Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd T.J. Jones

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

Gwahoddir y Cynghorydd Giles Morgan, Cadeirydd Fforwm Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu i fynychu’r cyfarfod i gyflwyno’r adroddiad.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried Swyddogaeth Graffu Cyngor Sir Gaerfyrddin – Adroddiad Blynyddol 2016/17 sy'n darparu trosolwg o Swyddogaeth Graffu y Cyngor ac yn benodol at waith y 5 Pwyllgor Craffu:

·         Polisi ac Adnoddau

·         Cymunedau

·         Addysg a Phlant

·         Diogelu'r Cyhoedd a'r Amgylchedd

·         Gofal Cymdeithasol ac Iechyd

Croesawyd Cadeirydd y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu i'r cyfarfod a rhoddwyd y cyfle iddo gyflwyno'r adroddiad i'r Pwyllgor.

Roedd yr adroddiad yn dangos bod gan y broses Graffu rôl allweddol o ran hyrwyddo atebolrwydd o ran proses gwneud penderfyniadau awdurdodau lleol. Mae’r swyddogaeth graffu yn ddefnyddiol hefyd o ran sicrhau bod polisïau’r Cyngor yn amlygu blaenoriaethau cyfredol, yn ogystal â hyrwyddo effeithlonrwydd, ac annog gweithio mewn partneriaeth gydag asiantaethau allanol.

Dywedwyd wrth yr Aelodau bod Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu yn cwrdd bob chwarter a oedd yn rhoi cyfle i weithio ar y cyd fel Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion i drafod unrhyw faterion a oedd yn berthnasol i'r swyddogaeth graffu.

Mynegodd Cadeirydd Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu ei fod yn siomedig mai un adolygiad gorchwyl a gorffen yn unig a gafodd ei gynnal yn 2016-17. Ond wrth edrych ymlaen at 2017/18 roedd yr holl Bwyllgorau Craffu yn cael eu hannog i fod yn rhagweithiol ac ymgymryd ag o leiaf un adolygiad gorchwyl a gorffen ac y byddai'r cyhoedd yn cael ei annog i gymryd mwy o ran.

Cafwyd adborth gan Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Fforwm Craffu sef y byddai pwyllgorau craffu yn elwa ar gael Swyddogion Craffu penodol fel adnodd effeithiol o ran darparu cymorth gwerthfawr ac ymchwil. Dywedodd Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith fod y mater hwn hefyd wedi'i godi fel pryder yn ystod Adolygiad TIC o'r Uned Gwasanaethau Democrataidd.   Fodd bynnag, atgoffwyd y Pwyllgor mai proses dan arweiniad aelodau oedd y swyddogaeth graffu a petai swyddogion craffu penodedig yn cael eu dynodi, yna gallai'r Cyngor fod mewn perygl o gael ei feirniadu gan Swyddog Archwilio Cymru am gael ei arwain yn ormodol gan swyddogion.

Mewn ymateb i ymholiad a wnaed mewn perthynas â ffigurau presenoldeb siomedig o isel yn y Sesiynau Datblygu Aelodau yn ddiweddar, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod yr Ymgynghorydd Dysgu a Datblygu  yn awyddus i dreialu sesiwn hyfforddi gyda'r nos i weld a fyddai'r sesiwn hwyr yn golygu cyfradd presenoldeb gwell.  Yn ogystal atgoffwyd y Pwyllgor bod yr holl ddeunydd a gyflwynwyd yn ystod y Sesiynau Datblygu Aelodau ar gael i'r holl Aelodau ar yr ap Mod.gov.

PENDERFYNWYD nodi bod Adroddiad Blynyddol Swyddogaeth Graffu Cyngor Sir Caerfyrddin 2016/17 yn cael ei nodi.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad yn manylu ar y penderfyniadau a'r argymhellion yn Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol [Chwefror 2018] gyda'r nod o gyflwyno argymhellion i'r Cyngor i'w cynnwys yng Nghynllun Cyflogau a Lwfansau Cynghorwyr ac Aelodau Cyfetholedig ar gyfer 2018/19.

