFLEN CRONFA BENSIWN DYFED 2018-2019 pdf eicon PDF 394 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Datganiad Cyfrifon 2018/19 a oedd yn ymwneud â Chronfa Bensiwn Dyfed ac a oedd wedi'i archwilio, ei roi gerbron y Pwyllgor i'w gymeradwyo. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol y Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, ac roedd yn rhoi manylion am ei hasedau a'i rhwymedigaethau fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2019.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2018/19 Cronfa Bensiwn Dyfed, wedi'u harchwilio.

 

 

5.

DATGANIAD ARIANNOL AWDURDOD HARBWR PORTH TYWYN 2018-19 pdf eicon PDF 400 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2018-19, a luniwyd yn unol â Deddf Harbyrau 1964, a nodai ei bod yn ofynnol i bob Awdurdod Harbwr Statudol lunio datganiad blynyddol o gyfrifon ynghylch gweithgareddau'r harbwr. 

 

Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, roedd y cyfrifon hynny ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau.  Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2018-19 oedd £533k ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin. Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2019 yn dod i gyfanswm o £975k. Y gost net o £558k (2017-18 £332k). Roedd y cynnydd o £201k yn bennaf yn ymwneud â chynnydd o £325k mewn gwariant cyfalaf wedi'i wrthbwyso gan ostyngiad o £124k mewn costau gweithredu net.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn a chymeradwyo Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2018-19.

 

 

6.

FFURFLEN FLYNYDDOL / ARCHWILIAD PARTNERIAETH PENSIWN CYMRU 2018/19 pdf eicon PDF 399 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Pwyllgor Ffurflen/Archwiliad Blynyddol 2018/19 Partneriaeth Pensiwn Cymru (PPC) i'w hystyried a'u cymeradwyo.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod cymeradwyaeth derfynol o'r ffurflen flynyddol wedi'i harchwilio a'r adroddiad archwilio ar gyfer 2018/19 wedi'i dirprwyo gan y Cyd-bwyllgor i Bwyllgor Archwilio'r awdurdod cynnal (Cyngor Sir Caerfyrddin) ar gyfer 2018/19 yn unig, oherwydd amseriad cyfarfod nesaf Cyd-bwyllgor Llywodraethu Partneriaeth Pensiwn Cymru.

Nododd y Pwyllgor fod gofyn bod y cyfrifon yn cael eu paratoi ar ffurf ffurflen flynyddol ar gyfer y Cyd-bwyllgorau sydd ag incwm a gwariant o dan £2.5 miliwn. Gan mai costau cyd-lywodraethu oedd £2.3 miliwn ar gyfer 2018/19, paratowyd ffurflen flynyddol ar gyfer Partneriaeth Pensiwn Cymru.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r ffurflen flynyddol wedi'i harchwilio a'r adroddiad archwilio ar gyfer 2018/19 ar gyfer Partneriaeth Pensiwn Cymru.

 

 

7.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Mr Jason Garcia, Sara Leahy, Alison Lewis, Kate Harvard ac Ann Marie Harkin o Swyddfa Archwilio Cymru i'r cyfarfod.

 

 

7.1

ADRODDIADAU LLEOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU. pdf eicon PDF 181 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiadau lleol Swyddfa Archwilio Cymru yngl?n â'r canlynol:

 

·         Adroddiad Gwella Blynyddol – Cyngor Sir Caerfyrddin 2018-19

·         Adolygiad o Drefniadau Rheoli Risg - Cyngor Sir Caerfyrddin

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Adroddiadau Lleol Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

7.2

ADRODDIADAU CENEDLAETHOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU. pdf eicon PDF 181 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Cenedlaethol ynghylch y Gronfa Gofal Integredig, a gafodd ei chyhoeddi'n ddiweddar gan Swyddfa Archwilio Cymru.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Adroddiad Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

8.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2019/20 pdf eicon PDF 373 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn cynnwys:-

 

  • Rhan A (i) adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20;
  • Rhan A (ii) y Matrics Sgorio Argymhellion ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20 ac Adroddiad B - Crynodeb o Adroddiadau Terfynol 2018/19 mewn perthynas â Systemau Ariannol Allweddol (Ebrill 2018 hyd heddiw) a oedd yn cynnwys crynodebau o'r Adroddiadau Archwilio Terfynol gyfer Systemau Allweddol ar gyfer:-
  •  

­   Credydwyr

­   Budd-daliadau Tai

­   Arian Parod a Banc

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

 

 

9.

BLAENRHAGLEN GWAITH PWYLLGOR ARCHWILIO pdf eicon PDF 380 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2019/20.

