Agenda a Chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Gwener, 29ain Medi, 2017 10.00 yb

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, - Neuadd y Sir, Caerfyrddin. SA31 1JP.. Cyfarwyddiadau

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB.

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr H.A.L Evans, E.G. Thomas a D. Jenkins [Aelod y Bwrdd Gweithredol – Adnoddau] a Mr Richard Harries, Cyfarwyddwr Archwilio Cymru - Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

2.

DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

Cofnodion:

Y Cynghorydd

Rhif y Cofnod

Y Math o Fuddiant

Mrs J. James

6.1 – Adroddiad Diweddaru i'r Pwyllgor Archwilio – Medi 2017.

Mae Mrs James yn Ymddiriedolwr yr Ardd Fotaneg Genedlaethol.

Y Cynghorydd .E. Williams

6.3 – Adroddiad ynghylch yr Archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon Ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed 2016/17.

Y Cynghorydd Williams yw Cadeirydd Pwyllgor Cronfa Bensiwn Dyfed.

 

 

3.

Y DIWEDDARAF YNGHYLCH AR CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2016/17Y DIWEDDARAF YNGHYLCH CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 pdf eicon PDF 152 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18. Roedd rhan A(i) o'r adroddiad yn cynnwys adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a Rhan A(ii) yn cynnwys argymhellion y matrics sgorio.

 

Cyfeiriwyd at yr adran Addysg a Phlant yn yr adroddiad, a gofynnwyd a oedd adroddiadau'n cael eu darparu i Lywodraethwyr Ysgolion at ddibenion atebolrwydd?  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai cynllun gweithredu'n cael ei lunio mewn ymateb i unrhyw faterion a nodwyd, a byddai hwn yn cael ei lofnodi gan Benaethiaid a Swyddogion.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn cael ei dderbyn.

 

 

 

4.

BLAENRHAGLEN WAITH 2017/18 pdf eicon PDF 152 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2017/18.

 

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod angen gohirio'r adroddiad cynnydd ynghylch yr amgueddfeydd ac y byddai'r Rheolwr Amgueddfeydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf yn ystod cyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

 

Mewn ymateb i ymholiad pellach ynghylch Sesiynau Anffurfiol/Hyfforddiant Pwyllgor Archwilio, cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod â Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei gylchredeg i aelodau'r Pwyllgor cyn gynted ag y bydd wedi'i drefnu.

 

Cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd tic gerllaw'r adran 'Cymeradwyo'r Rheolau Contractau a Dyfynbrisiau'.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol fod Rheolau Gweithdrefn y Cyngor yn ddogfen fyw ac y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod y diweddaraf am unrhyw newidiadau.  Awgrymwyd y dylid uno'r blychau a chynnwys 'yn ôl yr angen' er mwyn osgoi unrhyw ddryswch.

 

PENDERFYNWYD derbyn y Flaenraglen Waith.

 

 

5.

DIWEDDARU CYNLLUN GWEITHREDU CYFLEUSTERAU ARFORDIROL pdf eicon PDF 185 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd hyd yn hyn gan y Tîm Cyfleusterau Arfordirol hyd yma i wella ei brosesau yn dilyn crynodeb yr Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 22Mawrth 2016.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

·         Mewn ymateb i ymholiad ynghylch y cynlluniau i fynedfa ac allanfa Parc Gwledig Pen-bre, cadarnhaodd y Pennaeth Hamdden y byddai system adnabod rhifau cerbydau yn awtomatig yn cael i gyflwyno gyda'r nod o leihau ciwio wrth y fynedfa.   Byddai peiriannau talu'n cael eu lleoli'n strategol ledled y Parc a fyddai'n caniatáu i gwsmeriaid dalu cyn gadael y Parc.  Yn ychwanegol i hyn, byddai opsiwn o gael taliad ymlaen llaw hyd at 12 mis ar gael.

 

·         Yn dilyn ymholiad, cadarnhaodd yr Uwch-reolwr Cymorth Busnes (Gofal Cymdeithasol) y byddai Archwiliadau Mewnol yn cael eu cyflawni gan swyddogion nad oeddent yn gysylltiedig â chadw a thrin cofnodion yn ddyddiol.

 

·         Gofynnwyd am eglurhad o ran y datganiad o fewn Argymhelliad 2, '... roedd diffyg cydymffurfio mewn rhai meysydd yn parhau a oedd yn fater ledled yr Awdurdod.’  Sicrhaodd y Pennaeth Hamdden y Pwyllgor fod staff yn cael eu cynghori  i ddefnyddio Fframweithiau Corfforaethol pan roeddent ar gael a bod prisiau'n cael eu pennu yn unol â rheoliad ariannol pan nad oedd hynny'n bosibl. Esboniwyd y Weithdrefn Rheoli Categori i'r Pwyllgor, fodd bynnag, er mwyn i'r Pwyllgor gael gwell dealltwriaeth ynghylch y Weithdrefn Rheoli Categori, cynigodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i drefnu sesiwn anffurfiol ar gyfer y Pwyllgor.  Cytunodd y Pwyllgor y byddai hyn yn fuddiol ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor.

