Pwyllgor Craffu Polisi ac Adnoddau

 

Dydd Iau, 14 Gorffennaf 2016

 

YN BRESENNOL: Y Cynghorydd D.W.H. Richards (Cadeirydd)

 

Y Cynghorwyr:

S.M. Allen, T. Devichand, J.S. Edmunds, W.J.W. Evans, J.K. Howell, A.W. Jones, A. Lenny, D. Price, R. Thomas a D.E. Williams

 

Hefyd yn bresennol:

 

Y Cynghorydd D.M. Jenkins – Yr Aelod o’r Bwrdd Gweithredol dros Adnoddau 

Y Cynghorydd P.A. Palmer – Yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol dros Gymunedau

Y Cynghorydd L.M. Stephens – Yr Aelod o'r Bwrdd Gweithredol dros  Adnoddau Dynol, Effeithlonrwydd a Chydweithio

 

Yr oedd y swyddogion canlynol yn bresennol yn y cyfarfod:

 

Mr. P.R. Thomas - Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad)

Mrs. W. Walters – Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi)

Mr. C. Moore - Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol

Mr. J. Fearn - Pennaeth Eiddo

Mrs. L. Rees Jones - Pennaeth Gweinyddiaeth a’r Gyfraith

Mr. P. Sexton - Pennaeth Archwilio, Rheoli Risg a Chaffael

Mr. N. Davies – Rheolwr Isadeiladd TG

Mr. J. Owen - Rheolwr Rhaglen TIC

Mrs. A. Wood – Y Rheolwr Adnoddau Dynol

Ms. R. Llewhellin - Swyddog Perfformiad, Llywodraethu a Pholisi

Mr. S.J. Williams - Swyddog TIC 

Mr. M. Hughes - Swyddog Gwasanaethau Democrataidd 

 

Lleoliad: Siambr Neuadd y Sir, Caerfyrddin (10:00am – 1:15pm) 

 

 

<AI1>

1.            YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd A.G. Morgan.

 

</AI1>

<AI2>

2.            DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

 

</AI2>

<AI3>

3.            DATGAN CHWIPIAID PLAID SYDD WEDI EU GWAHARDD

Ni chafwyd dim datganiadau ynghylch chwipiaid y pleidiau.

 

</AI3>

<AI4>

4.            CWESTIYNAU GAN Y CYHOEDD (NID OEDD DIM WEDI DOD I LAW)

Nid oedd cwestiynau gan y cyhoedd wedi dod i law.

 

</AI4>

<AI5>

5.            EITEMAU AR GYFER Y CYFARFOD NESAF

 

PENDERFYNODD y Pwyllgor nodi'r eitemau a fyddai'n cael eu hystyried yn ei gyfarfod nesaf i'w gynnal ddydd Mercher 5 Hydref 2016.

 

 

</AI5>

<AI6>

6.            RHAGLEN TRAWSNEWID I WNEUD CYNNYDD (TIC) - ADRODDIAD BLYNYDDOL 2015/16 A CHYNLLUN BUSNES 2016/17

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer y Rhaglen Trawsnewid i Wneud Cynnydd, yn ogystal â'i Gynllun Busnes ar gyfer 2016/17. Atgoffwyd y Pwyllgor bod y rhaglen wedi cael ei lansio yn 2012 mewn ymateb i'r heriau ariannol sylweddol a oedd yn wynebu'r Awdurdod Lleol a hyd yn hyn, roedd gwaith TIC wedi cynorthwyo i nodi, neu wedi helpu i sicrhau tua £6.4m o arbedion effeithlonrwydd. Cafodd y Pwyllgor hefyd gyflwyniad yn amlinellu'r prosiectau a oedd yn ymwneud â phrosesau cefn swyddfa a oedd wedi arwain at arbedion sylweddol o ran amser ac arian, yn ogystal ag arwain at ddulliau mwy effeithiol o weithio.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad a'r cyflwyniad:

 

Gofynnwyd faint o'r gwelliannau oedd ar waith ymhlith y swyddogaethau cefn swyddfa a oedd yn arbedion mewn gwirionedd, yn hytrach na gwahanol wasanaethau yn mabwysiadu gwelliannau mewn technoleg. Dywedodd y Swyddog TIC fod y dechnoleg wedi galluogi gwireddu'r arbedion, gan leihau'r gwaith o ddilyn prosesau a oedd yn cymryd llawer o amser. Roedd mabwysiadu dulliau technolegol nid yn unig wedi gwella prosesau yn fewnol, ond bellach roedd yr Awdurdod yn gallu rhyngweithio â sefydliadau a chyflenwyr allanol mewn modd llawer mwy effeithlon.

