Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Gwener, 13eg Gorffennaf, 2018 10.30 yb

Lleoliad: Siambr, Neuadd Y Sir - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Michelle Evans Thomas  01267 224470

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd G. John.

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Y Cynghorydd/Aelod Pleidleisio Allanol

Rhif y Cofnod

Y Math o Fuddiant

Mrs J. James

13 - Datganiad Cyfrifon 2017-2018

Ymddiriedolwr Gardd Fotaneg Genedlaethol Cymru - Benthyciad ar y Datganiad Cyfrifon

 

 

 

 

3.

PENODI CADEIRYDD AR GYFER BLWYDDYN Y CYNGOR 2018/19

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOLbenodi'r Cynghorydd T. Higgins yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y Cyngor 2018/2019.

 

4.

PENODI IS-GADEIRYDD AR GYFER BLWYDDYN Y CYNGOR 2018/19.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL benodi'r Cynghorydd G.Morgan yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn y Cyngor 2018/2019.

 

5.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 & 2018/19 pdf eicon PDF 148 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu'r Cynllun Archwilio Mewnol. Nodwyd bod Rhan A yn darparu adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a 2018/19 ynghyd ag Argymhellion Matrics Sgorio. Roedd Rhan B yn grynodeb o adroddiadau terfynol wedi'u cwblhau ar gyfer 2017/18 ynghylch y prif systemau ariannol (Ebrill 2017 hyd y presennol). Roedd Rhan C yn ymwneud ag adolygiadau o systemau eraill ac Archwiliadau Sefydliadau.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

·        O ran Cynllun 17/18, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod 90% ohono wedi'i gyflawni erbyn diwedd mis Mawrth 2018, a bod y rhesymau dros beidio â chyflawni'r 10% sydd ar ôl yn cynnwys nifer o ffactorau. Roedd y rheiny'n cynnwys colled o 28% o ran diwrnodau cynhyrchu o gymharu â cholled o 7% ar Gynllun 16/17, swyddi gwag ac absenoldeb mamolaeth. O ran Cynllun 18/19, roedd yn cyflawni 4.8% o gymharu â tharged o 5%. Mynegodd ei gwerthfawrogiad i staff yr Uned Archwilio am eu hymrwymiad a'u diwydrwydd.

O ganlyniad i'r uchod, bu'r Pwyllgor yn ystyried awgrym ynghylch lleihau targed yr Is-adran o 90% i 80% oherwydd anawsterau parhaus o ran staffio. Fodd bynnag, y barn oedd y dylai'r targed aros yn 90% ar hyn o bryd, ac y dylid osgoi ei leihau nes bod yr holl ddulliau o fynd i'r afael â'r materion staffio wedi'u harchwilio.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch y 125 diwrnod o waith a wnaed ar gyfer Awdurdod Tân Canolbarth a Gorllewin Cymru a Chyngor Sir Ceredigion, cafodd y Pwyllgor ei sicrhau fod adnoddau ychwanegol wedi bod ar gael drwy secondiad i wneud y gwaith hwnnw.

·        O ran cyflawni 90% o Gynllun 17/18, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod yr Uned wedi gwneud gwaith ymchwilio ychwanegol annisgwyl yn ogystal â hynny a'i bod wedi bodloni ei Chytundebau Lefel Gwasanaeth gyda'r Awdurdod Tân a Chyngor Sir Ceredigion. O ganlyniad, roedd yr Uned wedi cyflawni cynhyrchiant o 104% yn gyffredinol o holl ddiwrnodau'r cynllun archwilio fel canran o ddiwrnodau'r cynllun cymeradwy.

·        Cyfeiriwyd at ganran yr archwiliadau a gyflawnwyd yn unol â'r Cynllun, ac atgoffwyd y Pwyllgor mai ar ansawdd oedd y pwyslais, yn hytrach na chanran yr archwiliadau a gynhelir. Roedd yr ansawdd hwnnw'n hanfodol i alluogi'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i ddarparu Barn Archwilio ynghylch y Cyngor a sicrhau bod unrhyw risgiau uchel yn cael sylw ac yn cael eu rheoli.

