Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr H.A.L Evans, E.G. Thomas a D. Jenkins [Aelod y Bwrdd Gweithredol – Adnoddau] a Mr Richard Harries, Cyfarwyddwr Archwilio Cymru - Swyddfa Archwilio Cymru.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18. Roedd rhan A(i) o'r adroddiad yn cynnwys adroddiad cynnydd ar Gynllun Archwilio 2017/18 a Rhan A(ii) yn cynnwys argymhellion y matrics sgorio.

Cyfeiriwyd at yr adran Addysg a Phlant yn yr adroddiad, a gofynnwyd a oedd adroddiadau'n cael eu darparu i Lywodraethwyr Ysgolion at ddibenion atebolrwydd?  Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai cynllun gweithredu'n cael ei lunio mewn ymateb i unrhyw faterion a nodwyd, a byddai hwn yn cael ei lofnodi gan Benaethiaid a Swyddogion.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn cael ei dderbyn.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith Flynyddol a oedd yn rhoi manylion am yr eitemau disgwyliedig ar agenda cylch cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2017/18.

Dywedodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol wrth y Pwyllgor fod angen gohirio'r adroddiad cynnydd ynghylch yr amgueddfeydd ac y byddai'r Rheolwr Amgueddfeydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf yn ystod cyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Rhagfyr.

Mewn ymateb i ymholiad pellach ynghylch Sesiynau Anffurfiol/Hyfforddiant Pwyllgor Archwilio, cadarnhaodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol y byddai'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod â Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei gylchredeg i aelodau'r Pwyllgor cyn gynted ag y bydd wedi'i drefnu.

Cyfeiriwyd at y ffaith nad oedd tic gerllaw'r adran 'Cymeradwyo'r Rheolau Contractau a Dyfynbrisiau'.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol fod Rheolau Gweithdrefn y Cyngor yn ddogfen fyw ac y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod y diweddaraf am unrhyw newidiadau.  Awgrymwyd y dylid uno'r blychau a chynnwys 'yn ôl yr angen' er mwyn osgoi unrhyw ddryswch.

PENDERFYNWYD derbyn y Flaenraglen Waith.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol a oedd yn crynhoi'r gwaith y cytunwyd arno a'r cynnydd hyd yn hyn gan y Tîm Cyfleusterau Arfordirol hyd yma i wella ei brosesau yn dilyn crynodeb yr Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 22Mawrth 2016.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

·         Mewn ymateb i ymholiad ynghylch y cynlluniau i fynedfa ac allanfa Parc Gwledig Pen-bre, cadarnhaodd y Pennaeth Hamdden y byddai system adnabod rhifau cerbydau yn awtomatig yn cael i gyflwyno gyda'r nod o leihau ciwio wrth y fynedfa.   Byddai peiriannau talu'n cael eu lleoli'n strategol ledled y Parc a fyddai'n caniatáu i gwsmeriaid dalu cyn gadael y Parc.  Yn ychwanegol i hyn, byddai opsiwn o gael taliad ymlaen llaw hyd at 12 mis ar gael.

·         Yn dilyn ymholiad, cadarnhaodd yr Uwch-reolwr Cymorth Busnes (Gofal Cymdeithasol) y byddai Archwiliadau Mewnol yn cael eu cyflawni gan swyddogion nad oeddent yn gysylltiedig â chadw a thrin cofnodion yn ddyddiol.

·         Gofynnwyd am eglurhad o ran y datganiad o fewn Argymhelliad 2, '... roedd diffyg cydymffurfio mewn rhai meysydd yn parhau a oedd yn fater ledled yr Awdurdod.’  Sicrhaodd y Pennaeth Hamdden y Pwyllgor fod staff yn cael eu cynghori  i ddefnyddio Fframweithiau Corfforaethol pan roeddent ar gael a bod prisiau'n cael eu pennu yn unol â rheoliad ariannol pan nad oedd hynny'n bosibl. Esboniwyd y Weithdrefn Rheoli Categori i'r Pwyllgor, fodd bynnag, er mwyn i'r Pwyllgor gael gwell dealltwriaeth ynghylch y Weithdrefn Rheoli Categori, cynigodd y Pennaeth Refeniw a Chydymffurfiaeth Ariannol i drefnu sesiwn anffurfiol ar gyfer y Pwyllgor.  Cytunodd y Pwyllgor y byddai hyn yn fuddiol ar gyfer Aelodau'r Pwyllgor.

·         Mewn ymateb i sylw, ailadroddodd y Pennaeth Hamdden, fod gwelliannau sylweddol wedi cael eu gwneud ac yn cael eu gwneud ym Mharc Gwledig Pen-bre.  Roedd hyn yn cynnwys symud tuag at systemau di-arian a thrwy hynny lleihau'r arfer o drin arian. Yn ogystal, roedd camerâu teledu cylch cyfyng wedi cael eu rhoi yn y bwth talu wrth fynedfa'r Parc, sy'n gam sydd wedi cael ei groesawu gan y staff.

