Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd E. Dole

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Gweithredol a gynhaliwyd ar 23 Hydref 2017 yn gofnod cywir.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd dim cwestiynau â rhybudd wedi cael eu cyflwyno gan yr Aelodau.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd dim cwestiynau â rhybudd wedi dod i law gan y cyhoedd.

(NODER: Gadawodd y Cynghorydd H.A.L. Evans, a oedd wedi datgan buddiant yn gynharach yn yr eitem hon, Siambr y Cyngor tra oedd y Bwrdd Gweithredol yn penderfynu ar y cais)

Ystyriodd y Bwrdd Gweithredol, (yn ymwneud â chofnod 13 o'i gyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Chwefror 2017), adroddiad ar gynigion ar gyfer sefydlu Cwmni Tai Lleol ym Mherchnogaeth y Cyngor (Y Cwmni) fel cyfrwng datblygu i gyflymu'r gwaith o adeiladu tai yn Sir Gaerfyrddin er mwyn cynyddu'r cyflenwad o dai ychwanegol y mae angen mawr amdanynt, a hynny gan greu cyfleoedd am swyddi, hyfforddiant a phrentisiaethau, cefnogi'r gadwyn gyflenwi a chyflwyno dyheadau adfywio'r Cyngor. Byddai'r Cwmni hefyd yn ategu'r defnydd parhaus o adnoddau'r Cyfrif Refeniw Tai i gomisiynu tai newydd (lle'r oedd hi'n briodol gwneud hynny) a byddai hefyd yn cefnogi Ymrwymiad y Cyngor i Dai Fforddiadwy a wnaed ym mis Mawrth 2016 ar gyfer dewisiadau darparu tai eraill er mwyn cynyddu nifer y cartrefi yn y Sir.

Cynghorwyd y Bwrdd Gweithredol y byddai'r Cwmni, pe bai'n cael ei gymeradwyo, yn berchen i'r Cyngor yn llawn, ac na fyddai'n golygu trosglwyddo unrhyw ran o stoc dai bresennol y Cyngor, a fyddai'n parhau i gael ei reoli a'i gynnal gan y Cyngor, na threfniadau TUPE (Trosglwyddo Ymgymeriadau (Gwarchod Cyflogaeth)) y staff presennol.

Cynghorwyd y Bwrdd Gweithredol ymhellach fod yr adroddiad yn nodi'n fanwl y trefniadau ar gyfer sefydlu'r Cwmni a'i fod yn cynnwys saith argymhelliad i gael eu cymeradwyo ganddo, a oedd yn cynnwys y trefniadau ar gyfer penodi pum cyfarwyddwr cwmni, paratoi cynllun busnes i gael ei gymeradwyo gan y Bwrdd a'r Cyngor a'r costau sefydlu cychwynnol.

Cafodd yr adroddiad ei ystyried a'i gymeradwyo gan y Pwyllgor Craffu - Cymunedau yn y cyfarfod a gynhaliwyd ganddo ar 24Tachwedd 2017 gyda'r argymhelliad ychwanegol fod y Bwrdd Gweithredol yn ystyried yr awgrym y dylai'r Cyngor dderbyn cyflwyniad ar y Cynllun Busnes gorffenedig ar yr adeg briodol.

Gofynnodd y Cynghorydd John Prosser, yn unol â Rheol Gweithdrefn Gorfforaethol 11.1, p'un a fyddai'r Cwmni Tai Cyngor arfaethedig, y byddai ganddo bump o Gyfarwyddwyr gydag ond un ohonynt yn aelod o'r Cyngor, yn adlewyrchu'r sefyllfa yn Lloegr ac mewn Cwmnïau Tai eraill ac oni fyddai'n well, at ddibenion craffu, pe bai'r Cyngor yn defnyddio'r un dull ag yn achos ei Bwyllgor Pensiynau ac yn penodi tri aelod o'r Cyngor yn Gyfarwyddwyr ar sail drawsbleidiol er mwyn bod yn fwy cynrychioliadol, pa blaid bynnag fyddai mewn grym.

