Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau

 

Dydd Llun, 2 Rhagfyr 2019

 

YN BRESENNOL: Y Cynghorydd A.G. Morgan (Cadeirydd)

 

Y Cynghorwyr:

S.M. Allen, K.V. Broom, D.M. Cundy, T.A.J. Davies, H.L. Davies, J.K. Howell, G.H. John, C. Jones, K. Madge, A.G. Morgan a D.E. Williams

Hefyd yn bresennol:

Y Cynghorydd L.M. Stephens, L.M. Stephens, Aelod o'r Bwrdd Gweithredol - Dirprwy Arweinydd y Cyngor;

 

Roedd y Swyddogion canlynol yn bresennol yn y cyfarfod:

C. Moore, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol;

N. Daniel, Pennaeth TGCh;

N. Edwards, Interim Head of Integrated Services;

J. Fearn, Pennaeth Eiddo;

R. Hemingway, Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol:

L.R. Jones, Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith;

P.R. Thomas, Y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad);

S Burford, Rheolwr Prosiect, y Pentref Llesiant;

A Clarke, Partner Busnes Arweiniol (Adnoddau Dynol);

J. Owen, Rheolwr Rhaglen TIC;

H. Font, Rheolwr Llesiant Gweithwyr;

M.S. Davies, Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd.

Siambr, Neuadd y Sir, Caerfyrddin: 2.00 pm - 4.45 pm

 

<AI1>

1.            YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd J. Prosser.

 

</AI1>

<AI2>

2.            DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL GAN GYNNWYS UNRHYW CHWIPIAU PLEIDIAU A RODDIR MEWN YMATEB I UNRHYW EITEM AR YR AGENDA

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol.

 

</AI2>

<AI3>

3.            CWESTIYNAU GAN Y CYHOEDD (NID OEDD DIM WEDI DOD I LAW)

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

 

</AI3>

<AI4>

4.            PENTREF LLESIANT A GWYDDOR BYWYD LLANELLI

Gan gyfeirio at Gofnod 4 yng nghofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth 2019 bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a oedd yn darparu datganiad sefyllfa ynghylch Pentref Llesiant a Gwyddor Bywyd Llanelli. Roedd yr adroddiad yn cynnwys manylion am y canlynol:

·         Cynllunio a datblygu dylunio;

·         Cyllido;

·         Ymrwymiad Partneriaid;

·         Brandio.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd ynghylch yr adroddiad:

·         Mewn ymateb i ymholiad ynghylch ailfrandio'r prosiect, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol fod yr ymarfer ailfrandio wedi'i gwblhau ac y byddai cyhoeddiad ffurfiol yn cael ei wneud yn fuan;

·         Cafodd y Pwyllgor wybod fod cynnydd helaeth yn cael ei wneud o ran trafodaethau â phartner academaidd posibl a bod y dialog gyda Llywodraeth Cymru yn gadarnhaol;

·         Croesawodd yr Aelodau ymrwymiad Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda i'r prosiect;

·         Rhagwelid y byddai'r gwaith ymarferol yn dechrau ar y safle ddiwedd yr haf 2020, wedi i'r achos busnes gael ei gymeradwyo gan Lywodraeth Cymru a phan fyddai'r partner academaidd wedi'i gadarnhau;

·         Mynegwyd y gobaith y byddai dyluniad y pentref yn gydnaws â'i leoliad yn Llanelli a Sir Gaerfyrddin.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

</AI4>

<AI5>

5.            ADRODDIAD MONITRO ABSENOLDEB SALWCH - HANNER BLWYDDYN CHWARTER 2 2019/20

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a oedd yn darparu data ynghylch absenoldeb ar gyfer cyfnod cronnol Chwarter 2 blwyddyn ariannol 2018/19 ynghyd â chrynodeb o gamau gweithredu i gefnogi lleihau lefel yr absenoldeb salwch.      

Roedd y canlyniadau cronnol yn dangos gostyngiad o gymharu â Chwarter 2 2017/18. Roedd yr Is-adran Rheoli Pobl yn parhau i gefnogi a chynghori Timau Rheoli Adrannol, rheolwyr pobl a gweithwyr mewn perthynas â'r Polisi Absenoldeb Salwch a gweithdrefnau a chanllawiau cysylltiedig i sicrhau bod absenoldeb yn cael ei reoli mewn modd amserol, cyson a rhagweithiol. Roedd data meincnodi cymharol Cymru Gyfan ar gyfer 2018/19, a oedd wedi'i gyhoeddi ym mis Medi 2019, yn nodi bod Sir Gaerfyrddin, o'i chymharu â holl awdurdodau eraill Cymru, yn y 7fed safle o blith y 22ain. Roedd hwn yn welliant nodedig o gymharu â blynyddoedd blaenorol lle roedd yr Awdurdod yn y 10fed safle yn 2017/18 ac yn y 15fed safle yn 2016/17. Roedd yr Awdurdod bellach ym mhen uchaf yr ail chwartel ond roedd wedi bod yn agos i'r canolrif yn 2017/18 ac yn y 3ydd chwartel yn 2016/17.