·        Cyfeiriwyd at Adroddiad C a'r adolygiad o Reoli Eiddo. Cafodd y Pwyllgor ei sicrhau nad oedd y Cyngor wedi colli refeniw o ganlyniad i ganfyddiadau'r Archwiliad Mewnol. Yn sgil y canfyddiadau hynny, cynhaliwyd adolygiad o'r systemau rheoli eiddo ac roedd polisi newydd yn cael ei lunio i gael ei fabwysiadu drwy broses wleidyddol y Cyngor. Os caiff ei fabwysiadu, byddai hynny'n amodol ar fonitro cydymffurfiaeth yn rheolaidd.

O ganlyniad i'r uchod, awgrymwyd bod adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ynghylch y polisi newydd a'i fod yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

6.

ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWYLIAD MEWNOL 2017/18 pdf eicon PDF 124 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol, a luniwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), a oedd yn rhoi barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli'r Cyngor am y flwyddyn Ebrill 2017 hyd at fis Mawrth 2018, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2017/18, fel y cytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio.

Nododd y Pwyllgor fod y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o'r farn fod gan yr Awdurdod, ar y cyfan, amgylchedd rheoli digonol ac effeithiol ar waith. Roedd trefniadau llywodraethu clir sydd â chyfrifoldebau rheoli a strwythurau pwyllgor pendant ar waith. Roedd rheoli risg a'r fframwaith rheoli yn gadarn ar y cyfan ac yn cael eu gweithredu'n eithaf cyson.  Roedd gan yr Awdurdod Gyfansoddiad sefydledig, ac roedd wedi datblygu polisïau a chymeradwyo Rheolau Gweithdrefn Ariannol a roddai gyngor ac arweiniad i'r holl staff ac aelodau.  O ganlyniad, roedd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn fodlon fod gwaith sicrwydd digonol wedi ei gyflawni i'w galluogi i ddod i gasgliad rhesymol ynghylch digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol yr Awdurdod.  Lle bo unrhyw wendidau wedi eu nodi drwy adolygiad archwilio mewnol, gwnaed gwaith gyda'r rheolwyr i gytuno ar gamau unioni priodol ac amserlen ar gyfer gwella.

Cyfeiriwyd at annibyniaeth y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol o ran Archwiliad Mewnol yr Awdurdod, a gofynnwyd a allai'r Adroddiad Blynyddol adlewyrchu'r annibyniaeth honno. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r adroddiad yn cael ei ddiwygio'n unol â hynny. Hefyd, cyfeiriodd at yr annibyniaeth honno mewn perthynas ag unrhyw archwiliadau a gynhelir mewn gwasanaethau y mae'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn gyfrifol amdanynt. Dywedodd fod protocol wedi'i lunio o ystyried hynny a fyddai'n cael ei gyflwyno i'w ystyried yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.

O ganlyniad i'r uchod, cyfeiriodd y Cyfarwyddwr at Wasanaeth Budd-daliadau'r Cyngor, a gafodd ei gynnwys ym maes gorchwyl y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol. Cadarnhaodd fod Rheolwr y Gwasanaethau Refeniw yn adrodd wrtho ar hyn o bryd ac y byddai'r trefniadau hynny'n parhau ar ôl ymddeoliad y Rheolwr maes o law.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

6.1

dderbyn yr adroddiad, yn unol â'r gofynion statudol,

6.2

bod y protocol a luniwyd ar gyfer archwilio gwasanaethau y mae'r Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol yn gyfrifol amdanynt yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.

 

7.

BLAENRHAGLEN GWAITH Y PWYLLGOR ARCHWILIO pdf eicon PDF 125 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor ei Flaenraglen Waith ar gyfer blwyddyn y cyngor 2018/19.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·        Cyfeiriodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at yr adroddiad cynnydd ynghylch gwireddu argymhellion yr archwiliadau mewnol a ddisgwylir ar gyfer mis Mawrth 2019, a dywedodd y byddai'n cael ei baratoi ynghylch yr argymhellion na chafodd eu mabwysiadu'n unig, ar sail eithriad.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch yr amserlen ar gyfer cyflwyno adroddiadau ar y Weithred Tendr Unigol a'r Astudiaeth Llywodraeth Leol - y Gronfa Gofal Canolraddol, cadarnhawyd y byddai'r adroddiad ynghylch y Gronfa Gofal Canolraddol yn cael ei gyflwyno pan fyddai'n barod. Byddai unrhyw adroddiad ynghylch Gweithred Tendr Unigol yn cael ei gyflwyno yn unol â'r angen.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL gymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19.

