Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Gwener, 22ain Mawrth, 2019 10.00 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Kevin Thomas  01267 224027

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr D.. Cundy, E Schiavone a Mrs J James.

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

3.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL pdf eicon PDF 148 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol. Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2018/19 ynghyd ag Argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol ynghylch systemau allweddol mewn perthynas â'r canlynol:-

 

·         Rheoli’r Trysorlys

·         Credydwyr

·         Y Gyflogres

·         Recriwtio mewn Ysgolion a Chyflogau Athrawon

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

 

Codwyd pryder ynghylch lefel isel y sicrwydd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y cytunwyd ar yr argymhellion. Dywedwyd hefyd nad oedd y sgorio'n adlewyrchu'r archwiliad yn rhesymol a bod y dull sgorio'n cael ei adolygu.

 

Gofynnwyd faint oedd cyfanswm y ffigurau ar gyfer y taliadau dyblyg. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol nad oedd ganddi'r ffigurau wrth law ond y byddai'n eu dosbarthu i'r aelodau.

 

Gofynnwyd a fyddai'r Pwyllgor Archwilio'n cael diweddariad ynghylch rhoi'r argymhellion ar waith. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod system ar waith i fonitro cynnydd drwy'r System Monitro Perfformiad a Gwella (PIMS) ac y byddai adroddiad newydd yn darparu'r manylion am faterion sydd heb eu datrys.

 

Dywedwyd hefyd y byddai crynodeb o'r adroddiadau'n ddefnyddiol.Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y gellid darparu crynodebau gyda'r adroddiadau yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

4.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2019/20 A CHWMPAS Y CYNLLUN AR GYFER 2020-22 pdf eicon PDF 126 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn manylu ar y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 a chwmpas y cynllun ar gyfer 2020/22. Roedd y Cynllun Archwilio wedi ei lunio gan ddefnyddio egwyddorion asesu risg, a chan ystyried newidiadau mewn gwasanaethau. Roedd mabwysiadu rhaglen dreigl dair blynedd yn rhoi sicrwydd bod y trefniadau archwilio yn ddigonol gan ganiatáu hyblygrwydd o ran ymdrin â newidiadau i systemau'r Awdurdod. Roedd y Cynllun yn cymryd y byddai pob un o swyddi'r Adain yn llawn, sef 10 o weithwyr cyfwerth ag amser llawn.

Dywedwyd bod Llesiant Delta Wellbeing Ltd a'r Cwmni Tai yn rhan o'r cynllun archwilio i roi sicrwydd bod offer rheoli cadarn ar waith. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

4.1  cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2019/20;

 

4.2. cadarnhau cwmpas y cynllun ar gyfer 2020/22.

5.

BLAENRAGLEN WAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO pdf eicon PDF 125 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith ar gyfer 2019/20, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.  

6.

PENTREF LLESIANT A GWYDDOR BYWYD LLANELLI pdf eicon PDF 447 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cafodd y Pwyllgor ganlyniadau adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru a'r adolygiad annibynnol ynghylch Pentref Llesiant a Gwyddor Bywyd Llanelli. Roedd yr adroddiadau'n cynnwys:

·         canfyddiadau'r adolygiad cyfreithiol annibynnol a oedd yn asesu cadernid a chydymffurfiaeth mewn perthynas â'r prosesau caffael a llywodraethu;

·         canfyddiadau Adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn asesu rheolaeth yr Awdurdod o ran prosesau, risgiau a threfniadau llywodraethu a diogelu arian cyhoeddus;

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod ymateb Llywodraeth Cymru ac ymateb Llywodraeth y DU i Fargen Ddinesig Bae Abertawe wedi dod i law ynghyd ag Adroddiad yr Adolygiad Mewnol o Drefniadau Llywodraethu Bargen Ddinesig Bae Abertawe Mawrth 2019. Byddai'r ddau o'r rheiny'n mynd i gael eu hystyried gan y Bwrdd Gweithredol a Chyd-bwyllgor Bargen Ddinesig Bae Abertawe ac ar ôl hynny byddent yn cael eu hadrodd yn ffurfiol wrth y Cyngor. 

 

Roedd y canlynol ymhlith y materion/sylwadau a godwyd ynghylch yr adroddiad:

 

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad fod yr adolygiad yn rhoi sylw i'r cyfnod pan ymrwymodd y Cyngor i Gytundeb Cyfyngol ym mis Mai 2018 hyd at 2019 a diwedd y cytundeb.

·         Croesawodd yr aelodau ganfyddiadau'r adolygiad cyfreithiol annibynnol ac adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru.