Fodd bynnag, nid oedd yr un o bum adran yr Awdurdod wedi cyrraedd eu targedau perfformiad yn Chwarter 2 2019/20, ac roedd pob Pennaeth Gwasanaeth wedi bod yn y Fforwm Presenoldeb Herio ac Adolygu i drafod cynnydd is-adrannol i sicrhau bod yr holl wasanaethau'n cyfrannu tuag at leihau lefel yr absenoldeb.

Roedd Penaethiaid Eiddo a Gwasanaethau Integredig, sef dau o'r is-adrannau a oedd yn perfformio waethaf o ran absenoldeb salwch [roedd Proffiliau Crynhoi Data wedi eu dosbarthu ar eu cyfer], wedi'u gwahodd i'r cyfarfod ac amlygodd y ddau'r camau oedd yn cael eu cymryd i reoli a mynd i'r afael ag absenoldeb salwch. 

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd wrth ystyried yr adroddiad:

·         Mewn ymateb i bryder nad oedd unrhyw reolwyr yn yr is-adrannau Eiddo a  Gwasanaethau Integredig, yn ystod y 5 mlynedd diwethaf, wedi cwblhau'r hyfforddiant Rheoli Straen a gâi ei ddarparu gan yr Awdurdod, rhoddwyd sicrwydd i'r aelodau fod sylw'n cael ei roi i hyn.  Dywedodd y Pennaeth Eiddo fod nifer o staff wedi bod ar gyrsiau drwy ddarparwyr allanol;

·         Cydnabuwyd bod y cynnydd yn yr oedran ymddeol wedi ychwanegu at yr her o reoli absenoldeb salwch, ac roedd pob ymdrech yn cael ei gwneud i wneud e-ddysgu yn fwy hwylus ac i gefnogi staff. Derbyniwyd hefyd y gallai lleihau nifer y staff er mwyn gwneud arbedion arwain at straen ymhlith y staff sy'n weddill oherwydd llwyth gwaith cynyddol, er bod y  posibilrwydd hwn yn cael ei ystyried yn ofalus ym mhob achos cyn caniatáu cwtogi staff;

·         Nodwyd bod gan Ymgynghorwyr Adnoddau Dynol fynediad i'r holl ddata absenoldeb oherwydd salwch a'u bod yn cysylltu'n rheolaidd â'r is-adrannau o fewn eu cylch gwaith, gan amlygu'r gwahaniaethau mewn perfformiad rhwng is-adrannau;

·         Soniwyd wrth yr aelodau am y cymorth a roddir i'r ysgolion i reoli absenoldeb salwch, a oedd yn cynnwys cymorth drwy'r Panel Ymgynghorol ynghylch Ymyrraeth Gorfforaethol. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL i dderbyn yr adroddiad ac i gynnwys yn adroddiadau'r dyfodol adborth gan y Fforwm Presenoldeb Herio ac Adolygu a chan y Panel Ymgynghorol ynghylch Ymyrraeth Gorfforaethol.

 

</AI5>

<AI6>

6.            RHAGLEN TRAWSNEWID I WNEUD CYNNYDD (TIC) ADRODDIAD BLYNYDDOL 2018/19

Ystyriodd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol y Rhaglen Trawsnewid i Wneud Cynnydd (TIC) ar gyfer 2018/19, a oedd yn manylu ar waith rhaglen TIC dros y flwyddyn ddiwethaf gan roi bod i arbedion ariannol o fwy na £4.7m. Ers ei sefydlu yn 2012, roedd y rhaglen TIC wedi helpu i nodi bron £20m o arbedion gros. Hefyd gwnaed cyflwyniad gan swyddogion a amlinellai ffordd ymlaen ar gyfer rhaglen TIC yn dilyn adolygiad diweddar, gyda golwg ar alluogi'r rhaglen i fod o gymorth o ran cefnogi prif bolisïau corfforaethol.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd wrth ystyried yr adroddiad:

·         Rhoddwyd sicrwydd i'r aelodau fod yr holl adolygiadau TIC wedi'u cynnal gyda golwg ar leihau'r effaith ar swyddi gymaint â phosibl, ond gan sicrhau bod unrhyw welliannau'n gynaliadwy;

·         Ail-bwysleisiwyd bod y rhan fwyaf o'r arbedion a wnaed o ganlyniad i adolygiadau TIC yn aros o fewn yr Adrannau er mwyn helpu i gyrraedd targedau Cyllidebu ar Sail Blaenoriaethau a helpu i reoli heriau cyllidebol eraill;