 

Croesawyd y datblygiadau a amlinellwyd yn y cyflwyniad a'r defnydd o dechnoleg newydd, ond gofynnwyd sut yr oedd yr awydd i arloesi a chroesawu dulliau mwy effeithlon o weithio yn cael eu gosod yn rhan annatod o ddull gweithio rheolwyr llinell, ac a ddylid disgwyl i reolwyr weithredu yn y modd hwn. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen TIC wrth y Pwyllgor mai'r strategaeth hirdymor oedd gosod y fethodoleg yn rhan annatod o'r gwaith o fewn gwasanaethau. Roedd Tîm TIC wedi defnyddio dull 'Vanguard' er mwyn galluogi adrannau i weld a deall eu gwasanaethau o safbwynt y cwsmer. Mae'r adrannau erbyn hyn, yn dilyn defnyddio'r model hwn, yn fwy hyderus o gynnal adolygiadau pellach o'u gwasanaethau gan ddefnyddio'r dull hwn, yn hytrach na dibynnu ar Dîm TIC i hwyluso adolygiadau pellach. Eglurodd y Rheolwr Rhaglen TIC ymhellach wrth ymgymryd ag adolygiad yn defnyddio dull Vanguard, roedd croestoriad o'r gwasanaeth perthnasol yn cael eu gwahodd i gymryd rhan, gan gynnwys penaethiaid gwasanaethau, uwch-reolwyr yn ogystal â staff rheng flaen. Roedd sesiynau rhagflas ar gyfer Rheolwyr Trydedd Haen wedi cael eu cynllunio ar gyfer yr hydref a fyddai'n cynnwys amrywiaeth o aelodau staff yn cyflwyno eu canfyddiadau yn y sesiynau hyn.

 

Mewn ymateb i gwestiwn o ran capasiti'r rheolwyr a oedd yn cael eu cyflogi gan yr Awdurdod i ymgymryd ag adolygiadau o'r fath, dywedodd y Rheolwr Rhaglen TIC oherwydd natur drawsbynciol llawer o adolygiadau TIC, fel arfer byddai nifer o reolwyr gwahanol yn cymryd rhan. Hyd yn hyn, roedd y rheolwyr a ofynnwyd i gynorthwyo â'r adolygiadau wedi dangos ymrwymiad a brwdfrydedd. Nid oedd diffyg cyfranogiad erioed wedi bod yn broblem. Pwysleisiodd hefyd fod cryn dipyn o waith yn parhau o fewn adrannau, a oedd gwbl ar wahân i'r prif brosiectau oedd o dan ofal TIC.

 

Cyfeiriwyd at yr adolygiad o Gyllid y Trydydd Sector a oedd bellach wedi'i gwblhau, a gofynnwyd a oedd hyn yn golygu nad oedd TIC yn ymwneud â'r prosiect penodol hwn mwyach. Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) ei bod wedi derbyn adroddiad ar yr adolygiad hwn yn ystod ei chyfarfod diwethaf ym mis Mehefin ac er bod yr adolygiad ei hun wedi'i gwblhau, byddai tîm o fewn ei hisadran o hyn ymlaen, yn cyd-lynu gwariant yr Awdurdod ar wasanaethau'r Trydydd Sector er mwyn sicrhau nad oedd gwariant yn cael ei ddyblygu (e.e. talu sefydliadau gwahanol am ddarparu gwasanaethau tebyg.) Mewn ymateb i ymholiad pellach, cadarnhaodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) fod yr arbedion a nodwyd yn yr adroddiad yn gysylltiedig â chontractau a oedd wedi dod i ben neu gyllid a oedd wedi'i leihau. Roedd disgwyliad y byddai'r arbedion mwyaf sylweddol yn dod i'r amlwg gyntaf (wrth i ddyblygiadau ddod i'r amlwg) a byddai hyn yn lleihau dros gyfnod o amser. Nododd hefyd fod astudiaeth Cymru gyfan ynghylch y gwariant ar y trydydd sector yn cael ei gyflawni gan Swyddfa Archwilio Cymru, a fyddai'n cael ei gyhoeddi ym mis Hydref. Roedd Sir Gaerfyrddin, ynghyd â nifer fach o awdurdodau lleol eraill, wedi cael eu dewis yn astudiaethau achos ar gyfer yr adolygiad penodol hwn. Cytunodd y byddai'n cyflwyno'r adroddiad i'r Pwyllgor ei ystyried yn ystod cyfarfod yn y dyfodol.  