 

Cynigiwyd y dylid ychwanegu diweddariadau ynghylch cwmnïau hyd braich y Cyngor at y Flaenraglen Waith.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r rhain yn cael eu cynnwys ym Mlaenraglen Waith 2019/20 y Pwyllgor Archwilio fel y gofynnwyd.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

 

9.1       gymeradwyo'r Flaenrhaglen Waith;

 

9.2       cynnwys diweddariadau ynghylch cwmnïau hyd braich Cyngor Sir Caerfyrddin ym Mlaenrhaglen Waith 2019/20 y Pwyllgor Archwilio.

 

 

10.

ADRODDIADAU CYNNYDD

10.1

ADRODDIAD SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU YNGHLYCH GWEITHREDU'R ARGYMHELLION YR ADOLYGIAD O REOLI PERFFORMIAD POBL DIWEDDARIAD - MEDI 2019 pdf eicon PDF 393 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor ddiweddariad ynghylch y cynnydd sy'n cael ei wneud o ran mynd i'r afael â'r 9 argymhelliad a oedd wedi deillio o Adolygiad y Cyngor o Reoli Perfformiad Pobl. Roedd hyn yn cael ei fonitro gan Fwrdd Llywodraethu'r Strategaeth Pobl a oedd wedi'i gadeirio gan y Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant. Roedd y Bwrdd yn gyfrifol am lunio cynllun gweithredu manwl ac roedd gwaith wedi'i wneud i flaenoriaethu'r meysydd hynny a oedd wedi'u hamlygu megis Gwastraff a Hamdden.


 

O ran y diweddariad a roddwyd ar gyfer Argymhelliad 1, codwyd ymholiad ynghylch y ffaith nad oedd y diweddariad wedi cynnwys unrhyw wybodaeth bod yr adolygiad wedi'i gwblhau, a bod hynny'n peri pryder o ran ei natur risg uchel.  Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol – Pobl a Pherfformiad, yn absenoldeb y Cyfarwyddwr Addysg a Gwasanaethau Plant, ei fod yn rhan annatod o'r gr?p risg corfforaethol a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y gr?p hwn yn monitro'r gwaith sy'n cael ei wneud.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

 

10.1.1 dderbyn yr adroddiad a nodi'r cynnydd a oedd yn cael ei wneud

10.1.2 cyflwyno adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor mewn 12 mis.

 

 

10.2

ARCHWILIAD MEWNOL PARC GWLEDIG PENBRE 2018/19 pdf eicon PDF 397 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor adroddiad cryno ynghylch Archwiliad Mewnol 2018/19 o Barc Gwledig Pen-bre, a oedd yn cynnwys canfyddiadau ac argymhellion yr archwiliad.

 

Roedd Cwmpas yr adolygiad a gynhaliwyd yn ymwneud â'r systemau a'r gweithdrefnau sydd ar waith i asesu'r canlynol:

 

·         I ba raddau y mae'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn yr adroddiad Archwilio Mewnol blaenorol wedi'u gweithredu;

·         I ba raddau yr oedd yr incwm a oedd yn ddyledus wedi'i gasglu'n llawn, ei fancio'n brydlon a'i gyfrifo'n gywir yn unol â gofynion Rheolau'r Gweithdrefnau Ariannol;

·         I ba raddau y mae trefniadau digonol ar waith ar gyfer caffael nwyddau, gwasanaethau a'r system rhwystr newydd; ac

·         I ba raddau y mae trefniadau digonol ar waith ar gyfer diogelu asedau'r Awdurdod.

 

Nododd y Pwyllgor fod yr adolygiad wedi arwain at sgôr sicrwydd derbyniol a'r gwelliannau parhaus a nodwyd o ran prosesau gweinyddu yn y Parc.

 

Dywedwyd bod hyfforddiant staff sylweddol wedi'i gynnal ar gyfer gweithdrefnau gweithredol ac ariannol ers i'r strwythur rheoli newydd gael ei roi ar waith, a bod llawer o'r materion archwilio a nodwyd yn flaenorol wedi cael sylw.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

 

10.3

ARCHWILIAD MEWNOL CANOLFAN SGÏO 2018/19 pdf eicon PDF 384 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor adroddiad cryno ynghylch Archwiliad Mewnol 2018/19 y Ganolfan Sgïo ym Mharc Gwledig Pen-bre a oedd yn cynnwys canfyddiadau ac argymhellion yr archwiliad.

 

Mae Parc Gwledig Pen-bre yn cynnwys un o'r atyniadau awyr agored mwyaf poblogaidd yng Nghymru. Mae'r Ganolfan Sgïo yn rhan annatod o lwyddiant y Parc Gwledig, sy'n cynnwys llethr sgïo, rhedfa dobogan, pwynt llogi beiciau a chaffi.