8.

ASESIAD ALLANOL O ARCHWILIAD MEWNOL pdf eicon PDF 126 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Asesiad Allanol o Archwiliad Mewnol yr Awdurdod a gynhaliwyd yn unol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a oedd yn gofyn am asesiad allanol o wasanaethau archwilio mewnol awdurdod lleol o leiaf unwaith bob pum mlynedd gan adolygydd cymwys ac annibynnol o'r tu allan i'r sefydliad.

 

Nododd y Pwyllgor fod y Safonau'n caniatáu dau ddull posibl o asesu allanol h.y. asesiad allanol llawn neu hunanasesiad mewnol sy'n cael ei ddilysu gan adolygydd allanol. Roedd Sir Gaerfyrddin wedi mabwysiadu'r dull o hunanasesu mewnol, a oedd wedi canfod bod yr Awdurdod yn cydymffurfio â 34 (76%) o ofynion y Safonau yn gyffredinol, yn cydymffurfio'n rhannol â 10 (22%) ac roedd 1 (2%) yn amherthnasol. O ganlyniad, cytunwyd bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor yn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn gyffredinol ac ystyriwyd nad oedd effaith sylweddol yn sgil y diffyg cydymffurfiaeth rhannol. Yn gyffredinol, ystyriwyd bod yr Archwiliad Mewnol yn cydymffurfio â'r Safonau yn yr holl feysydd pwysig ac y'i cynhaliwyd yn annibynnol ac yn wrthrychol.

 

Cyfeiriwyd at y Cynllun Gweithredu a oedd wedi'i atodi i'r adroddiad, a gofynnwyd am eglurhad ynghylch pwy fyddai'n gyfrifol am ei fonitro gan y mynegwyd barn na ddylai hyn gael ei wneud gan yr Awdurdod. Cadarnhawyd y byddai'r mater yn cael ei godi gyda Gr?p Prif Archwilwyr Cymru.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

9.

DIWEDDARIAD AR CEFNOGI POBL pdf eicon PDF 122 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â Chofnod 6 o'i gyfarfod ar 6 Ionawr 2017, derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad cynnydd chwemisol ar Gynllun Gweithredu y Gwasanaeth Cefnogi Pobl, a oedd yn crynhoi'r gwaith oedd wedi ei wneud hyd yn hyn i gyflawni gwelliannau  yn y prosesau grant a rheoli contractau, fel y nodwyd yn Archwiliad Mewnol 2015/16 o Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16.  Nodwyd bod cynnydd da yn cael ei wneud o ran y cynllun gweithredu a oedd yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl, dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·        Cyfeiriwyd at dudalen 69 yr adroddiad a gofynnwyd am eglurhad ynghylch a oedd Llywodraeth Cymru wedi ymateb i ganfyddiadau ei Phwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ynghylch gweinyddu'r Grant yn well, a gyhoeddwyd ym mis Mai 2018. Cadarnhawyd bod Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi ei hymateb ar 2 Gorffennaf a derbyniwyd rhai o'r pwyntiau a godwyd ond nid pob un ohonynt. Roedd yr ymateb hwnnw wedi cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar 6 Gorffennaf 2018.

·        Atgoffwyd y Pwyllgor ei fod wedi gofyn am adroddiad ynghylch y rheoliadau caffael a chydymffurfiaeth yr Awdurdod â hwy, yn ei gyfarfod ar 15 Rhagfyr 2017. Gofynnwyd am eglurhad ynghylch y sefyllfa bresennol.

Cadarnhaodd y Swyddog Caffael a Chontractio fod yr Awdurdod, ynghyd â'i bartneriaid perthnasol, yn gweithio'n ddiflino drwy'r materion a nodwyd er mwyn sicrhau bod anghenion cleientiaid yn cael eu diwallu ac roedd hefyd yn datblygu cynlluniau gweithredu cysylltiedig. Er enghraifft, roedd gwasanaeth cyflawni newydd wedi'i ddatblygu o ran y Strategaeth Cam-drin Domestig a fyddai'n destun proses dendro cyn bo hir. Roedd gwaith yn cael ei wneud hefyd ar yr holl brosiectau er mwyn sicrhau gwerth am arian ac ystyried a ddylid eu hail-dendro neu eu digomisiynu gan nad ydynt yn diwallu anghenion y cleientiaid erbyn hyn.