 

Gofynnwyd a oedd y prosesau gwell yn golygu bod cyflenwyr bellach yn cael eu talu yn gyflymach. Dywedodd y Swyddog TIC gan fod y broses bellach yn arbed cryn dipyn o amser, dylai cyflenwyr gael taliad yn gynharach nag o'r blaen.

 

Cyfeiriwyd at un o'r astudiaethau achos lle'r oedd proses archebu ceginau ysgolion wedi'i diwygio, a gofynnwyd a fyddai hyn yn arwain at lai o wastraff bwyd. Dywedodd y Swyddog TIC er nad oedd modd gwybod hyn, roedd y gweithdrefnau newydd yn galluogi ysgolion i archebu cyflenwadau dau ddiwrnod cyn y dyddiad dosbarthu, yn hytrach nag wythnos ymlaen llaw. O ran hynny felly, gallai ysgolion reoli eu stoc yn fwy effeithlon.

 

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am eu cyflwyniad a PHENDERFYNODD y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad.

 

 

</AI6>

<AI7>

7.            CYNLLUN GWEITHREDU TRECHU TLODI

Ystyriodd y Pwyllgor adroddiad diweddaru ynghylch dull yr Awdurdod o drechu tlodi a gweithgareddau'n ymwneud â hyn. Roedd yr adroddiad yn cynnwys manylion am waith y Grŵp Ffocws trawsbleidiol, Cynllun Gweithredu Trechu Tlodi'r Cyngor a Sefydlu Panel Ymgynghorol ynghylch Trechu Tlodi i gefnogi aelod y Bwrdd Gweithredol sy'n gyfrifol am yr agenda. 

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

Gofynnwyd am eglurhad o ran y dulliau a ddefnyddiwyd yn ystod yr astudiaeth tlodi gwledig ac a oedd y diffiniad 'gwledig' yn gamarweiniol oherwydd bod yr ardal yn cynnwys rhannau o drefi'r Sir. Dywedodd y Swyddog Perfformiad, Llywodraethu a Pholisi wrth y Pwyllgor fod y Tîm Polisi Corfforaethol wedi cynnal astudiaeth ac yn dilyn ymarfer bwrdd gwaith cychwynnol, anfonwyd cyfanswm o 5,000 o holiaduron i dai ledled ardal y Cynllun Datblygu Gwledig. Anfonwyd holiaduron hefyd i gynghorau tref a chymuned, busnesau ac ysgolion. Cafwyd cyfanswm o 1,099 o ymatebion. Cyflwynwyd y canfyddiadau i'r Pwyllgor Craffu - Cymunedau a byddant yn cael eu defnyddio i gyfarwyddo prosiectau yn yr ardal yn y dyfodol. Ychwanegodd y gellid cylchredeg yr adroddiad i'r Pwyllgor er gwybodaeth. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) wrth y Pwyllgor fod y diffiniad o'r ardal wledig wedi bod yr un peth ers y 12 mlynedd diwethaf, a'i fod yn cael ei ddefnyddio gan y rheini sy'n gweinyddu amrywiol ffynonellau grantiau a chyllid.

 

Cyfeiriwyd at gynorthwyo unigolion o ran hyfforddiant a gwirfoddoli a gofynnwyd sut yr oedd llwyddiant, neu beidio, y gweithgareddau hyn yn cael eu monitro. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) wrth y Pwyllgor os oedd ail raglen ar waith yn gweithio ochr yn ochr â mentrau o'r fath er mwyn helpu unigolion i ddod o hyd i gyfleoedd gwaith, roedd yn bosibl monitro llwyddiant y mentrau hynny. Fodd bynnag, y tu hwnt i hyn, roedd yn anodd iawn monitro a dilyn unigolion, yn enwedig os oeddent yn gadael y Sir yn gyfan gwbl. Roedd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi), mewn ymateb i awgrymiad arall wedi cydnabod y gellid defnyddio technoleg (e.e. e-bost, cyfryngau cymdeithasol) i fonitro unigolion a oedd wedi cael cymorth er mwyn dilyn eu cynnydd. Cytunodd y byddai'n rhannu'r awgrymiad hwn â swyddogion yn y tîm perthnasol o fewn ei his-adran.

