Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Gwener, 14eg Rhagfyr, 2018 10.00 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Janine Owen  01267 224470

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd E.G. Thomas, a oedd yn bresennol mewn cyfarfod arall.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

 

3.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2018/19 pdf eicon PDF 128 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol.

 

Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2018/19 ynghyd ag Argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau ar gyfer 2017/18 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2017 hyd y presennol).

 

Codwyd y cwestiynau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod 10 diwrnod wedi'u neilltuo ar gyfer archwilio'r Fargen Ddinesig a'r Ganolfan Lesiant a gofynnwyd i'r swyddogion sut y bydd hyn yn cyd-fynd â'r gwaith sy'n cael ei wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adain Archwilio Mewnol yn ymwybodol iawn o'r gwaith a wneir gan Swyddfa Archwilio Cymru ac felly'n sicrhau na fydd gorgyffwrdd.  Nid yw Adrannau am i ddau set o Archwilwyr weithio ar yr un pryd.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y gwaith a wneir gan Swyddfa Archwilio Cymru yn benodol iawn, ond bydd adolygiad yr adain Archwilio Mewnol yn llawer mwy seiliedig ar systemau;

·         Cyfeiriwyd at y newid yn y ffordd y mae ysgolion yn cael eu harchwilio a'r ffaith bod angen i ysgolion gwblhau holiadur erbyn hyn.  Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr adain Archwilio Mewnol wedi newid ei hymagwedd a'i bod wedi cyflwyno adolygiadau thematig, ac mai gwarged a diffyg ariannol yw un o'r rheiny.  Anfonwyd yr holiaduron i'r ysgolion er mwyn cael gwybod am eu sefyllfaoedd presennol a byddant yn amlygu unrhyw feysydd sy'n peri pryder, a fydd wedyn yn cyflymu'r penderfyniad ynghylch yr ysgolion i ymweld â hwy. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

 

 

4.

BLAENRHAGLEN GWAITH PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 125 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried ei Flaenraglen Waith Flynyddol ar gyfer 2018/19 a oedd yn manylu ar yr adroddiadau i'w cyflwyno a'u hystyried mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. 

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

 

 

5.

PROTOCOL ADRODD AC UWCHGYFEIRIO ARCHWILIAD MEWNOL pdf eicon PDF 133 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y fersiwn drafft o'r Adolygiad Archwilio Mewnol a'r Protocol Uwchgyfeirio. 

 

Mae'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn gyfrifol am Wasanaeth Archwilio Mewnol yr Awdurdod.  Pan gynhelir arolygiadau Archwilio Mewnol ar swyddogaethau y mae'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn bennaeth arnynt, mae'n bosibl y bydd gwrthdaro buddiannau o ran y llinellau atebolrwydd.

 

Mae'r adain Archwilio Mewnol yn gweithio yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2013.  Mae'r safonau proffesiynol yn mynnu bod yr adain Archwilio Mewnol yn annibynnol o'r rheolwyr a'r gweithgareddau y mae'n eu harchwilio.  Mae hyn yn hanfodol er mwyn i'r adain Archwilio Mewnol weithredu'n briodol a rhoi cyngor diduedd i reolwyr. Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn gofyn bod Archwilwyr Mewnol yn cydymffurfio â chôd moeseg. Dyma'r pedair egwyddor a nodir ganddo:

 

- gonestrwydd;

- gwrthrychedd;

- cyfrinachedd; a

- cymhwysedd.

 

Mae'r fersiwn ddrafft o'r protocol yn pennu'r broses adrodd yn y tîm Archwilio Mewnol a dylai'r broses uwchgyfeirio ddilynol petai gwrthdaro buddiant yn codi, ac felly mae'n sicrhau y cydymffurfir â'r côd moeseg bob amser.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo'r fersiwn ddrafft o Brotocol Adrodd a Uwchgyfeirio'r adain Archwilio Mewnol.

 

6.

ARCHWILIAD MEWNOL CANOLFAN HAMDDEN LLANELLI 2017/18 pdf eicon PDF 125 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Atgoffwyd y Pwyllgor ei fod, yn ei gyfarfod ar 28 Medi 2018, wedi ystyried adroddiad a roddai grynodeb o'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd sydd wedi'i wneud hyd yn hyn gan Dîm Rheoli Canolfan Hamdden Llanelli i wella'i brosesau yn dilyn Crynodeb o Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 15 Rhagfyr 2017. Roedd y crynodeb hwnnw ar sail canfyddiadau adroddiad ehangach yn 2016/17.  

