Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd H.A.L. Evans a Mrs J. James.

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18. Roedd rhan A(i) o'r adroddiad yn cynnwys adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a Rhan A(ii) yn cynnwys argymhellion y matrics sgorio. 

Mewn perthynas â Rhan B yr adroddiad, nododd y Pwyllgor nad oedd yna unrhyw faterion sylfaenol i adrodd amdanynt. 

Roedd Rhan C yr adroddiad yn nodi argymhellion Blaenoriaeth 1 ynghylch adolygiadau o systemau eraill ac archwiliadau sefydliadau, ac roedd yn cynnwys adolygiadau a gwblhawyd ers mis Ebrill 2017 lle roedd gan y systemau un neu ragor o wendidau rheoli sylfaenol neu'n cynnwys adolygiadau yr oedd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a'r Rheolwr Archwilio a Risg wedi cytuno y dylid eu rhoi gerbron y Pwyllgor.  Roedd yr adran hon yn cynnwys manylion am adolygiad o Ganolfan Hamdden Llanelli a Rheoli Contractau Adrannol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Mewn ymateb i bryder a godwyd ynghylch pa mor gadarn yw'r gwiriadau arian parod a pha mor aml y'i cynhelir yng Nghanolfan Hamdden Llanelli, eglurodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod gwiriadau arian parod yn cael eu cynnal sawl gwaith trwy gydol y dydd, gan gynnwys ar ddiwedd y dydd, a bod gwiriadau dirybudd yn cael eu cynnal ar bob gweithredwr yn flynyddol yn unol â'r rheoliadau ariannol (yn ddiweddar uwch-sgiliwyd staff fel nad ydynt yn ddibynnol ar yr Uned Cymorth Busnes, gan gynyddu eu gallu i wirio ar bob adeg o'r dydd).

Tynnwyd sylw o'r adroddiad fod trefniadau staffio cyffredinol Canolfan Hamdden Llanelli yn sylfaenol yn gweithredu'n is na'r safon.  Esboniodd y Pennaeth Hamdden fod y canfyddiadau'n rhan o adroddiad ehangach yn 2016/17 a dywedodd fod llawer o welliannau wedi'u rhoi ar waith dros y misoedd diwethaf.  Esboniodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden ymhellach ynghylch cymhlethdod y trefniadau rheoli staff a bod y Ganolfan ar hyn o bryd yn dibynnu'n drwm ar garfan o staff achlysurol i wneud gwaith megis rhoi gwersi nofio, lle cynhelir tua 100 o wersi bob wythnos. Adroddodd yr Uwch-reolwr Chwaraeon a Hamdden fod y ganolfan hamdden ar hyn o bryd yn gweithredu system risg gymhleth yn hytrach na risg uchel, ac o safbwynt archwilio gellid barnu nad yw hon yn system mor gadarn.

Gofynnwyd am i'r wybodaeth ddiweddaraf am y mater hwn gael ei hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio ymhen 6 mis.  Dywedwyd ymhellach y byddai wedi bod yn fuddiol pe bai'r adroddiad wedi cynnwys y gwelliannau a wnaed eisoes.

Gofynnwyd sut y mae Canolfannau Hamdden eraill yn rheoli staff achlysurol er mwyn canfod yr arfer gorau. Esboniodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod Canolfan Hamdden Caerfyrddin yn defnyddio system llawer gwell a oedd ar y pryd yn cael ei mireinio er mwyn i Ganolfan Hamdden Llanelli ei mabwysiadu hefyd. 

Gofynnwyd a oedd y system yng Nghanolfan Hamdden Caerfyrddin wedi cael ei harchwilio. Cadarnhaodd yr Uwch Reolwr Chwaraeon a Hamdden fod y Canolfannau Hamdden yn cael eu harchwilio fel rhan o raglen flynyddol a bod Canolfan Hamdden Caerfyrddin newydd gael ei harchwilio a bod yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

  Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2017/18.

  Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2017/18.

Yn unol ag adran Hyfforddiant/Sesiynau Anffurfiol y rhaglen, dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod aelodau wedi cwrdd yn anffurfiol â chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru cyn cyfarfod heddiw.  Diolchodd yr Aelodau a'r Swyddogion i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am ddod.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y Flaenraglen Waith.

Yn unol â Chofnod 3 y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2017, cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ar Gynllun Gweithredu'r Amgueddfeydd a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd a wnaed hyd yma gan y Tîm Amgueddfeydd i wella ei brosesau.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Mewn ymateb i ymholiad, cadarnhaodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd nad oedd yna unrhyw dystiolaeth fod eitemau gwerthfawr wedi mynd ar goll neu'u rhoi yn y lle anghywir. Ychwanegodd fod darn mawr o waith yn cael ei wneud ar hyn o bryd a oedd yn cynnwys cofnodi a thrawsgyfeirio'r holl arteffactau.