Cynigiwyd adolygu y wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Gweithredu Cyfleusterau Arfordirol gan ddychwelyd at y Pwyllgor mewn 6 mis.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Estynnodd y Cadeirydd groeso i'r cyfarfod i Mr Jason Garcia o Swyddfa Archwilio Cymru.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o ran archwilio ariannol ac archwilio perfformiad yng Nghyngor Sir Caerfyrddin gan Swyddfa Archwilio Cymru ym mis Medi 2017.

PENDERFYNWYD bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

Derbyniodd y Pwyllgor adroddiad yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol ar gyfer Cyngor Sir Caerfyrddin 2016-17 a oedd yn crynhoi canfyddiadau'r archwiliad a gynhaliwyd.  Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn nodi barn yr Archwilydd Cyffredinol ynghylch a oedd y datganiadau ariannol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin ar 31Mawrth 2017 a'r incwm a'r gwariant ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cyngor Sir Caerfyrddin cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

Rhoddwyd sylw i'r materion canlynol wrth drafod yr adroddiad:-

Cyfeiriwyd at Atodiad 3 - 'Crynodeb o'r cywiriadau a wnaed i'r datganiadau ariannol drafft’.  Gofynnodd y Pwyllgor am eglurder ar y sefyllfa bresennol y benthyciad a roddwyd i'r Ardd Fotaneg Genedlaethol.

[Ar yr adeg hon yn ystod y cyfarfod, yn dilyn datgan diddordeb yn yr eitem hon yn gynharach, gadawodd  Mrs J. James Siambr y Cyngor ac felly nid oedd yn bresennol yn ystod unrhyw drafodaethau ynghylch yr Ardd Fotaneg Genedlaethol].

Eglurodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod y Cyngor wedi cynnig y benthyciad i'r Ardd Fotaneg Genedlaethol fel dyledwr tymor hir.  Fodd bynnag, roedd telerau'r benthyciad yn nodi bod angen ad-dalu'r benthyciad erbyn 31 Mawrth 2018.  Nododd y Pwyllgor ei fod yn annhebygol y byddai'r benthyciad yn cael ei ad-dalu erbyn y dyddiad hwn ac efallai y byddai'n angenrheidiol cyflwyno adroddiad pellach yn gofyn am benderfyniad ynghylch a ddylid ymestyn y benthyciad.

Cadarnhaodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, mewn ymateb i ymholiad, fod y benthyciad yn fenthyciad di-log.

[Ar yr adeg hon, galwodd y Cadeirydd ar Mrs J. James i ddychwelyd i'r Siambr.]

Cyfeiriwyd at y gwall ar dudalen 12 o'r adroddiad lle nodwyd 'Nodyn 6.34' yn hytrach na 'Nodyn 6.35’.

PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad. 

[Roedd y Cynghorydd E. Williams wedi datgan buddiant yn yr eitem hon].

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr archwiliad a gynhaliwyd o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Dyfed a oedd yn ystyried a oedd y datganiad ariannol yn rhoi golwg gywir a theg ar sefyllfa ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed ar 31 Mawrth, 2017 a'i hincwm a'i gwariant yn ystod y flwyddyn honno.

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at yr adroddiad manwl lle roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi barnu nad oedd dim camddatganiadau wedi eu clustnodi yn y datganiadau ariannol a oedd yn dal heb eu cywiro. Roedd nifer o fân gamddatganiadau wedi'u cywiro gan y rheolwyr. O ganlyniad roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ynghylch datganiadau ariannol Cronfa Bensiwn Dyfed cyn gynted ag y deuai'r Llythyr Sylwadau i law.

Nododd y Pwyllgor fod Cronfa Bensiwn Dyfed wedi ennill dwy wobr yn ystod gwobrau Fforwm Cronfeydd Pensiwn yr Awdurdodau Lleol (LAPF) yn ddiweddar:

- Gwobr Cynllun Gweinyddu

- Cronfa Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol y Flwyddyn

Mynegodd y Cadeirydd ei longyfarchiadau i'r holl staff a fu'n cefnogi Cronfa Bensiwn Dyfed am y llwyddiant gwych hwn.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad ar y Ffurflen Flynyddol Harbwr Porth Tywyn 2016/17 – Adroddiad Archwilio Allanol.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor ei bod yn ofynnol i bob awdurdod harbwr, yn unol ag Adran 42 Deddf Harbyrau 1964, lunio datganiad cyfrifon blynyddol ynghylch gweithgareddau'r harbwr.

Nodwyd nad oedd cynnydd yn y ffioedd angori wedi cael eu rhoi ar waith ers 2013/14, fodd bynnag, roedd y cynnydd yn y ffioedd wedi cael ei ddefnyddio  fel llinell sylfaen a adlewyrchwyd fel tanwariant yn y cyfrifon ar gyfer 2016/17.

Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Pennaeth Hamdden oherwydd y gwaith cynnal a chadw parhaus a oedd yn cynnwys carthu tywod a llaid, fod bwriad i gynyddu'r ffioedd yn y dyfodol, a byddai'r rhain yn destun ymgynghoriad ac yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol.

PENDERFYNWYD yn unfrydoldderbyn datganiad cyfrifon Harbwr Porth Tywyn ar gyfer 2016-17.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr), fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod, yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog hwnnw a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Ar ben hyn, roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor oedd yn gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn cydnabod ymateb y Swyddog Adran 151 yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD cydnabod y ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei baratoi gan y Swyddog Adran 151.

Hysbyswyd y Pwyllgor ei bod yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn unol â'r Datganiad Safonau Archwilio (SAS440 – Sylwadau Rheolwyr) fod Swyddog Adran 151 yr Awdurdod yn llunio "Llythyr Sylwadau" yn flynyddol, a bod y llythyr hwn yn cael ei lofnodi gan y Swyddog a enwid uchod a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio. Yn ogystal,roedd yn ofynnol gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Pwyllgor sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r cyfrifon o dan Reoliad 8 o'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio i gydnabod yr ymateb yn ffurfiol.

PENDERFYNWYD cydnabod y ‘Llythyr Sylwadau’ i Swyddfa Archwilio Cymru a gafodd ei baratoi gan y Swyddog Adran 151.

Dosbarthwyd adroddiad i'r Pwyllgor yn manylu ar ymatebion a gafwyd i geisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio er mwyn i Swyddfa Archwilio Cymru fodloni'r gofynion a nodir yn y Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISAs) i gael ystyriaeth a dealltwriaeth ffurfiol yr Awdurdod ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad o'r datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn yn berthnasol i reolwyr y Cyngor a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o'r Cyngora'i brosesau busnes ac yn cefnogi gwaith y Swyddfa Archwilio i ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2016-17.

Cyfeiriwyd at Atodiad A yr adroddiad.  Nodwyd bod testun wedi'i hepgor o'r golofn 'Ymatebion 2016/17' o gwestiwn 2-'Ymholiadau'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' dylid diwygio'r testun i adlewyrchu'r testun o fewn ymatebion 2015/16.  

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau a nodwyd, i gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Dosbarthwyd i'r Pwyllgor ymatebion yr Awdurdod i Swyddfa Archwilio Cymru  ar nifer o feysydd llywodraethu sy'n effeithio ar archwiliad y datganiadau ariannol. Roedd yr ystyriaethau hyn hefyd yn berthnasol i reolwyr Cronfa Bensiwn Dyfed  a'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' (Pwyllgor Archwilio). Roedd y wybodaeth a ddarparwyd yn cyfrannu at ddealltwriaeth Swyddfa Archwilio Cymru o brosesau busnes Cronfa Bensiwn Dyfedgan gefnogi ei waith i ddarparu barn archwilio ar gyfer datganiadau ariannol 2016-17.

Cyfeiriwyd at Atodiad A yr adroddiad.  Nodwyd bod testun wedi'i hepgor o'r golofn 'Ymatebion 2016/17' o gwestiwn 2-'Ymholiadau y rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' dylid diwygio'r testun i adlewyrchu y testun o fewn ymatebion 2015/16.  

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau a nodwyd, i gymeradwyo'r ymatebion i'r ceisiadau a wnaed i'r rheolwyr a'r Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, cafodd Datganiad Cyfrifon 2016/17 a oedd yn ymwneud â Chyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed ac a oedd wedi'i archwilio, ei roi gerbron y Pwyllgor i'w gymeradwyo. Roedd y Datganiad yn dwyn ynghyd holl drafodion ariannol yr Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn am y flwyddyn, a hefyd roedd yn rhoi manylion asedau a rhwymedigaethau'r Awdurdod a'r Gronfa Bensiwn fel yr oeddynt ar 31 Mawrth, 2017.

Unwaith eto mynegodd aelodau'r Pwyllgor eu gwerthfawrogiad i'r holl swyddogion a fu'n gysylltiedig â llunio cyfrifon rhagorol.

PENDERFYNWYD  cymeradwyo Datganiad Cyfrifon 2016/17 (Cyngor Sir Caerfyrddin a Chronfa Bensiwn Dyfed) a oedd wedi'i archwilio.

Yn unol â darpariaethau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, derbyniodd y Pwyllgor i'w gymeradwyo Ddatganiad Cyfrifon 2016/17 wedi'i archwilio o ran Harbwr Porth Tywyn.

PENDERFYNWYD cymeradwyo datganiad cyfrifon Harbwr Porth Tywyn 2016-17 wedi'i archwilio.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Panel Grantia a gynhaliwyd ar 18 Awst, 2017.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi'i gynnal ar 14 Gorffennaf, 2017 gan eu bod yn gywir.