·        Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Swyddog Caffael a Chontractio fod yr Awdurdod yn cydymffurfio â nifer o'r gweithdrefnau ac o ran y diffyg cydymffurfiaeth, roedd gwaith yn cael ei wneud ar y contractau penodol hynny i sicrhau cydymffurfiaeth yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

6.1

dderbyn yr adroddiad;

6.2

bod yr adroddiad cynnydd chwemisol nesaf yn cynnwys cyfeiriad at broses gaffael y Cyngor.

 

10.

DIWEDDARIAD CYNLLUN GWEITHREDU AMGUEDDFEYDD pdf eicon PDF 147 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â Chofnod 3 y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2017, cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ar Gynllun Gweithredu'r Amgueddfeydd a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd a wnaed hyd yma gan y Tîm Amgueddfeydd i wella ei brosesau.

 

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·        Cyfeiriwyd at y gwaith o brisio casgliad amgueddfeydd y Cyngor ac a allai'r Cyngor ddefnyddio arbenigedd y Gwasanaeth Amgueddfeydd wrth gyflawni'r dasg honno. Dywedodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd fod rhaid i unrhyw broses brisio gydymffurfio â gofynion y sefydliad unigol, er bod yna ganllawiau amrywiol ac arferion da o ran hynny. Yn yr un modd, gallai'r gwaith o brisio gwrthrychau unigol gael ei wneud mewn nifer o ffyrdd a byddai angen cyflogi prisiwr masnachol er mwyn prisio'i gasgliad.

·        Mewn ymateb i ymholiad ynghylch y posibilrwydd o ddefnyddio'r Neuadd Sirol yng Nghaerfyrddin i gyfeirio ymwelwyr at gyfleusterau amgueddfeydd y Cyngor, cadarnhawyd nad oedd modd gwneud hynny oherwydd bod yr eiddo wedi cael ei brydlesu i drydydd parti. Fodd bynnag, roedd y perchnogion newydd wedi cytuno y gallai llawr cyntaf yr adeilad gael ei agor i ymwelwyr â'r Sir ac roedd trafodaethau mewn perthynas â hynny yn cael eu cynnal gyda'r Is-adran Amgueddfeydd.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch dyddiad targed ar gyfer cytuno ar ddull o brisio gweddill casgliadau'r Awdurdod, sef Ebrill 2019, dywedodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd mai darparu System Rheoli Casgliadau fydd y blaenoriaeth i ddechrau. Ar ôl hynny, gallai'r gwaith ddechrau ar y casgliadau.

·        Cadarnhaodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd fod gan yr Awdurdod bolisi ar waith ar gyfer cylchdroi a newid yr arddangosfeydd yn ei amgueddfeydd, a'i fod yn cyfathrebu'n agos â grwpiau cymunedol amrywiol a'r Adran Addysg mewn perthynas â hynny.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

10.1

dderbyn y Diweddariad ar Gynllun Gweithredu'r Amgueddfeydd;

10.2

bod y Pwyllgor yn cael adroddiad cynnydd pellach ymhen 12 mis

 

11.

COFRESTR RISG CORFFORAETHOL pdf eicon PDF 125 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â Chofnod 7 ei gyfarfod ar 23 Mawrth 2018, bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ynghylch y ddwy risg mewn perthynas â 'Darparu Trefniadau Diogelu Effeithiol' a 'Galw Effeithiol am Ofal Cymdeithasol'.