·         Mynegodd yr aelodau eu siom a'u pryderon bod Adroddiad yr Adolygiad Mewnol o Drefniadau Llywodraethu Bargen Ddinesig Bae Abertawe wedi cael ei gyhoeddi gan y wasg cyn i'r Cyd-bwyllgor gael cyfle i'w ystyried.

·         Mynegwyd pryderon ynghylch capasiti staffio a faint o amser y mae swyddogion Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei dreulio ar waith y Fargen Ddinesig ar y cyfan. Cydnabuwyd gan Gyfarwyddwr y Gwasanaeth Corfforaethol bod staff o dan bwysau a'u bod yn cyflawni dyletswyddau ychwanegol yn ogystal â chyflawni eu swyddi o ddydd i ddydd; ac y byddai'n anodd recriwtio nes bod y cyllid wedi dod i law.

·         Codwyd pryderon ynghylch y pwysau ar y Tîm Cyfathrebu yn sgil ymdrin â materion o ran diffyg ffydd oherwydd adroddiadau anghywir yn y wasg.

·         Gofynnwyd pryd y byddai'r Awdurdod yn debygol o gael y cyllid gan Lywodraeth Cymru gan fod yr Egin bellach wedi'i gwblhau. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y strwythur cyllido'n gymhleth a bod y camau'n cael eu hystyried yn un prosiect. Roedd cyllid Cam 1 mewn perygl nes y byddai Achos Busnes Cam 2 yn cael ei gwblhau.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

7.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL pdf eicon PDF 134 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Gofrestr Risg Gorfforaethol a oedd yn cael ei chadw er mwyn gwerthuso'r risgiau strategol allweddol y mae'r Cyngor yn eu hwynebu.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·       Mewn ymateb i ymholiad ynghylch y ffaith mai un ffactor lliniaru yn unig sy'n gysylltiedig â'r risg o ran tai, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n cyfeirio hyn at reolwr y gwasanaeth priodol er mwyn iddo ei adolygu.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

8.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

8.1

CYNLLUN ARCHWILIO 2019 - CYNGOR SIR CAERFYRDDIN pdf eicon PDF 93 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2019 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin. Nodwyd bod rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd allanol y Cyngor, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2019 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

8.2

CYNLLUN ARCHWILIO 2019 - CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 93 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2019 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Nodwyd bod rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2019 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

8.3

ADRODDIAD LLEOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 98 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Lleol Swyddfa Archwilio Cymru a luniwyd ar ôl gwerthuso dull y Cyngor mewn perthynas â' Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol: Archwiliad: "Dechrau'n Dda - Helpu plant i ddilyn ffyrdd iach o fyw”. Roedd y canfyddiadau wedi nodi bod y Cyngor wedi gweithredu yn unol â'r egwyddor datblygu cynaliadwy wrth sefydlu'r 'cam' ac roedd wedi ystyried yn effeithiol y pum ffordd o weithio yn y camau yr oedd yn eu cymryd i'w gyflawni, h.y.:-

 

·         “Y Tymor Hir - Y pwysigrwydd o gydbwyso anghenion tymor byr gyda'r angen i ddiogelu'r gallu i ddiwallu anghenion tymor hir hefyd;

·         Atal - Gall gweithredu i atal problemau rhag digwydd neu waethygu helpu cyrff cyhoeddus i gyflawni eu hamcanion;

·         Integreiddio - Ystyried sut y gallai amcanion llesiant y corff cyhoeddus effeithio ar bob un o'r nodau llesiant, ar eu hamcanion eraill, neu ar amcanion cyrff cyhoeddus eraill;

·         Cydweithio - Cydweithio ag unrhyw berson arall (neu wahanol rannau o'r corff ei hun) a allai helpu'r corff i gyflawni ei amcanion llesiant;

·         Cynhwysiant - Y pwysigrwydd o gynnwys pobl sydd â diddordeb mewn cyflawni'r nodau llesiant, a sicrhau bod y bobl hynny yn adlewyrchu amrywiaeth yr ardal sy'n cael ei gwasanaethu gan y corff”.

 

Rhoddwyd sylw i'r cwestiynau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:

 

Gofynnwyd beth oedd rôl y Pwyllgor Archwilio o ran monitro'r camau. Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y camau'n cael eu neilltuo o fewn y System Monitro Perfformiad a Gwella (PIMS) ac y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod amdanynt yn flynyddol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

9.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I'R PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 100 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y cofnodion canlynol:-

 

9.1Y Panel Grantiau, 14 Tachwedd 2018;

 

9.2Y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol, 21 Ionawr 2019.

10.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 14EG RHAGFYR 2018 pdf eicon PDF 238 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2018 gan eu bod yn gywir.