 

Nododd y Pwyllgor fod adroddiad Archwilio Mewnol mwy diweddar wedi'i wneud yn y cyfleuster a gofynnodd i ddiweddariad pellach a gwblhawyd ym mis Awst 2018, sy'n manylu ar Archwilio Mewnol 2017/18, gael ei gyflwyno yn y cyfarfod heddiw. 

 

Codwyd y mater canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod yr adolygiad wedi nodi bod un wedi llwyddo heb fod yn destun gwiriad DBS a gofynnwyd i'r swyddogion a oedd hyn wedi'i unioni gan yr adran cyn gynted â phosibl.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor yr aethpwyd i'r afael â'r mater hwn ar unwaith.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

7.

ADRODDIADAU CYNNYDD:-

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiadau cynnydd canlynol:-

 

7.1

CEFNOGI POBL pdf eicon PDF 122 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad diweddaru a oedd yn crynhoi'r gwaith a wnaed hyd yn hyn gan y Tîm Cefnogi Pobl i barhau i wella ei brosesau rheoli grantiau a chontractau fel y nodir yn yr Archwiliad Mewnol o Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2016/17.

 

Nodwyd bod cynnydd da'n cael ei wneud ac y bydd yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

7.1.1    bod y cynnydd a wnaed yn y Cynllun Gweithredu Cefnogi Pobl yn cael ei nodi;

7.1.2    bod y Pwyllgor yn cael diweddariad ymhen 6 mis gan archwiliad yn hytrach na safbwynt yr adran.

 

7.2

ADRODDIAD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU YNGLYN Â'R COMISIYNU GWASANAETHAU LLETY I OEDOLION AG ANABLEDDAU DYSGU YN STRATEGOL (MAI 2018) pdf eicon PDF 182 KB

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa'r Awdurdod mewn perthynas â'r argymhellion yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch Comisiynu Strategol y Gwasanaethau Llety ar gyfer Oedolion ag Anableddau Dysgu, a ystyriwyd gan y Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2018.

 

Nodwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei ddefnyddio fel sail ar gyfer datblygu cynllun cynaliadwy o ran llety ar gyfer oedolion ag anableddau dysgu yn Sir Gaerfyrddin ac estyn y gwaith hwn i'r maes iechyd meddwl. 

 

Mae lleihau nifer y bobl yng ngofal preswyl a chomisiynu ystod o opsiynau o ran llety er mwyn gwella'r canlyniadau ar gyfer unigolion yn flaenoriaeth i'r is-adran iechyd meddwl/anableddau dysgu.

 

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at wall argraffu yn yr adroddiad a nodwyd y dylai brawddeg olaf paragraff 5 ar dudalen 61 ddarllen "Whilst this document will be available in the Spring..."

 

Gwnaed y sylwadau canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Cyfeiriwyd at y ffaith bod y brif swyddogaeth wedi'i chynnwys ym maes gorchwyl y Pwyllgor Craffu - Gofal Cymdeithasol ac Iechyd.  Prif broblem y Pwyllgor Archwilio yw cost y gwasanaethau hyn yn y gyllideb a gofynnwyd i'r swyddogion sut y gallai'r Pwyllgor fod yn fodlon bod yr arian sy'n cael ei wario'n cael ei wario'n gywir, o ystyried bod yna amrywiadau enfawr.  Teimlwyd y dylid pwysleisio i'r Pwyllgor Craffu - Gofal Cymdeithasol ac Iechyd gynyddu'r ffocws ar y maes hwn, yn enwedig o ystyried y gwariant ar bobl sy'n defnyddio'r gwasanaethau yn Sir Gaerfyrddin.  Dywedodd y Pennaeth Iechyd Meddwl ac Anableddau Dysgu wrth y Pwyllgor ei fod yn her ac mai'r unig ffordd o ymdrin ag ef yw datblygu'r farchnad a darparu ystod o opsiynau o ran tai sy'n fwy cost effeithiol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

7.2.1    bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

7.2.2   bod y Pwyllgor yn cael adroddiad diweddaru pellach ymhen chwe mis.

 

8.

CYNNYDD O RAN ARGYMHELLION YR ADRODDIAD RHEOLEIDDIO pdf eicon PDF 171 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn amlinellu'r cynnydd a wnaed o ran argymhellion yr adroddiad rheoleiddiol.  Bydd yr argymhellion yn cael eu monitro a'u cofnodi bob chwarter ar gyfer y Pwyllgor Craffu. 