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol at yr ail risg a gofynnodd am ohirio ystyried y risg honno tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

O ran y risgiau a nodwyd mewn perthynas â 'Darparu Trefniadau Diogelu Effeithiol', dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Iechyd Meddwl ac Anableddau Dysgu fod y rheiny'n cael eu hystyried yn risgiau uchel ac amlddisgyblaethol. Er mwyn mynd i'r afael â'r risiau hynny, roedd yr Awdurdod wedi gweithredu nifer o fesurau gan gynnwys sefydlu Gr?p Llywio Corfforaethol, datblygu cofrestr Risgiau Diogelu, ac yn sgil y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant newydd, roedd wedi sefydlu Bwrdd Diogelu rhanbarthol newydd ynghyd â grwpiau gweithredol lleol.  Roedd y Bwrdd Diogelu Rhanbarthol yn archwilio ac yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r Ddeddf, tra bod y grwpiau lleol yn sicrhau bod gwasanaethau lleol yn cael eu darparu. Cadarnhaodd fod camau breision wedi'u cymryd o ran diogelu dros y 12 mis diwethaf, cynhaliwyd cyfarfodydd misol a chyflwynwyd adroddiadau i'r Pwyllgor Craffu - Iechyd a Gofal Cymdeithasol.

 

Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar gan yr Uwch-reolwr Diogelu a'r Cyd-gysylltydd Amddiffyn Plant am weithrediad a threfniadaeth eu gwasanaethau i sicrhau darpariaeth gwasanaeth effeithlon.

 

Rhoddwyd sylw i'r cwestiynau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch lefel y cymorth sydd ar gael i'r boblogaeth symudol yn y Sir, y mae rhai ohonynt o bosibl yn agored i niwed, dywedwyd bod unrhyw berson sy'n cael ei gyflwyno neu ei gyfeirio at y Cyngor yn cael ymateb sy'n gyd-gysylltiedig ar draws y sir gyfan a'r lefel briodol o gymorth, er nad yw'n broblem sylweddol yn y sir.

·        Cyfeiriwyd at nifer o farwolaethau sy'n gysylltiedig â chyffuriau mewn ardal benodol o'r Sir a dywedodd y Pwyllgor fod ymchwiliadau'n cael eu cynnal ar y cyd â phartneriaid y Cyngor er mwyn canfod a oedd unrhyw un o'r rheiny'n cynnwys materion diogelu.

·        Cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd y Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi'i diweddaru yn dilyn cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mawrth, lle gofynnodd y Pwyllgor am wybodaeth am y Risg Diogelu. Felly gofynnwyd i'r Adran sicrhau y caiff ei diweddaru.

·        Cyfeiriwyd at yr angen i'r Pwyllgor gael sicrwydd fod unrhyw risgiau a nodwyd yn cael sylw. Atgoffwyd y Pwyllgor y byddai'r gofrestr risg gorfforaethol yn cael ei hychwanegu at yr agenda i'w thrafod yn ei gyfarfod nesaf pan fo cyfle. Yn ogystal â gohirio ystyried y risg o 'Alw Effeithiol am Ofal Cymdeithasol' tan y cyfarfod nesaf, atgoffwyd y Pwyllgor hefyd ei fod wedi gofyn am i ddwy risg ychwanegol a nodwyd yn ei gyfarfod ym mis Mawrth gael eu hychwanegu at yr agenda ar gyfer ei gyfarfod ym mis Medi.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

11.1

dderbyn yr adroddiad ynghylch 'Darparu Trefniadau Diogelu Effeithiol'.

11.2

gohirio ystyried yr adroddiad ynghylch 'Galw Effeithiol am Ofal Cymdeithasol' tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

 

 

12.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

12.1

ADRODDIADAU LLEOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 127 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Lleol Swyddfa Archwilio Cymru a luniwyd mewn perthynas â gwerthusiad o Adolygiad y Cyngor ynghylch Rheoli Pobl a Pherfformiad a gynhaliwyd yn 2017. Er bod y Cyngor wedi cynnal adolygiad trylwyr a chynhwysfawr o'i brosesau rheoli pobl a pherfformiad a'i fod wedi datblygu argymhellion clir a dargedwyd, roedd saith mis wedi mynd heibio ers i'r adolygiad gael ei gwblhau, pryd na chymerwyd camau i naill ai fynd i'r afael ag argymhellion yr adroddiad neu ddatblygu cynllun gweithredu. Ystyriwyd bod paratoi a gweithredu'r cynllun gweithredu hwnnw'n bwysig er mwyn atal risgiau, neu fel arall byddant yn parhau i fodoli.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch yr amser oedd wedi mynd ers cyhoeddi'r adroddiad, rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Gr?p Llywio Rheoli Pobl wedi cynnal cyfarfod yn ddiweddar er mwyn trafod ei ganfyddiadau ac mai cyfrifoldeb y Gr?p yw sicrhau bod y gwaith o baratoi'r cynllun gweithredu yn symud yn ei flaen. Bydd y Pwyllgor yn ystyried adroddiad cynnydd ar hynny yn ei gyfarfod ym mis Medi.