·         Mewn ymateb i ymholiad dywedwyd y byddai'r arbedion a ragwelid drwy weithio ystwyth, a oedd yn unol â'r targed, yn cael eu cyflawni'n bennaf drwy leihad mewn costau argraffu a theithio a thrwy werthu neu brydlesu adeiladau. Cadarnhawyd hefyd fod y prosiect yn rhoi bod i fanteision ehangach megis cynnydd mewn cynhyrchiant, er bod y rhain yn anos eu mesur;

·         Roedd rhai gwasanaethau yn ystyried defnyddio Deallusrwydd Artiffisial, a allai sicrhau arbedion sylweddol;

·         Rhoddwyd gwybod i'r aelodau y byddai Seminar Seilwaith Digidol ar gyfer yr holl aelodau yn cael ei gynnal yn Yr Egin, Caerfyrddin, ar 18 Rhagfyr 2019. 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod Adroddiad Blynyddol y Rhaglen Trawsnewid i Wneud Cynnydd (TIC) am 2018/19 yn cael ei dderbyn.

 

</AI6>

<AI7>

7.            ADRODDIAD MONITRO CYLLIDEB  CYFALAF A REFENIW 2019/20

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i Adroddiad Monitro Cyllideb Gorfforaethol yr Awdurdod ac adroddiadau adrannol y Prif Weithredwr a'r Gwasanaethau Corfforaethol fel yr oeddent ar 31 Awst 2019 mewn perthynas â blwyddyn ariannol 2019/20. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys atodiad a oedd yn cynnwys manylion Monitro Arbedion 2019-20.

Roedd y canlynol ymhlith y materion a godwyd wrth ystyried yr adroddiad:

·         Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wrth yr aelodau fod cyfarfodydd wedi'u cynnal ag ysgolion i drafod gorwariant a llunio cynlluniau adfer lle bo'r angen;

·         Mewn ymateb i ymholiad, cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol i ganfod a oedd gan gartrefi preswyl yr awdurdod lleol y capasiti i dderbyn rhagor o bobl;

·         Rhagwelid y byddai galw sylweddol am ddarpariaeth cartrefi gofal erbyn canol y 2020au, a hynny ar gyfer y genhedlaeth a aned wedi'r ail ryfel byd, a oedd yn byw'n hirach; 

·         O blith 110 o ysgolion yr Awdurdod, roedd swyddogion yn gorfod cydlynu â 30 i fynd i'r afael â'u diffygion o ran y gyllideb; 

·         Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol i gyfleu'r pryderon a ailfynegwyd ynghylch rheolaeth marchnad anifeiliaid byw Nant-y-ci i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

</AI7>

<AI8>

8.            ADRODDIAD CANOL BLWYDDYN YNGYLCH RHEOLI'R TRYSORLYS A DANGOSYDD DARBODAETH EBRILL 1AF 2019 I MEDI 30AIN 2019

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Canol Blwyddyn ynghylch Dangosyddion Darbodaeth a Rheoli'r Trysorlys am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2019 a 30 Medi 2019 i sicrhau bod y gweithgareddau a wnaed yn gyson â gofynion Polisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2019-20 a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 20 Chwefror, 2019.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad monitro.

 

</AI8>

<AI9>

9.            DIWEDDARAF AM WEITHREDIADAU AC ATGYFEIRIADAU'R PWYLLGOR CRAFFU POLISI AC ADNODDAU

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol wybod i'r Pwyllgor am yr arbedion rheolaethol am 2018-19, a byddai manylion am y rhain yn cael eu hanfon at yr Aelodau.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad a fanylai ar y cynnydd o ran y camau gweithredu, y ceisiadau, neu'r atgyfeiriadau oedd wedi deillio o gyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Craffu.

 

</AI9>

<AI10>

10.         EGLURHAD AM BEIDIO Â CHYFLWYNO ADRODDIAD CRAFFU

Derbyniodd y Pwyllgor y rheswm dros beidio â chyflwyno'r adroddiad.

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL nodi'r adroddiad.

 

</AI10>

<AI11>

11.         EITEMAU AR GYFER Y DYFODOL

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn y rhestr o eitemau ar gyfer y dyfodol a oedd i'w hystyried yn y cyfarfod nesaf ar 10 Ionawr 2020.

 

</AI11>

<AI12>

12.         COFNODION  - 10 HYDREF, 2019

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL lofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Hydref 2019 yn gofnod cywir.

</AI12>

<TRAILER_SECTION>

 

 

________________________                                          __________________

CADEIRYDD                                                                                    DYDDIAD

 

</TRAILER_SECTION>

<LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

<HEADING_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

</HEADING_LAYOUT_SECTION>

<TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

FIELD_SUMMARY

 

</TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_SUMMARY

 

</COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>