 

Codwyd y cwestiynau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Pan ofynnwyd sut y dywedir bod rhai o'r argymhellion yn cyrraedd y targed er nad yw'r targed yn berthnasol tan y flwyddyn nesaf, rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor bod yr argymhelliad yn cyrraedd y targed gan nad oes rheswm dros gredu y byddai unrhyw beth yn atal hynny rhag digwydd;

·         Pwysleisiwyd pa mor bwysig yw adrodd ar sail eithriadau gan yr ystyriwyd bod hyn yn hanfodol er mwyn i'r Pwyllgor ystyried yr argymhellion hynny nad ydynt yn cyrraedd y targed, fodd bynnag, roedd yn ddefnyddiol iawn i ystyried adroddiad a oedd yn cynnwys yr holl wybodaeth, gan gynnwys yr argymhellion hynny sy'n cyrraedd y targed, gan fod hyn wedi rhoi'r darlun llawn i'r Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

8.1       bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn;

 

8.2       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad cynnydd pellach ymhen 12 mis.

 

9.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

Cofnodion:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.
</AI9><AI10>

 

 

9.1

CYNGOR SIR GAERFYRDDIN DIWEDDARIAD PWYLLGOR ARCHWILIO - RHAGFYR 2018 pdf eicon PDF 69 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad oedd wedi'i wneud/yn mynd i gael ei wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru fel y pennir ym mis Rhagfyr 2018.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

9.2

LLYTHYR ARCHWILIO BLYNYDDOL CYNGOR SIR GAERFYRDDIN pdf eicon PDF 122 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Llythyr Archwiliad Blynyddol 2017/18 a baratowyd gan yr Archwilydd Cyffredinol yn unol â'i gyfrifoldebau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

 

Roedd y Llythyr Archwiliad Blynyddol yn ymdrin â'r gwaith a oedd wedi'i wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru ers cyhoeddi'r llythyr diwethaf ac yr oedd yn crynhoi'r negeseuon allweddol yn sgil y gwaith a wnaed i gyflawni cyfrifoldebau'r Archwilydd Cyffredinol a'r hyn yr oedd yn ystyried y dylid eu dwyn i sylw'r Awdurdod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

 

9.3

ADRODDIADAU CENEDLAETHOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 131 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad cenedlaethol canlynol gan Swyddfa Archwilio Cymru:-

 

- Rheoli Effaith Brexit ar y Rhaglen Datblygu Gwledig yng

 Nghymru

 

Rhoddwyd gwybod hefyd i'r Pwyllgor fod yr adroddiadau cenedlaethol canlynol wedi cael eu cyhoeddi'n ddiweddar a'u bod ar gael ar-lein:-

 

- Rheoli Gwastraff yng Nghymru: Ailgylchu Gwastraff Trefol

- Gwasanaethau Llywodraeth Leol i Gymunedau Gwledig

- Darparu Gwasanaethau Llywodraeth Leol i Gymunedau Gwledig: Cymuned

Trosglwyddo Asedau

- Y Fenter Twyll Genedlaethol yng Nghymru 2016-18

- Caffael Gwasanaeth Digonol i Drin Gwastraff Gweddilliol a Gwastraff Bwyd

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad cenedlaethol ynghylch Rheoli Effaith Brexit ar y Rhaglen Datblygu Gwledig yng Nghymru.

 

 

 

 

 

 

10.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL I'R PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 123 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn cofnodion y Panel Grantiau a gynhaliwyd ar 19 Medi 2018 a'r Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd 2018.

 

 

11.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 28 MEDI 2018 pdf eicon PDF 268 KB

Cofnodion:

Nodwyd y dylai enw Caroline Powell, y Prif Archwilydd, fod wedi'i gynnwys yn y rhestr o'r swyddogion a oedd yn bresennol yn y cyfarfod diwethaf.

 

Cyfeiriwyd at gofnod 11 a'r bwriad i gynnal sesiwn anffurfiol ar gyfer aelodau'r Pwyllgor Archwilio ynghylch canfyddiadau adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar "Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio" a nodwyd y cynhaliwyd y sesiwn hon ym mis Hydref.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Medi 2018, gan eu bod yn gywir, yn amodol ar gynnwys y newid uchod i'r rhestr o'r rheiny a oedd yn bresennol.