 

Cyfeiriwyd at y gwaith a wnaed gan y Gr?p Llywio ac at yr amserlen ar gyfer gweithredu. Cadarnhawyd y byddai'r Gr?p Llywio yn pennu'r amserlenni.

 

Yn sgil yr uchod, awgrymwyd y dylai'r adroddiad sy'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi fanylu ar y camau a gymerwyd yn unol ag argymhellion yr adroddiad ynghyd ag esboniadau ynghylch y rhai na chafodd eu cwblhau.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

12.1.1

dderbyn Adroddiad Lleol Swyddfa Archwilio Cymru.

12.1.2

bod yr adroddiad cynnydd ynghylch Adolygiad y Cyngor o Reoli Pobl a Pherfformiad 2017 a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi yn cynnwys unrhyw gamau gweithredu a gymerwyd yn unol ag argymhellion yr adroddiad ynghyd ag esboniadau ynghylch y rhai na chafodd eu cwblhau.

 

12.2

CYNGOR SIR GAERFYRDDIN DIWEDDARIAD PWYLLGOR ARCHWILIO - GORFFENNAF 2018 pdf eicon PDF 137 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru a luniwyd mewn perthynas â gwaith archwilio ariannol a pherfformiad yn y Cyngor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch monitro'r argymhellion a oedd yn codi o'r Adroddiad Gwella Blynyddol, cadarnhawyd y byddai'n cael ei wneud gan y Cyngor ac y byddai'r Pwyllgor Archwilio yn ystyried adroddiad ynghylch hynny yn ei gyfarfod ym mis Medi. Fodd bynnag, mae'n bosibl y bydd unrhyw waith dilynol a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei gynnwys mewn archwiliad dilynol o Gynllun Gwella'r Cyngor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch olrhain a chofnodi argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru, dywedwyd bod System Monitro Perfformiad a Gwella (PIMS) y Cyngor yn cael ei defnyddio o ran hynny.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru. 

12.3

ADRODDIADAU CENEDLAETHOL SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU pdf eicon PDF 128 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiadau Cenedlaethol canlynol gan Swyddfa Archwilio Cymru:-

 

1.     Comisiynu Strategol y Gwasanaethau Llety ar gyfer Oedolion ag Anableddau Dysgu;

2.     Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015: Ystyried Blwyddyn Un;

3.     Siarad fy Iaith: Goresgyn rhwystrau o ran iaith a chyfathrebu yn y gwasanaethau cyhoeddus.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiadau:-

·        Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Iechyd Meddwl ac Anableddau Dysgu y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y gwaith a wnaed gan y Cyngor dros y deuddeg mis diwethaf er mwyn mynd i'r afael ag anghenion Oedolion ag Anableddau Dysgu o ran llety, gan arwain at lunio Strategaeth Lety Ddrafft a datblygu offer rhagfynegi ar gyfer anghenion yn y dyfodol. Roedd gwaith hefyd yn cael ei wneud gyda Gwasanaeth Tai'r Cyngor a Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig er mwyn darparu ystod o lety amgen i ddiwallu anghenion pawb e.e. llety cymunedol/gofal preswyl. Bydd hi'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.

·        Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch tudalen 164 o'r adroddiad, sy'n cyfeirio at y ffaith mai dim ond 12 awdurdod lleol oedd wedi ymgysylltu â grwpiau sy'n cynrychioli defnyddwyr gwasanaethau, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Iechyd Meddwl ac Anableddau Dysgu mai Sir Gaerfyrddin oedd un o'r 12. Ystyrid bod ymgysylltu ac ymgynghori fel hyn â defnyddwyr gwasanaethau yn hanfodol er mwyn cyflawni newid i'r gwasanaethau ac roedd yn flaenoriaeth uchel yn yr Is-adran.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

 

12.3.1

dderbyn Adroddiadau Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru.

12.3.2

bod adroddiad diweddaru ynghylch Comisiynu Strategol y Gwasanaethau Llety ar gyfer Oedolion ag Anableddau Dysgu yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Medi.