Dywedodd yr Aelod o’r Bwrdd Gweithredol dros Dai y byddai'r Bwrdd Cyfarwyddwyr, fel yn achos pob cwmni, yn gyfrifol am redeg y Cwmni ac y byddai cyfrifoldebau arnynt i gydymffurfio â chyfraith cwmnïau.
 Pe bai'r Bwrdd Cyfarwyddwyr yn cynnwys mwyafrif o aelodau'r Cyngor gallai gael ei gyhuddo o fod yn gorff a reolir gan gyfraith gyhoeddus a'i weld felly. Mewn geiriau eraill, byddai'n edrych fel llywodraeth leol ac felly byddai rhaid iddo ddilyn rheolau llywodraeth leol, gan gynnwys rhwymedigaethau caffael. Roedd yn bwysig fod nod y Cwmni yn cael ei ddeall a bod gan y Cyfarwyddwyr y sgiliau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

(Bu i'r Cynghorydd H.A.L. Evans, a oedd wedi datgan buddiant yn yr eitem hon yn gynharach, aros yn y cyfarfod gan gymryd rhan wrth i'r Pwyllgor ystyried yr eitem a phleidleisio arni)

Ystyriodd y Bwrdd Gweithredol adroddiad ar y cynigion ar gyfer cyflwyno proses ‘Gosod ar Sail Dewis’ ar gyfer Tai Cyngor yn Sir Gaerfyrddin lle byddai'r Cyngor yn hysbysebu eiddo gwag yn agored ac yn gwahodd pobl ar y Gofrestr Dewis Tai i wneud cynnig am denantiaeth yr eiddo hyn, yn hytrach na'r polisi presennol o gynnig eiddo i ddarpar denantiaid. Ystyrid bod y broses newydd, pe bai'n cael ei mabwysiadu, yn fuddiol i'r tenantiaid a'r Cyngor o ran ei bod:

·       Yn agored ac yn dryloyw mewn perthynas ag eiddo gwag;

·       Yn sicrhau bod ymgeiswyr a oedd wedi mynegi diddordeb mewn eiddo penodol eisiau cael y cartref yn hytrach na'u bod yn ei dderbyn ar y sail y byddent yn cael eu cosbi pe baent yn gwrthod,

·       Yn ei gwneud yn fwy tebygol y byddai'r ymgeisydd llwyddiannus yn derbyn yr eiddo ac yn aros am gyfnod hwy (a fyddai'n arwain at denantiaethau a chymunedau mwy cynaliadwy)

·       Yn darparu data cynllunio amser real i'r awdurdod ynghylch poblogrwydd/dymunoldeb ei gartrefi, a ddylai ddylanwadu ar y strategaeth rheoli asedau a'r ymrwymiad i dai fforddiadwy,

·       Yn lleihau'r amser y byddai'r staff yn ei dreulio yn nodi ymgeiswyr,

·       Yn lleihau nifer yr eiddo a wrthodwyd

·       Yn ategu rhaglen ‘ar-lein amdani’ y Cyngor.

Rhoddwyd gwybod i'r Bwrdd Gweithredol fod y Pwyllgor Craffu - Cymunedau, yn ei gyfarfod ar 24 Tachwedd 2017, wedi cael gwybod am y cynnig a oedd i'w fabwysiadu gan y Bwrdd Gweithredol ac wedi ei gymeradwyo.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod proses bresennol y Cyngor ar gyfer gosod cartrefi yn cael ei newid i ddull 'Gosod ar Sail Dewis'.

Rhoddodd y Bwrdd Gweithredol ystyriaeth i adroddiad monitro'r gyllideb refeniw a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ynghylch sefyllfa'r gyllideb fel yr oedd ar 31 Awst 2017.

Yn gyffredinol, roedd yr adroddiad yn rhagweld y byddai gorwariant o £1,706k ar gyllideb refeniw net yr Awdurdod ac y byddai gorwariant o £2,829k gan yr adrannau. Rhagwelid tanwariant o £21k yn y Cyfrif Refeniw Tai.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Bu'r Bwrdd Gweithredol yn ystyried adroddiad oedd yn rhoi diweddariad ynghylch gwariant y rhaglen gyfalaf yn erbyn cyllideb 2017/18 fel yr oedd ar 31 Awst 2017 ynghyd â'r rhaglen gyfalaf bum mlynedd wedi'i hailbroffilio ar gyfer y cyfnod 2017/18 - 2021/22.