Nododd yr Aelodau ei fod yn ofynnol i'r Panel anfon adroddiad blynyddol drafft i Gynghorau Sir gan ofyn am unrhyw sylwadau erbyn 29 Tachwedd 2017.  Yn ogystal, roedd yn ofynnol i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol roi ystyriaeth i unrhyw sylwadau a gawsai ar y fersiwn drafft cyn cyhoeddi fersiwn terfynol yr adroddiad ym mis Chwefror.

Wrth osod lefel y cyflogau a'r lwfansau ar gyfer 2018/19 penderfynodd y Panel  y byddai cynnydd o thua 1.49% yng nghyflog blynyddol sylfaenol yr aelodau etholedig. Nid oedd unrhyw gynnydd wedi'i awgrymu ar gyfer cyflogau uwch ond byddai deiliaid y swyddi hynny yn cael y codiad yn yr elfen gyflog sylfaenol.  At hynny, roedd y Panel wedi nodi bod y disgresiwn i dalu lefelau cyflog gwahanol ar gyfer dyletswyddau gweithredol, Cadeiryddion Pwyllgorau a dyletswyddau dinesig wedi'i ddileu.

Awgrymwyd er mwyn gwella recriwtio Aelodau o gefndiroedd amrywiol, y dylid cyflwyno argymhelliad i bennu'r cyflog i'r isafswm cyflog.  Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y byddai awgrymiadau ac argymhellion y Pwyllgorau yn cael eu bwydo yn ôl i'r Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

PENDERFYNWYD:

4.1     nodi bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi penderfynu y bydd cyflog sylfaenol ar gyfer aelodau etholedig prif awdurdodau lleol yn cynyddu i £13,600 2018/19;

4.2      awdurdodi Cadeirydd y Pwyllgor i gyflwyno ymateb a darparu adborth i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol, ar ran y Pwyllgor.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad ar Gynllun Cyflogau a Lwfansau Cynghorwyr ac Aelodau Cyfetholedig ar gyfer 2017/18 a oedd yn cynnwys rhestr o ddyletswyddau cymeradwy.

Nododd yr Aelodau fod cais wedi'i wneud i gynnwys cyfarfodydd lle byddai Aelod Cysgodol yn bresennol i arsylwi cyfarfod o'r Bwrdd Gweithredol neu gyfarfod Penderfyniadau'r Aelod o'r Bwrdd Gweithredol at y rhestr o ddyletswyddau ar gyfer 2018/19.

Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith nad oedd hi'n ymwybodol o unrhyw flaenoriaeth yn ymwneud â'r mater hwn, fodd bynnag, byddai angen i'r argymhelliad gynnwys materion ffurfiol a ffiniau clir. Awgrymwyd gan fod Cadeirydd y Cyngor, yr Arweinydd a Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid a Chadeirydd y Pwyllgor Craffu perthnasol yn cael caniatâd i fod yn bresennol yn ystod cyfarfodydd y Bwrdd Gweithredol pan fo gwybodaeth eithriedig yn cael ei hystyried, ac y dylai'r rhestr ddyletswyddau cymeradwy gael ei ehangu i gynnwys presenoldeb yr aelodau hynny yng nghyfarfodydd y Bwrdd Gweithredol.

Consensws y Pwyllgor oedd cyflwyno'r cais fel argymhelliad i'r Gweithgor Adolygu'r Cyfansoddiad.

PENDERFYNWYD:

5.1 nodi Cynllun Cyflogau a Lwfansau Cynghorwyr ac Aelodau Cyfetholedig 2017/18 - nodi'r Dyletswyddau Cymeradwy;

5.2 argymell i'r Gweithgor Adolygu'r Cyfansoddiad i ystyried cynnwys presenoldeb Cadeirydd y Cyngor, Arweinydd a Dirprwy Arweinydd yr Wrthblaid a Chadeirydd y Pwyllgor Craffu perthnasol yn ystod cyfarfodydd y Bwrdd Gweithredol fel dyletswydd gymeradwy o 2018/19 ymlaen.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn cynnwys canlyniadau'r arolwg ynghylch amserau cyfarfodydd. 

