Agenda a Chofnodion

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd W.G. Thomas a Syr David Lewis [Aelod Allanol â Phleidlais].

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd oedd yn cael ei wneud o ran gweithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2015/16.  Yr oedd Rhan A yn rhoi adroddiad cynnydd ynghylch Cynllun Archwilio 2015/16 ynghyd â matrics sgorio argymhellion, ac yr oedd Rhan B yn rhoi crynodeb o'r adroddiadau terfynol a gwblhawyd ar gyfer 2015/16 mewn perthynas â'r prif systemau ariannol (o Ebrill 2015 tan y presennol).   

Rhoddwyd sylw i'r mater canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mynegwyd pryder ynghylch bod yr archwiliadau dirybudd o'r staff sy'n gyfrifol am dderbyn arian parod yn cael eu cynnal yn flynyddol yn unig, gan taw'r farn oedd y dylai archwiliadau o'r fath gael eu cynnal yn amlach.  Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Ariannol taw dyna'r broses oedd wedi bod yn weithredol yn y gorffennol, a phwysleisiodd fod y system derbyn arian yn cael ei hadolygu ar hyn o bryd a bod newidiadau mawr ar waith. Byddai hyn yn gyfle rhagorol i ddiwygio'r arferion presennol, gan gynnwys amlder cynnal archwiliadau dirybudd o'r staff sy'n gyfrifol am dderbyn arian. Ychwanegodd y byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad diweddaru ynghylch Cynllun Archwilio Mewnol 2015/16 yn cael ei dderbyn at ddibenion monitro.

Gan gyfeirio at gyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi ei gynnal ar 10^fed Gorffennaf, 2015 (cofnod 5), cyflwynwyd adroddiad cynnydd ynghylch gweithredu'r Rhaglen Cefnogi Pobl i'r Pwyllgor ei ystyried.

Yr oedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r gwaith oedd wedi'i wneud hyd yn hyn gan y tîm Cefnogi Pobl er mwyn gwella'r prosesau rheoli contractau a grantiau a oedd wedi'u clustnodi gan y Rheolwr Archwilio a Risg yn y cyfarfod ar 10^fed Gorffennaf, 2015.

Nodwyd bod cynnydd yn cael ei wneud ac y byddai'r mater yn cael ei fonitro gan y Gr?p Cynllunio Cefnogi Pobl dan gadeiryddiaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymunedol.

Rhoddwyd sylw i'r mater canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·       Mynegwyd siom ynghylch bod rhai o'r gwelliannau'n cael eu gweithredu'n arafach na'r disgwyl. Y farn oedd, os oedd y Pwyllgor Archwilio’n awgrymu gwelliannau, y dylid gweithredu'r rheiny ar unwaith ac nid bob yn dipyn.  Eglurodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod yr Adran Cymunedau wedi manteisio ar gyfle i gynnal adolygiad trylwyr o'r gwasanaethau sy'n cael eu darparu ganddi, gan gloriannu pa rai sy'n angenrheidiol, pa rai sy'n diwallu anghenion y cyhoedd, ac yn y blaen. Yr oedd llawer o waith wedi'i wneud hyd yn hyn, a dylai'r Pwyllgor weld bod cynnydd sylweddol wedi ei wneud erbyn y cyfarfod nesaf. Rhoddodd y Rheolwr Diogelu a Chomisiynu sicrwydd i'r Pwyllgor fod y mater hwn yn brif flaenoriaeth gan yr Adran Cymunedau.

PENDERFYNWYD nodi'r cynnydd o ran Cynllun Gweithredu'r Rhaglen Cefnogi Pobl.

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Geraint Norman o Swyddfa Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a roddai'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith archwilio oedd wedi'i wneud ynghylch yr Awdurdod gan Swyddfa Archwilio Cymru ers y cyfarfod diwethaf.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Llythyr Archwiliad Blynyddol oedd wedi ei lunio gan yr Archwilydd Penodedig yn unol â'i gyfrifoldebau statudol o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 a'r Côd Ymarfer Archwilio.

Yr oedd y Llythyr Archwiliad Blynyddol yn ymdrin â'r gwaith oedd wedi ei wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru ers cyhoeddi'r llythyr diwethaf ac yr oedd yn crynhoi'r prif faterion yr oedd yr Archwilydd Penodedig yn ystyried y dylid eu dwyn i sylw'r Awdurdod.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywodraethu Corfforaethol oedd wedi'i gynnal ar 7^fed Medi, 2015.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Gr?p Llywio Rheoli Risg oedd wedi'i gynnal ar 23^ain Medi, 2015.

Cyfeiriwyd at y ffaith fod enw Mr R. Stradling wedi'i gynnwys drwy gamgymeriad yn hytrach nag enw Mr R. Harries yn y rhestr o swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru oedd yn bresennol, a hynny ar dudalen flaen y cofnodion a hefyd o dan gofnod 5.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y newidiadau uchod, lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi ei gynnal ar 30^ain Medi, 2015 yn gofnod cywir.