 

·         Mewn ymateb i sylw, ailadroddodd y Pennaeth Hamdden, fod gwelliannau sylweddol wedi cael eu gwneud ac yn cael eu gwneud ym Mharc Gwledig Pen-bre.  Roedd hyn yn cynnwys symud tuag at systemau di-arian a thrwy hynny lleihau'r arfer o drin arian. Yn ogystal, roedd camerâu teledu cylch cyfyng wedi cael eu rhoi yn y bwth talu wrth fynedfa'r Parc, sy'n gam sydd wedi cael ei groesawu gan y staff.

 

Cynigiwyd adolygu y wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol gan ddychwelyd at y Pwyllgor mewn 6 mis.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

5.1

5.2

dderbyn yr adroddiad;

i gymeradwyo'r cynnydd a'r amcanion gwaith parhaus;

5.3

bod y Pwyllgor yn cael diweddariad pellach mewn 6 mis.

 

 

6.

YSTYRIED Y DOGFENNAU CANLYNOL PARATOWYD GAN SWYDDFA ARCHWILIO CYMRU:-

Cofnodion:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

6.1

DIWEDDARIAD PWYLLGOR ARCHWILIO CYNGOR SIR GAERFYRDDIN - MEDI 2017 pdf eicon PDF 151 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad yng Nghyngor Sir Caerfyrddin gan Swyddfa Archwilio Cymru ym mis Medi 2017.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

 

 

 

6.2

ADRODDIAD DATGANIADAU ARIANNOL 2016/17 CYNGOR SIR GAERFYRDDIN pdf eicon PDF 152 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd y Pwyllgor adroddiad yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin 2016-17 a oedd yn crynhoi canfyddiadau'r archwiliad a gynhaliwyd.  Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn nodi barn yr Archwilydd Cyffredinol ynghylch a oedd y datganiadau ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31Mawrth 2017 a'r incwm a'r gwariant ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

 

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

 

Cyfeiriwyd at Atodiad 3 - 'Crynodeb o'r cywiriadau a wnaed i'r datganiadau ariannol drafft’.  Gofynnodd y Pwyllgor am eglurder ar y sefyllfa bresennol y benthyciad a roddwyd i'r Ardd Fotaneg Genedlaethol.

 

[Ar yr adeg hon yn ystod y cyfarfod, yn dilyn datgan diddordeb yn yr eitem hon yn gynharach, gadawodd  Mrs J. James Siambr y Cyngor ac felly nid oedd yn bresennol yn ystod unrhyw drafodaethau ynghylch yr Ardd Fotaneg Genedlaethol].

 

Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y Cyngor wedi cynnig y benthyciad i'r Ardd Fotaneg Genedlaethol fel dyledwr tymor hir.  Fodd bynnag, roedd telerau'r benthyciad yn nodi bod angen ad-dalu'r benthyciad erbyn 31 Mawrth 2018.  Nododd y Pwyllgor ei fod yn annhebygol y byddai'r benthyciad yn cael ei ad-dalu erbyn y dyddiad hwn ac efallai y byddai'n angenrheidiol cyflwyno adroddiad pellach yn gofyn am benderfyniad ynghylch a ddylid ymestyn y benthyciad.

 

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, mewn ymateb i ymholiad, fod y benthyciad yn fenthyciad di-log.

 

[Ar yr adeg hon, galwodd y Cadeirydd ar Mrs J. James i ddychwelyd i'r Siambr.]

 

Cyfeiriwyd at y gwall ar dudalen 12 o'r adroddiad lle nodwyd 'Nodyn 6.34' yn hytrach na 'Nodyn 6.35’.

 

PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad. 

 

 

6.3

ADRODDIAD DATGANIADAU ARIANNOL CRONFA BENSIWN DYFED 2016/17 pdf eicon PDF 152 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

[Roedd y Cynghorydd E. Williams wedi datgan buddiant yn yr eitem hon].

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed a oedd yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi golwg gywir a theg ar sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth, 2017 a'i hincwm a'i gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

 

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd dim camddatganiadau wedi eu clustnodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd nifer o fân gamddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

 

Nododd y Pwyllgor fod Cronfa Bensiwn Dyfed wedi ennill dwy wobr yn ystod gwobrau Fforwm Cronfeydd Pensiwn yr Awdurdodau Lleol (LAPF) yn ddiweddar:

 

- Gwobr Cynllun Gweinyddu

- Cronfa Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol y Flwyddyn

 

Mynegodd y Cadeirydd ei longyfarchiadau i'r holl staff a fu'n cefnogi Cronfa Bensiwn Dyfed am y llwyddiant gwych hwn.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

 

 

 

6.4

FFURFLEN FLYNYDDOL 2016-17 HARBWR PORTH TYWYN ADRODDIAD ARCHWILIO ALLANOL pdf eicon PDF 151 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad ar y Ffurflen Flynyddol Harbwr Porth Tywyn 2016/17 – Adroddiad Archwilio Allanol.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor ei bod yn ofynnol i bob awdurdod harbwr, yn unol ag Adran 42 Deddf Harbyrau 1964, lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr.

