Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd G. Morgan.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18. Nodwyd bod Rhan A(i) yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a bod Rhan A (ii) yn darparu argymhellion y matrics sgorio. 

Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol 2017/18 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2017 hyd y presennol) a oedd yn cynnwys:-

• Y Gyflogres
• Cyflogau Athrawon
• Bancio

Mewn perthynas â Rhan C yr adroddiad, nododd y Pwyllgor nad oedd yna unrhyw faterion sylfaenol i adrodd amdanynt. 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Mynegwyd pryder ynghylch y trefniadau â phartneriaid allanol a'r effaith bosibl ar lwyth gwaith y tîm archwilio mewnol o ddydd i ddydd.  Rhoddodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol sicrwydd i'r Pwyllgor, er bod y gwaith ar y cyd â Chyngor Sir Ceredigion yn gydgytundeb â Chyfarwyddwyr Gwasanaeth, roedd y gwaith gyda Chyngor Abertawe a Chyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn drefniant unwaith yn unig.  Yn ogystal, esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y bu rhywfaint o oedi cyn sefydlu'r trefniadau cydweithio â Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn cael ei derbyn at ddibenion monitro.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19 a'r hyn a gynllunnid ar gyfer 2019/21. Roedd y Cynllun Archwilio wedi ei lunio gan ddefnyddio egwyddorion asesu risg, gan gymryd i ystyriaeth newidiadau mewn gwasanaethau.  Roedd mabwysiadu rhaglen dreigl dair blynedd yn rhoi sicrwydd bod y trefniadau archwilio yn ddigonol gan ganiatáu, ar yr un pryd, hyblygrwydd o ran ymdrin â newidiadau yn systemau'r Awdurdod. Roedd y Cynllun yn cymryd y byddai pob un o swyddi'r Adain wedi'i llenwi, sef 9.4 o weithwyr cyfwerth ag amser llawn.

Eglurodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i'r Pwyllgor mai'r bwriad oedd anfon holiadur cynhwysfawr at bob ysgol yn Sir Gaerfyrddin eleni, i gael gwybodaeth am eu trefniadau presennol ac i ddarparu tystiolaeth.  Er y byddai ymweliadau ag ysgolion yn parhau i gael eu cynnal, byddai'r wybodaeth a gesglir yn galluogi'r Tîm Archwilio i nodi ysgolion risg uchel a chyfeirio eu hadnoddau yn unol â hynny gan ddarparu archwiliad o safon well.  Ychwanegodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'n croesawu sylwadau ac adborth y Pwyllgor ynghylch y ffordd newydd hon o weithio.

Mewn ymateb i ymholiad ynghylch cymorth i ysgolion, nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r tîm Archwilio ar gael i gefnogi ysgolion a byddai dolennu yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol yn cael eu darparu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

4.1   cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol blynyddol ar gyfer 2018/19;

4.2.  cadarnhau'r trefniadau a gynllunnid ar gyfer 2019/21.    

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Flaenraglen Waith ar gyfer 2017/18, a nodai'r eitemau i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfodydd oedd wedi'u trefnu ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y Diwrnod Datblygu Archwilio a gynhaliwyd y llynedd yn llawn gwybodaeth ac yn fuddiol i aelodau'r Pwyllgor. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.  

[SYLWER: Roedd y Cynghorydd T. Higgins wedi datgan buddiant personol yn yr eitem hon].

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a fanylai ar y camau oedd wedi'u  cymryd i roi Cynllun Gweithredu y Cyfleusterau Arfordirol ar waith. Roedd yr adroddiad cynnydd chwarterol yn crynhoi'r gwaith a wnaed gan Dîm y Cyfleusterau Arfordirol er mwyn dal ati i wella ei brosesau.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Mewn ymateb i ymholiad a wnaed ynghylch y system rhwystr newydd ar gyfer Parc Gwledig Pen-bre, nododd yr Uwch-reolwr Hamdden Awyr Agored fod angen rhoi system Wi-Fi newydd a mwy cadarn ar waith cyn gosod y system rhwystr. Mae'r tendr ar gyfer y system Wi-Fi wedi'i gwblhau bellach ac yn cael ei gosod ar hyn o bryd. O ganlyniad i hyn, ni fydd y system rhwystr newydd yn cael ei rhoi ar waith tan yn ddiweddarach yn 2018.

Ynghylch Argymhelliad 7, gofynnwyd am sicrwydd y byddai ymweliadau annisgwyl i gyflawni gwaith mantoli tiliau a swyddogaethau archwilio eraill yn parhau i ddigwydd.  Cadarnhaodd y Pennaeth Hamdden y byddai'r ymweliadau annisgwyl yn parhau a byddai'r unigolyn sy'n ymdrin ag arian parod hefyd yn rhan o'r broses.