Nododd y Bwrdd Gweithredol fod yna, ar sail y gyllideb o £80.788m a ragwelid, amrywiant o £30.427m a oedd i'w briodoli i lithriad y prosiectau rhwng y blynyddoedd ariannol. Byddai hyn yn llithro i flynyddoedd y dyfodol gan y byddai angen y cyllid i sicrhau bod y cynlluniau'n cael eu cwblhau dros amserlen hwy.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL

Bu'r Bwrdd Gweithredol yn ystyried yr adroddiad uchod a oedd yn rhoi golwg gyffredinol ar Gyllideb Refeniw 2018/19 a'r ddwy flynedd dilynol. Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion am amserlen proses y gyllideb, yn rhoi crynodeb o setliad dros dro Llywodraeth Cymru, yn rhoi amserlen y setliad terfynol ac yn clustnodi'r gwasgfeydd dilysu a'r gwasgfeydd cyllidebol y byddai'n rhaid i'r Aelodau roi sylw iddynt wrth bennu cyllideb refeniw'r flwyddyn nesaf. Roedd yr adroddiad hefyd yn sylfaen i'r broses ymgynghori ynghylch y gyllideb a fyddai'n cael ei chynnal gyda phwyllgorau craffu'r Cyngor a'r gymuned yn ystod y cyfnod rhwng Tachwedd 2017 – Ionawr 2018 cyn cyflwyno adroddiad i'r Bwrdd Gweithredol ac wedyn i'r Cyngor.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu elfennau allweddol y fersiwn drafft o strategaeth y gyllideb ac yn tynnu sylw at y ffaith fod setliad ariannol dros dro Sir Gaerfyrddin, tra oedd yn well na'r hyn a ragwelwyd yn wreiddiol, yn cynrychioli lleihad o 0.5% mewn cyllid grant, a oedd yn cynyddu'n sylweddol pan ystyriai'r Awdurdod ffactorau'n ymwneud â chwyddiant, demograffeg a newid yn y galw.  Fodd bynnag, roedd y setliad dros dro a oedd yn well na'r hyn a ragwelwyd wedi galluogi'r Awdurdod i ailedrych ar ei dargedau effeithlonrwydd, a bennwyd yn adroddiad gwreiddiol y rhagolwg o'r gyllideb a gyflwynwyd i'r Bwrdd Gweithredol ym mis Gorffennaf 2017, ac yn cadarnhau nad oedd y Strategaeth yn peri unrhyw leihad i gyllideb ddirprwyedig yr ysgolion.

Nodwyd bod y setliad dros dro'n cynnwys 'trosglwyddo' nifer o grantiau mawr gan gynnwys y Grant Amgylchedd Sengl, sef £35m ar draws Cymru, Grant Byw'n Annibynnol o £26.9m a Grant Gweithlu Gofal Cymdeithasol o £19m i gefnogi'r Egwyddor Llywodraeth Leol o ddarparu mwy o reolaeth i awdurdodau er mwyn iddynt reoli eu gwasanaethau a chynorthwyo i leihau lefel y gwaith o weinyddu grantiau penodol yn lleol. Nodwyd ymhellach mai dim ond un cyfrifoldeb newydd oedd wedi'i gynnwys yn y setliad gyda £6m ychwanegol i gefnogi'r gwaith o gyflwyno gwasanaethau lleol i gyflawni Dyletswyddau Atal Digartrefedd.

Roedd Strategaeth y Gyllideb yn cynnwys £7.7m ar gyfer gwaith dilysu hanfodol ynghyd â £3m ar gyfer gwariant newydd, fel y nodwyd gan adrannau yn Atodiad B i'r adroddiad. Unwaith eto roedd yr adrannau wedi clustnodi arbedion effeithlonrwydd, fel y nodwyd yn Atodiad A i'r adroddiad, o £8.3m ym mlwyddyn 1 a £17.2m pellach yn ystod y ddwy flynedd ganlynol gan sicrhau y gallai'r Awdurdod, ar sail y rhagamcanion presennol, ddarparu gwasanaethau hanfodol ar yr un pryd â cheisio sicrhau bod unrhyw gynnydd yn y Dreth Gyngor ar lefel dderbyniol. Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi golwg gyffredinol ar y cronfeydd wrth gefn, a oedd i'w hadolygu ymhellach, gan ragweld y byddai unrhyw arian wrth gefn sydd ar gael yn cael ei ddefnyddio i gefnogi'r rhaglen gyfalaf a chyflawni cyfleoedd adfywio, a fyddai felly'n cynnal twf yn y Sir yn y dyfodol.

Roedd y cynigion cyllideb cyfredol, gan ystyried y ffactorau uchod, wedi cyfyngu'r cynnydd arfaethedig yn y Dreth Gyngor am 2018/19 i 4.12%.