 

Nodwyd nad oedd cynnydd yn y ffioedd angori wedi cael eu rhoi ar waith ers 2013/14, fodd bynnag, roedd y cynnydd yn y ffioedd wedi cael ei ddefnyddio  fel llinell sylfaen a adlewyrchwyd fel tanwariant yn y cyfrifon ar gyfer 2016/17.

 

Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Pennaeth Hamdden oherwydd y gwaith cynnal a chadw parhaus a oedd yn cynnwys carthu tywod a llaid, fod bwriad i gynyddu'r ffioedd yn y dyfodol, a byddai'r rhain yn destun ymgynghoriad ac yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol.

PENDERFYNWYD yn unfrydoldderbyn datganiad cyfrifon Harbwr Porth Tywyn ar gyfer 2016-17.

 

 

7.

LLYTHYR CYNRYCHIOLAETH I

7.1

CYNGOR SIR GAR pdf eicon PDF 123 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr), fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod, yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Ar ben hyn, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor oedd yn gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod ymateb y Swyddog Adran 151 yn ffurfiol.

 

PENDERFYNWYD cydnabod y ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei baratoi gan y Swyddog Adran 151.

 

 

 

7.2

CRONFA BENSIWN DYFED CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 59 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog a enwid uchod a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal,roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio i gydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

 

PENDERFYNWYD cydnabod y ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei baratoi gan y Swyddog Adran 151.

 

 

 

8.

YMHOLIADAU ARCHWILIO AR GYFER Y RHEINY SY'N GYFRIFOL AM LYWODRAETHU A RHEOLAETH

8.1

CYNGOR SIR GAR pdf eicon PDF 154 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Dosbarthwyd adroddiad i'r Pwyllgor yn manylu ar ymatebion a gafwyd i geisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio er mwyn i Swyddfa Archwilio Cymru fodloni'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISAs) i gael ystyriaeth a dealltwriaeth ffurfiol yr Awdurdod ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad o'r datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o'r Cyngora'i brosesau busnes ac yn cefnogi gwaith y Swyddfa Archwilio i ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2016-17.

 

Cyfeiriwyd at Atodiad A yr adroddiad.  Nodwyd bod testun wedi'i hepgor o'r golofn 'Ymatebion 2016/17' o gwestiwn 2-'Ymholiadau'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' dylid diwygio'r testun i adlewyrchu'r testun o fewn ymatebion 2015/16.  

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau a nodwyd, i gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

 

8.2

CRONFA BENSIWN DYFED pdf eicon PDF 132 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Dosbarthwyd i'r Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Swyddfa Archwilio Cymru  ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad y datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn hefyd yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed  a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o brosesau busnes Cronfa Bensiwn Dyfedgan gefnogi ei waith i ddarparu barn archwilio ar gyfer datganiadau ariannol 2016-17.

 

Cyfeiriwyd at Atodiad A yr adroddiad.  Nodwyd bod testun wedi'i hepgor o'r golofn 'Ymatebion 2016/17' o gwestiwn 2-'Ymholiadau y rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' dylid diwygio'r testun i adlewyrchu y testun o fewn ymatebion 2015/16.  

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau a nodwyd, i gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

9.

DATGANIAD CYFRIFON 2016/2017 pdf eicon PDF 151 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Datganiad Cyfrifon 2016/17 a oedd yn ymwneud â Chyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed ac a oedd wedi'i archwilio, ei roi gerbron y Pwyllgor i'w gymeradwyo. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn fel yr oeddynt ar 31 Mawrth, 2017.

 

Unwaith eto mynegodd aelodau'r Pwyllgor eu gwerthfawrogiad i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

 

PENDERFYNWYD  cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2016/17 (Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed) a oedd wedi'i archwilio.

 

10.

DATGANIAD ARIANNOL AWDURDOD HARBWR PORTH TYWYN 2016-17 pdf eicon PDF 154 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2016/17 wedi'i archwilio o ran Harbwr Porth Tywyn.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo datganiad cyfrifon Harbwr Porth Tywyn 2016-17 wedi'i archwilio.

 

11.

COFNODION GRWPIAU PERTHNSAOL IR PWYLLGOR ARCHWYLIO

11.1

PANEL GRANTIAU A GYNHALIWYD AR 18FED AWST, 2017 pdf eicon PDF 179 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantia a gynhaliwyd ar 18 Awst, 2017.

 

 

12.

LLOFNODI YN GOFNOD CYWIR COFNODION CYFARFOD Y PWYLLGOR A GYNHALIWYD AR 14EG GORFFENNAF 2017 pdf eicon PDF 317 KB

Cofnodion:

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 14 Gorffennaf, 2017 gan eu bod yn gywir.