Yn ogystal, nododd y Pennaeth Hamdden fod y contract ar gyfer y system rhwystr wedi cael ei ddrafftio a rhagwelwyd y byddai'n cael ei gymeradwyo erbyn diwedd mis Mai 2018.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Cafodd y Pwyllgor y Gofrestr Risg Gorfforaethol i'w hystyried, yn dilyn yr Asesiad Corfforaethol gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r argymhelliad y dylid rhannu'r Gofrestr â'r Pwyllgor Archwilio. 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Cyfeiriwyd at ddwy risg yn yr adroddiad lle roedd gwybodaeth ar goll.  Er mwyn galluogi aelodau'r Pwyllgor i wneud penderfyniadau gwybodus ynghylch y risgiau, gofynnwyd am y wybodaeth honno.  Cytunodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod y wybodaeth yn bwysig ac er mwyn galluogi'r Pwyllgor i herio'r swyddogion perthnasol, awgrymwyd darparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau dan sylw mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

Cytunodd y Pwyllgor y byddai hyn yn fuddiol ac felly gofynnwyd am gael y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddogion am y risgiau sy'n ymwneud â 'Darparu Trefniadau Diogelu Effeithiol' a 'Rheoli'r Galw am Ofal Cymdeithasol yn effeithiol' yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor. 

Yn ogystal, gofynnodd y Pwyllgor am i'r Swyddogion ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau sy'n ymwneud â 'Chyflawni Strategaeth Rheoli Gwastraff yr Awdurdod' a 'Sicrhau bod yr Awdurdod yn rheoli ei adnoddau ariannol yn effeithiol...' i'r Pwyllgor mewn 6 mis.

Mewn ymateb i ymholiad ynghylch lleihau'r sgôr risg ar gyfer 'sicrhau bod pobl yn cael ei rheoli'n effeithiol', nododd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod hyn o ganlyniad i ddull adrodd gwell a byddid yn mynd ati i gael y wybodaeth hon drwy gyfarfodydd y Pwyllgor Craffu.  Yn ogystal, roedd y Bwrdd Her i Aelodau a Swyddogion, a sefydlwyd yn 2017, hefyd wedi cyfrannu at leihau'r sgôr risg.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

7.1      derbyn yr adroddiad;

7.2      bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau
canlynol yn y cyfarfod nesaf:-

·         CR20170010 - Darparu Trefniadau Diogelu Effeithiol i
oedolion a phlant agored i niwed;

·         CR20170017 – Rheoli'r galw am Ofal Cymdeithasol yn effeithiol.

7.3        bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y risgiau canlynol mewn 6 mis:-

·         CR20170004 – Sicrhau bod yr Awdurdod yn rheoli ei
adnoddau ariannol yn effeithiol ac yn ymateb i'r heriau
ynghylch y gostyngiad yn y cyllid;

·         CR20170016 – Cyflawni Strategaeth Rheoli Gwastraff yr Awdurdod.

7.4       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad pellach ar yGofrestr Risg Gorfforaethol mewn 6 mis.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth ddiweddaraf am y gwasanaethau ariannol, sy'n nodi'r newidiadau yn yr amserlen i gyrff llywodraeth leol baratoi a chyflwyno eu Datganiad Cyfrifon.

Nododd y Pwyllgor fod y cyfnod rhybudd a roddwyd ar gyfer y newid hwn yn rhoi'r cyfle i baratoi'n well er mwyn bodloni'r dyddiadau cau.  Er nad yw'n orfodol, byddai'r Cyngor yn gweithio tuag at gwblhau Datganiad Cyfrifon 2017/18 erbyn 15 Mehefin, sef y dyddiad rheoleiddiol ar gyfer 2018/19 cyn y dyddiad diwygiedig sef 31 Mai ar gyfer cyfrifon 2020/21.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia, Mrs K. Havard
 a Ms A. Lewis o Swyddfa Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad oedd wedi'i wneud/yn mynd i gael ei wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2018 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.  Mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd allanol y Cyngor, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2018 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Cynllun Archwilio 2018 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.  Mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol, fel archwilydd Cronfa Bensiwn Dyfed, gyflawni ei ddyletswyddau a'i rwymedigaethau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, ac roedd y cynllun yn nodi'r gwaith oedd i'w wneud er mwyn cyflawni'r cyfrifoldebau hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Cynllun Archwilio 2018 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dyfed.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch Sut mae Llywodraeth Leol yn Rheoli Galw - Digartrefedd ac Addasiadau Tai.

Gofynnwyd cwestiwn ynghylch sut y mae'r cynnydd o ran gwelliant mewn perthynas â'r argymhellion a nodwyd yn cael eu cofnodi a'u monitro ar hyn o bryd.  Cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adran perfformio yn rheoli'r gwaith o gofnodi'r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd ar hyn o bryd.  Rhoddodd Mr Garcia sicrwydd i'r Pwyllgor bod y broses o fonitro cynnydd yn arfer safonol a bod yr Awdurdodau Lleol yn cael eu hannog i ddilyn argymhellion, yn enwedig os cafodd risg ei nodi.

Awgrymwyd bod y cynnydd ar yr argymhellion ar gyfer gwelliant yn
cael ei gynnwys yn y Flaenraglen Waith.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:-

9.2.1      derbyn yr adroddiad ar Sut mae Llywodraeth Leol yn Rheoli Galw - Digartrefedd;

9.2.2      bod yr adroddiad ar Addasiadau Tai yn cael ei dderbyn;

9.2.3      bod y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd ar yr argymhellion a nodwyd ar gyfer gwelliant yn cael ei chynnwys ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y cofnodion canlynol yn cael eu derbyn:-

• Y Gr?p Llywio Rheoli Risg - 8 Ionawr, 2018;
• Y Panel Grantiau - 14 Chwefror, 2018;
• Y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr, 2017.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr, 2017 gan eu bod yn gywir.