Cyfeiriwyd at dudalen 134 yr adroddiad  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10.

Rhoddodd y Bwrdd Gweithredol ystyriaeth i gais a gafwyd gan Ardd Fotaneg Genedlaethol Cymru i'r Awdurdod ddarparu estyniad ar ei fenthyciad presennol a'r cytundebau prydles a oedd i fod i ddod i ben ar 31 Mawrth, 2018 ar y sail nad oeddent ar hyn o bryd mewn sefyllfa i ad-dalu'r benthyciad sydd heb ei dalu o £1.35m a hefyd i'w galluogi i godi arian ychwanegol i wneud gwaith adnewyddu ar y tri ffermdy sydd ar brydles. Roedd y Gerddi, fel rhan o'r cais, wedi cyflwyno eu cynllun busnes pum mlynedd i'r Awdurdod yn cynnwys manylion ynghylch sut yr oeddent yn bwriadu gwella eu cynaliadwyedd ariannol trwy ymgymryd ag ystod o weithgareddau prosiect a datblygu busnes. Roedd nifer o'r rhain eisoes wedi cael eu rhoi ar waith gan ddwyn effaith gadarnhaol.

Wrth ystyried yr adroddiad rhoddodd y Bwrdd Gweithredol sylw i'r ffaith fod y Gerddi wedi elwa o fenthyciad di-log gan y Cyngor ers 2005, sydd werth £1.35m ar hyn o bryd, a phe bai'r cais yn cael ei gymeradwyo, byddai'n disgwyl bod y benthyciad yn cael ei ad-dalu ar ddiwedd cyfnod yr estyniad.

Cyfeiriwyd hefyd at y gefnogaeth a ddarparwyd gan y Cyngor dros y blynyddoedd blaenorol ac awgrymwyd y gallai fod yn fuddiol i'r Bwrdd Gweithredol ymweld â'r Gerddi.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL:

Yn unol â Pholisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2017/18 (a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 6 Chwefror, 2017 - gweler Cofnod 9), derbyniodd y Bwrdd Gweithredol y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch gweithgareddau Rheoli'r Trysorlys am y cyfnod o 1 Ebrill 2017 hyd at 30 Medi 2017.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL ARGYMELL I'R CYNGOR FOD yr adroddiad yn cael ei dderbyn.

(NODER: Roedd pob Swyddog a oedd yn bresennol yn y cyfarfod wedi datgan buddiant yn yr eitem hon a bu iddynt adael y cyfarfod tra oedd yr eitem yn cael ei hystyried, ac eithrio'r Prif Weithredwr a'r Swyddog Gwasanaethau Democrataidd)

Ystyriodd y Bwrdd Gweithredol adroddiad ar weithredu Cynllun Terfynu Cyflogaeth y Cyngor sydd wedi bod ar waith ers 2016 ac sydd wedi galluogi'r Awdurdod i ryddhau 38 o weithwyr allan o gyfanswm o 336 o geisiadau a gafwyd. Adroddwyd bod y cynllun wedi rhoi dull i reolwyr o gymell staff i adael eu swydd yn wirfoddol, gan ei gwneud yn haws felly i reoli newid a lleihau'r angen am orfod diswyddo pobl, ond bod nifer y gweithwyr a ryddhawyd dros gyfnod o amser wedi gostwng i'r pwynt lle ystyrid y dylid adolygu'r cynllun mewn perthynas â'r canlynol:-

a)    P'un a ddylai'r polisi a'r broses barhau yn eu ffurf bresennol;

b)    P'un a ddylid tynnu'r polisi yn ôl;

c)     P'un a ddylid parhau â'r polisi, ond mewn dull mwy hyblyg a chynnil.

Rhoddodd y Bwrdd Gweithredol sylw priodol i bob un o'r tri opsiwn, ac i'r esboniadau ar gyfer pob un y manylwyd arnynt yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod Opsiwn C yn cael ei fabwysiadu, ac yn hytrach na pharhau gyda phroses ffurfiol o wahodd ceisiadau am derfynu cyflogaeth gan staff yn flynyddol, fod y polisi yn cael ei gynnal a'i ymestyn am dair blynedd arall neu y tu hwnt ac yn cael ei ddefnyddio gan reolwyr ochr yn ochr â strategaethau eraill, yn ôl yr angen.