Cadarnhaodd Uwch-reolwr y Gwasanaethau Diwylliannol fod y Cynllun Gweithredu yn gynllun hirdymor a oedd yn dibynnu'n drwm ar gael swm sylweddol o gyllid allanol, ac ar ôl hynny cynigiodd roi diweddariad pellach i'r Pwyllgor ymhen 6 mis.

Holwyd sut oedd y broses o ddigideiddio holl wrthrychau, cofnodion a dogfennaeth yr amgueddfeydd yn mynd yn ei blaen.  Esboniodd y Rheolwr Datblygu Amgueddfeydd y byddai digideiddio cofnodion yn broses hirfaith a fyddai'n golygu cymryd ffotograffau o'r holl arteffactau sydd i'w cynnwys yn y rhestr eiddo.  Roedd staff yr Amgueddfeydd wedi cael hyfforddiant er mwyn cyflawni'r prosesau o gymryd ffotograffau ac o wirio.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

5.1       dderbyn y Diweddariad ar Gynllun Gweithredu'r Amgueddfeydd;

5.2       bod y Pwyllgor yn cael adroddiad cynnydd pellach ar Gynllun Gweithredu'r Amgueddfeydd ymhen 6 mis.

Yn unol â Chofnod 6 o'i gyfarfod ar 6 Ionawr 2017, derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad cynnydd chwemisol ar Gynllun Gweithredu y Gwasanaeth Cefnogi Pobl, a oedd yn crynhoi'r gwaith oedd wedi ei wneud hyd yn hyn i gyflawni gwelliannau yn y prosesau grant a rheoli contractau, fel y nodwyd yn Archwiliad Mewnol 2015/16 o Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16.  Nodwyd bod cynnydd da yn cael ei wneud o ran y cynllun gweithredu a oedd yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl, dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd sylw i'r sylwadau/materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mewn ymateb i ymholiad a godwyd yngl?n â monitro'r gyllideb, esboniodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod y broses newydd ar gyfer monitro cyllidebau a gyflwynwyd ym mis Hydref 2016 wedi nodi tanwariant o'r grant a dderbyniwyd oddi wrth Lywodraeth Cymru.  Digwyddodd y tanwariant o ganlyniad i'r mesurau effeithlonrwydd a oedd yn cael eu cymryd a'r anallu i adleoli yn yr amser a ganiatawyd.  Nododd y Pwyllgor fod cyflwyniad wedi'i wneud i Lywodraeth Cymru i gario ymlaen yr arian dros ben, er mwyn iddo gael ei ddyrannu i brosiectau penodol a ystyriwyd yn unol â'r strategaeth gwrth-dlodi ond yn anffodus cafodd ei wrthod.    Yng ngoleuni hyn, mae gwaith wedi cael ei wneud gydag arweinwyr strategol o fewn yr Awdurdod i ddyrannu cyllidebau i ddarparwyr gwasanaethau er mwyn gwario'r arian ar brosiectau byrdymor i alluogi gwell canlyniadau.

Ymhellach, rhoddwyd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y swyddogion yn mynd ati'n barhaus i fonitro'r gyllideb i sicrhau nad oedd y gwariant yn mynd i ôl-ddyledion.

·       Gyda golwg ar yr adroddiad, gofynnwyd am y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chaffael.  Dywedodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu fod y prosesau mewnol wedi'u gwella o safbwynt gweinyddu busnes cyllid, gan gynnwys trosglwyddo cyfrifoldeb o un swyddog i'r tîm cymorth busnes.  Mae'r adran gaffael ar hyn o bryd yn rheoli ystod o ddarparwyr gofal ac yn sicrhau bod yr holl gontractau yn cael eu llofnodi fel sy'n briodol.  Caiff unrhyw eithriadau o ran ymestyn contractau eu rheoli a'u hadrodd yn unol â Rheolau Gweithdrefn y Cyngor.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod system cronfa ddata gaffael Llywodraeth Cymru sef ‘Bravo’ yn cael ei defnyddio i gofnodi'r holl brosesau caffael, a oedd yn sicrhau bod yna drywydd o wybodaeth yn cael ei adael ar ôl.

Awgrymwyd bod y Pwyllgor yn cael adroddiad ar brosesau caffael y Cyngor.  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai hi'n paratoi adroddiad ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor.