 

13.

DATGANIAD CYFRIFON 2017-2018 pdf eicon PDF 209 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer 2017/18, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a ddaeth â holl drafodion ariannol yr Awdurdod ar gyfer y flwyddyn ynghyd, yn ogystal â manylu ar asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2018.

 

Yn ystod 2017/18 roedd yr Awdurdod wedi cadw at gyllideb gwariant net Cronfa gyffredinol y Cyngor, ac roedd y canlyniadau canlynol wedi eu cynnwys yn y Datganiad Symudiadau Cronfeydd:-

 

-   Cronfa'r Cyngor (ar gael yn gyffredinol ar gyfer gwariant newydd) – trosglwyddo i'r gweddillion £480k;

-   Balances held by schools under local management schemes – transfer  

    from balances £195k;

-   Y Cyfrif Refeniw Tai – cynnydd yn y gweddill o £6.103m gan gynnwys £3.8m i gefnogi Strategaeth Tai Fforddiadwy'r Awdurdod

 

Er bod gwasgfeydd ar nifer o feysydd gwasanaeth ar draws yr Awdurdod oherwydd y galw yn ystod y flwyddyn, nodwyd bod y rhain wedi eu gwrthbwyso gan danwariant mewn meysydd eraill, yn enwedig o ran costau cyllido cyfalaf, a chan lefel uwch na'r disgwyl o ran casglu'r Dreth Gyngor.

 

Roedd yr alldro a ddeilliai o hynny yn golygu bod yr Awdurdod wedi trosglwyddo £480k i'w gronfeydd wrth gefn cyffredinol, yn erbyn £200k yr oedd wedi'i drosglwyddo o'r cronfeydd wrth gefn.

 

Hefyd ceisiwyd sylw a chaniatâd ôl-weithredol gan y Pwyllgor mewn perthynas â'r symudiadau canlynol i'r cronfeydd wrth gefn ac oddi wrthynt:-

 

Y Gronfa Ymddeol Gorfforaethol - £750k i gefnogi polisi dileu swyddi ac ymddeol yn gynnar yr Awdurdod, gan ei alluogi i ddarparu ar gyfer y straen actiwaraidd ar y Gronfa Bensiwn sy'n digwydd yn sgil ymddeol yn gynnar neu ddileu swyddi;

 

Y Gronfa Datblygiadau Mawr  - trosglwyddo £2.041m i gefnogi datblygiadau mawr yn y dyfodol;

 

Cyllid Cyfalaf y Rhaglen Moderneiddio Addysg – Clustnodi £3.533 miliwn yng nghyllideb 2017-2018 i dalu am gost benthyca darbodus i gyllido'r Rhaglen Moderneiddio Addysg - i'w ddefnyddio yn 2018-2019;

 

Cronfa wrth Gefn y Fargen Ddinesig - trosglwyddo £2m i alluogi gwariant posibl yn y dyfodol mewn perthynas â phrosiectau'r Fargen Ddinesig.

 

Cyfeiriwyd at waith y Cyngor o ran sefydlu cwmnïau 'hyd braich' mewn perthynas â darparu tai a Llesiant ynghyd â newid statws CWM Environmental o 'hyd braich' i gwmni TEKKEL. Gofynnwyd am eglurhad ynghylch sut y byddai'r cwmnïau hyn yn cael eu hadlewyrchu yn y Datganiadau Cyfrifon yn y dyfodol. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol y byddai'r cwmnïau 'hyd braich' yn cael eu hadlewyrchu yn y nodiadau sydd ynghlwm wrth y Datganiad Cyfrifon ac y byddent yn cynnwys manylion am unrhyw fenthyciadau a ddarperir. O ran CWM, byddai angen llunio Datganiad Cyfrifon ffurfiol i'w gyflwyno i'w Fwrdd Rhanddeiliaid.

Nodwyd bod aelodau'r Pwyllgor wedi bod yn bresennol mewn sesiwn briffio yr wythnos honno ynghylch y Datganiad Cyfrifon, lle'r oeddynt wedi cael cyfle i gael gwedd gliriach ar yr holl agweddau ar y Datganiad Cyfrifon.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

13.1

dderbyn Datganiad Cyfrifon Cyngor Sir Caerfyrddin 2017/18;

13.2

cymeradwyo'n ôl-weithredol y symudiadau o'r Cronfeydd Wrth Gefn a Glustnodwyd ac iddynt, yn enwedig trosglwyddiadau i  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 13.