 

Cynhaliwyd adolygiad o'r Ganolfan Sgïo ar y systemau a'r gweithdrefnau sydd ar waith i asesu'r canlynol:

 

·         I ba raddau y mae'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn yr adroddiad Archwilio Mewnol blaenorol wedi'u gweithredu;

·         I ba raddau yr oedd yr incwm a oedd yn ddyledus wedi'i gasglu'n llawn, ei fancio'n brydlon a'i gyfrifo'n gywir yn unol â gofynion Rheoliadau'r Gweithdrefnau Ariannol;

·         I ba raddau y mae trefniadau digonol ar waith ar gyfer caffael nwyddau a gwasanaethau;

·         I ba raddau y mae trefniadau digonol ar waith ar gyfer diogelu asedau'r Awdurdod;

·         I ba raddau yr oedd gwerthu stoc y siop yn gyflawn/dan reolaeth;

·         Bod yr holl staff perthnasol wedi bod yn destun Gwiriad Datgelu a Gwahardd;

·         Bod rotâu staff yn cyd-fynd â'r taflenni amser a gyflwynwyd.

 

Er y dywedwyd bod adolygiad 2018/19 o'r Ganolfan Sgïo wedi arwain at raddfa sicrwydd isel, nododd y Pwyllgor fod yr adolygiad wedi nodi nifer o feysydd, lle'r oedd angen gwneud gwelliannau, yn ymwneud yn bennaf â'r canlynol:

­   Rheolaeth dros fynediad i'r tiliau, cofnodi incwm a chymodi, a chadw arian parod;

­   Cadw dogfennau i roi tystiolaeth o benderfyniadau caffael.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

 

10.3.1 dderbyn yr adroddiad

10.3.2 cyflwyno adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor mewn 6 mis.

 

 

 

11.

SIARTER ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 384 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor Siarter Archwilio Mewnol y Cyngor a ddiweddarwyd i'w hystyried.  Nododd yr Asesiad Ansawdd Allanol, a gynhaliwyd ar Wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor yn 2018, fod angen diweddaru'r Siarter Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

 

Dywedwyd mai'r cam gweithredu y cytunwyd arno i fynd i'r afael â'r argymhelliad hwn oedd y byddai'r Siarter Archwilio Mewnol yn cael ei hadolygu a'i diwygio erbyn mis Medi 2019.

 

Diben y Siarter oedd diffinio'r swyddogaeth Archwilio Mewnol ac esbonio ei phwrpas, ei hawdurdod a'i chyfrifoldebau.

 

Nododd y Pwyllgor fod y Siarter wedi'i llunio yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac y byddai'r Siarter Archwilio Mewnol yn cael ei hadolygu bob dwy flynedd.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol diweddaraf Cyngor Sir Caerfyrddin.

 

 

12.

LLAWLYFR GRANTIAU pdf eicon PDF 430 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor Lawlyfr Grantiau wedi'i ddiweddaru a oedd yn amlinellu fframwaith yr Awdurdod o ran rheoli grantiau, ac a oedd yn cynnwys pedwar cam allweddol o ran datblygu'r prosiect, cynnig arian grant, cyflawni'r prosiect a ariannir drwy grant hyd at ddiwedd y prosiect.

 

Roedd y Llawlyfr Grantiau yn cefnogi Rheolau'r Weithdrefn Ariannol sydd â'r nod o gynorthwyo ac arwain staff. Mae'r Llawlyfr Grantiau yn nodi dull mabwysiedig yr Awdurdod o ddatblygu a chyflawni'r holl brosiectau a ariannir gan grantiau. Mae'n gweithio ar y cyd â Phecyn Cymorth Rheoli Prosiectau'r Awdurdod i ddarparu canllaw hollgynhwysol.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod yr Awdurdod yn cael grantiau gan nifer o ffynonellau cyllido a bod y Llawlyfr Grantiau wedi'i adolygu a'i ddiweddaru'n ddiweddar i adlewyrchu'r gofynion rheoli grantiau presennol, er mwyn bodloni rhwymedigaethau cyffredinol y corff cyllido, prosesau a gweithdrefnau mewnol, a gofynion archwilio.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r Llawlyfr Grantiau wedi'i ddiweddaru.

 

 

13.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I'R PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 357 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y cofnodion canlynol:-

 

·         Cofnodion y Gr?p Llywio Rheoli Risg – 30 Gorffennaf 2019

·         Cofnodion y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol – 13 Mawrth 2019

 

 

14.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 1AF GORFFENNAF, 2019 pdf eicon PDF 352 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2019 gan eu bod yn gywir.