·       Gofynnwyd a oedd yna unrhyw dystiolaeth o welliannau a wnaed gan Lywodraeth Cymru o ran eu gwaith o weinyddu'r Grant Rhaglen Cefnogi Pobl (SPPG).  Dywedodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fod angen gwneud cryn dipyn o waith o hyd, er gwaethaf y ffaith bod gwelliannau wedi'u gwneud.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod Llywodraeth Cymru wedi gwrthod gweinyddu'r grant, a hynny er bod y Grant Rhaglen Cefnogi Pobl wedi'i ffurfio o gymysgedd o gronfeydd gan Lywodraeth Cymru a'r awdurdod lleol.   I ddechrau, pan  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad oedd wedi'i wneud/yn mynd i gael ei wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Cafodd y Pwyllgor Lythyr Archwiliad Blynyddol 2016/17 a baratowyd gan yr Archwilydd Penodedig yn unol â'i gyfrifoldebau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Yr oedd y Llythyr Archwiliad Blynyddol yn ymdrin â'r gwaith oedd wedi ei wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru ers cyhoeddi'r llythyr diwethaf ac yr oedd yn crynhoi'r prif faterion yr oedd yr Archwilydd Penodedig yn ystyried y dylid eu dwyn i sylw'r Awdurdod.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor Femo Cyfrifon Terfynol 2016/17 ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin a ddarparai grynodeb o'r negeseuon allweddol a godai o'r gwaith cyfrifon terfynol a wnaed, ac roedd yn cynnwys nifer o argymhellion ar gyfer gwelliant.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

Derbyniodd y Pwyllgor adroddiad ar Gaffael Cyhoeddus yng Nghymru sy'n rhoi'r cyd-destun rheoleiddiol a'r cyd-destun polisi ar gyfer caffael cyhoeddus yng Nghymru.

Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at y ffaith fod cyrff cyhoeddus, bob blwyddyn, yn gwario symiau sylweddol o arian ar brynu nwyddau, gwasanaethau a gwaith gan y trydydd sector a'r sector preifat mewn proses a gaiff ei hadnabod fel caffael.  Mae caffael effeithiol yn cynnwys:

•          cael nifer ddigonol o staff â chymwysterau priodol ac o strwythurau sefydliadol a pholisïau i reoli a llywodraethau gweithgarwch caffael;

•          proses wedi'i chynllunio'n dda ar gyfer penderfynu beth sydd ei angen ar y corff cyhoeddus, gan gynnwys penderfynu sut y dylai'r corff cyhoeddus ddarparu gwasanaethau ac edrych ar ffyrdd amgen o gyflwyno gwasanaethau;

•          dod o hyd i strategaethau a chaffael ar y cyd - bod â syniad da o sut y gall y corff cyhoeddus ddiwallu ei anghenion orau;

•          rheoli contractau a chyflenwyr yn effeithiol; a

•           phrosesau a systemau TGCh effeithiol a dibynadwy i gynnal y gwaith caffael.

Nododd y Pwyllgor fod Cyngor Sir Caerfyrddin, o ganlyniad i'r Gwiriad Ffitrwydd Caffael annibynnol a ariannwyd gan Lywodraeth Cymru ar gyfer Llywodraeth Leol yn 2013-14, wedi sgorio'n is na'r cyfartaledd, a ddangoswyd yn Atodiad 3 yr adroddiad, sef Canlyniadau Gwiriadau Ffitrwydd Caffael a ariannwyd gan Lywodraeth Cymru.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod prosesau caffael Sir Gaerfyrddin wedi gwella'n sylweddol ers yr adolygiad yn 2013, ac o ganlyniad i adolygiad Trawsnewid i Wneud Cynnydd (TIC) roedd llawer o newidiadau'n cael eu gwneud gan gynnwys adran fwy strwythuredig.  Ychwanegodd ymhellach y byddai canlyniadau gwiriad ffitrwydd a gynhaliwyd eleni yn cael eu croesawu gan fod gan yr adran brosesau caffael mwy cadarn yn awr nag yn 2013/14.

Mewn ymateb i ymholiad yngl?n â recriwtio, esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol fod recriwtio staff caffael cymwys yn broblem genedlaethol. Fodd bynnag, roedd y tîm caffael yn Sir Gaerfyrddin yn gweithredu ar y cyd ag adran gaffael Cyngor Sir Penfro, sydd yn galluogi'r ddwy adran i gadw'r profiad a'r wybodaeth sydd ganddynt eisoes ac adeiladu arnynt.

Esboniodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol ymhellach fod y system 'Atom' yn cael ei defnyddio i gofnodi data, a oedd yn galluogi'r tîm i gasglu a chofnodi ystod o wybodaeth y gellid ei defnyddio i ddarparu tystiolaeth.  Er mwyn egluro'r gwahanol systemau a ddefnyddid, cynigiodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol roi amlinelliad bras i'r aelodau o bob un o'r systemau.

Gofynnwyd sut oedd yr adran gaffael ar y cyd yn cael ei harchwilio.  Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai archwiliadau ar y trefniadau ar y cyd yn y dyfodol yn cael eu cynnal ar y gwasanaeth fel endid cyfan / sengl.  Fodd bynnag, roedd gwaith parhaus yn cael ei wneud er mwyn cysoni'r gwahanol reolau caffael oedd gan awdurdodau lleol Sir Benfro a Sir Gaerfyrddin.  Ychwanegodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod sgyrsiau'n digwydd ar hyn o bryd gyda Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru, sydd wedi mynegi diddordeb  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.4

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 10 Hydref 2017 yn cael eu derbyn.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 29 Medi 2017 yn cael eu llofnodi fel cofnod cywir.