14.

DATGANIAD CYFRIFON CRONFA BENSIWN DYFED 2017-2018 pdf eicon PDF 209 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

HYD Y CYFARFOD

Am 1.30pm wrth ystyried yr eitem hon, tynnwyd sylw'r Pwyllgor at Reol 9 o'r Weithdrefn Gorfforaethol - 'Hyd Cyfarfod' - ac at y ffaith bod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo ers tair awr. Felly

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL atal Rheolau o'r Weithdrefn Gorfforaethol er mwyn galluogi'r Pwyllgor i ystyried yr eitemau a oedd ar ôl ar yr agenda.

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2017/18, a luniwyd yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 a ddaeth â holl drafodion ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed dros y flwyddyn ynghyd, yn ogystal â manylu ar ei hasedau a'i rhwymedigaethau fel yr oeddent ar 31 Mawrth 2018.

 

Adroddwyd bod asedau net y Gronfa wedi cynyddu £97m o 2016/17 i 2017/18 a bod y cynnydd yn gysylltiedig yn bennaf â chynnydd yng ngwerth yr asedau buddsoddi ar y farchnad. O ran gwariant y Gronfa, roedd y budd-daliadau a dalwyd a'r trosglwyddiadau allan wedi cynyddu £2.4m i £82.5m, ac roedd y cyfraniadau a'r trosglwyddiadau i mewn wedi cynyddu £1.6m i £73.4m o ran yr incwm.

 

Nodwyd bod aelodaeth gyfan y gronfa wedi cynyddu 555 o 49,959 yn 2016/17 i 46,514 yn 2017/18, sef cynnydd o 1.2%

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed 2017/18.

15.

DATGANIAD ARIANNOL AWDURDOD HARBWR PORTH TYWYN 2017-18 pdf eicon PDF 129 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Ddatganiad Ariannol Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2017-18, a luniwyd yn unol â Deddf Harbyrau 1964, a nodai ei bod yn ofynnol i bob Awdurdod Harbwr Statudol lunio datganiad blynyddol o gyfrifon ynghylch gweithgareddau'r harbwr. 

 

Yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, roedd y cyfrifon hynny ar ffurf cyfrif incwm a gwariant blynyddol ar wahân a datganiad balansau.  Cost net gweithgareddau'r harbwr yn 2017-18 oedd £3,353k ac roedd yr holl weithgareddau'n cael eu cyllido'n llawn gan Gyngor Sir Caerfyrddin.  Roedd yr asedau sefydlog a ddelir ar 31 Mawrth 2018 yn dod i gyfanswm o £1,000k. Roedd cost net £3,353k yn cynnwys cyfraniad ariannol o £138k (2016/17 - £85k) a chyfraniad ar gyfer taliadau cyfalaf o £3,315k (2016-17 - £170k), ac roedd y cynnydd oherwydd colled ailbrisio asedau'r harbwr.

 

Nodwyd hefyd bod yr Awdurdod wedi rhoi prydles tymor hir i The Marine & Property Group Ltd o 1 Ebrill 2018 ymlaen, i gymryd cyfrifoldeb am gynnal a rheoli'r Harbwr, a fyddai'n arwain at fuddsoddiad a datblygiad pellach o'r Harbwr ac felly yn cynyddu ei hyfywedd ariannol a'i gynaliadwyedd yn y dyfodol.

 

O ganlyniad i brisio'r brydles, nodwyd bod sail y gwaith o brisio asedau'r harbwr wedi newid, gan arwain at y golled ailbrisio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn Datganiad Cyfrifon Awdurdod Harbwr Porth Tywyn 2017-18.

16.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL IR PWYLLGOR ARCHWYLIO pdf eicon PDF 130 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y cofnodion canlynol:-

·        Panel Grantiau - 16 Mai 2018

17.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 23 MAI 2018 pdf eicon PDF 211 KB

Cofnodion:

Nododd y Pwyllgor bod y cyfeiriad at 23 Mai yn y teitl yn anghywir ac y dylai ddweud '23 Mawrth 2018'

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2018 gan eu bod yn gywir.