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, mae'n ofynnol i'r Cyngor gynnal arolwg o Aelodau o ran yr amserau a'r adegau y cynhelir cyfarfodydd yr awdurdod lleol.

Nododd y Pwyllgor fod canlyniadau cychwynnol yr arolwg wedi cael eu hystyried yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Medi 2017 (Cofnod 6) a chytunwyd i ohirio'r adroddiad hyd nes y ceir dadansoddiad pellach o'r ymatebion yn dilyn cais gan Weithgor Adolygu'r Cyfansoddiad.

Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod yr arolwg wedi cael ei anfon at Aelodau yn fuan ar ôl yr etholiadau.  Nodwyd y gallai canlyniadau arolwg pellach fod yn wahanol ar ôl bod yn y swydd am 7 mis.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod y canlyniadau yn dangos ffafriaeth gref dros gyfarfodydd yn y bore.

PENDERFYNWYD ARGYMELL I'R CYNGOR yn dilyn yr ymatebion a gafwyd i'r arolwg, bod yr amserau a'r lleoliadau ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor a'r Pwyllgorau yn aros yr un peth.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried arolwg drafft ar ddarpariaeth TG a fyddai'n cael ei ddosbarthu i aelodau etholedig, cytunwyd yn ystod cyfarfod y Pwyllgor ar 8 Medi 2017 i gynnwys adroddiad ar ddarpariaeth TG ar gyfer yr aelodau yn y blaenraglen waith.

Rhaid i'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd sicrhau bod ei holl aelodau yn cael cymaint o gymorth ag sydd angen arnynt er mwyn iddynt gyflawni eu dyletswyddau'n effeithiol. Mae hyn yn cynnwys cyfleusterau digonol megis ffôn, e-bost a'r rhyngrwyd sy'n rhoi mynediad electronig i wybodaeth briodol.

Cyfeiriwyd at gwestiwn 7 o'r arolwg drafft. Mewn ymateb i ymholiad, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod nifer o Aelodau eisoes wedi dewis mynd ddi-bapur ac felly nid oeddent yn derbyn copïau papur o agendâu mwyach.  Atgoffwyd aelodau'r  Pwyllgor bod modd i Aelodau'r Cyngor ddefnyddio llungopiwyr yn unrhyw adeilad o'r Cyngor er mwyn argraffu. Yn dilyn hyn, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n anfon e-bost ynghylch y ddarpariaeth argraffu yn y Cyngor at yr holl Aelodau.

Gan gyfeirio at gwestiwn 10 yr arolwg drafft, cafwyd sylw y byddai'n fuddiol i Aelodau petai modd cael esboniad byr ynghylch yr hyn yw'r system gweithiwr achos a'r hyn mae'n ei ddarparu.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n sicrhau y byddai hyn yn cael ei gynnwys ar yr arolwg ac esboniodd fod y system gweithiwr achos yn ddarpariaeth ddi-bapur er mwyn cofnodi ymholiadau ac ymdrin â chwynion.  Er bod system yn weddol newydd roedd nifer cynyddol o gynghorwyr yn ei oedd ei defnyddio.

PENDERFYNWYD yn amodol ar gynnwys y sylwadau ynghylch cwestiwn 10, gymeradwyo'r arolwg TG drafft.

Derbyniodd y Pwyllgor yr adroddiad "peidio â chyflwyno".

PENDERFYNWYD nodi'r eglurhad am beidio â chyflwyno'r adroddiad.

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd oedd wedi ei gynnal ar 8 Medi 2017 gan eu bod yn gywir.