 

Gofynnwyd faint o swyddi mewn gwirionedd a oedd wedi cael eu creu drwy fentrau o'r fath megis Cymunedau yn Gyntaf. Roedd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) wedi cydnabod nad oedd mentrau o'r fath, ar y cychwyn, wedi arwain at lawer o swyddi ond ers cyflwyno mesurau i sicrhau defnydd effeithlon ac effeithiol o gyllid, roedd hyn wedi arwain at gynnydd sylweddol yn y rheini a oedd bellach yn dod o hyd i gyflogaeth.

 

Cyfeiriwyd at nifer o gamau gweithredu o ran Gwasanaethau Plant nad oedd yn cyrraedd y targed, ac awgrymwyd nad oedd y dull ymwelydd iechyd yn gweithio, yn enwedig gan fod y rhain wedi cael eu dwyn yn fewnol o'r Trydydd Sector a'r Bwrdd Iechyd. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) wrth y Pwyllgor mai Pennaeth y Gwasanaethau Plant oedd yn gyfrifol am y gwasanaeth penodol hwn, a byddai'n ceisio cael ymateb i'r Pwyllgor ynghylch y mater.

 

Yn ystod y trafodaethau nodwyd na fyddai rhai plant yn cael pryd o fwyd wedi'i goginio bob dydd yn ystod gwyliau ysgol, yn yr un modd ag yn ystod y tymor. Gofynnwyd felly a fyddai'r Awdurdod yn ystyried agor ceginau ysgolion yn ystod y gwyliau er mwyn darparu pryd o fwyd i'r rheini a oedd yn gymwys. Mewn ymateb, dywedodd aelod o'r Grŵp Ffocws ynghylch Trechu Tlodi ac Aelod o’r Bwrdd Gweithredol dros Gymunedau wrth y Pwyllgor fod hwn yn opsiwn a oedd wedi cael ei drafod, gan gyflogi o bosibl cynorthwywyr addysgu i ddarparu'r gwasanaeth. Fodd bynnag, byddai'n rhaid mynd i'r afael â materion megis cost a'r stigma sy'n gysylltiedig â chael prydau ysgol am ddim. Roedd enghreifftiau o fewn Sir lle'r oedd sefydliadau gwirfoddol eisoes yn cynnig gwasanaethau o'r fath ond nid oedd un dull cydlynol cyffredinol ar waith.   

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.  

 

</AI7>

<AI8>

8.            ADRODDIAD MONITRO CYLLIDEB CYFALAF A REFENIW 2015/16

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad a oedd yn amlinellu'r sefyllfa ariannol fel yr oedd ar ddiwedd y flwyddyn ariannol o ran y gwariant refeniw a chyfalaf o oedd yn rhan o gylch gorchwyl y Pwyllgor Craffu - Polisi ac Adnoddau am y flwyddyn ariannol 2015/16. Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod yr Awdurdod yn adrodd am danwariant o £418,000 ar gyfer y flwyddyn ariannol. Yr oedd y ffigyrau alldro terfynol yn dangos bod gorwariant ar lefel adrannol o £33,000 am y flwyddyn ariannol, a bod hynny wedi ei wrthbwyso gan danwariant o £1,399,000 ar daliadau cyfalaf. Roedd yr alldro a ddeilliodd o hynny'n golygu bod yr Awdurdod wedi trosglwyddo £280,000 o'i gronfeydd cyffredinol ar gyfer blwyddyn ariannol 2015/16.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch y lleoliadau ychwanegol a'r gost ychwanegol o ffioedd uwch (gwerth £391,000) a dalwyd i ddarparwyr gan yr Adran Cymunedau, dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod hwn yn gysylltiedig â chwyddiant a chost gyffredinol y gwasanaeth.

 

Awgrymwyd yn sgil y cynnydd yn yr isafswm cyflog cenedlaethol, ei fod yn ddigon posibl bod darpariaeth y sector preifat o fewn y sector gofal cymdeithasol yr un mor gostus, os nad yn fwy costus, na'r hyn a ddarperir gan y sector cyhoeddus. Roedd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wedi cydnabod y byddai'r newidiadau i'r isafswm cyflog yn creu pwysau ariannol ychwanegol ac atgoffodd y pwyllgor fod hwn wedi cael ei nodi fel pwysau cyllidebol posibl yn Adroddiad Cyllideb 2016/17 a gyflwynwyd i'r Cyngor Sir ym mis Chwefror. Fodd bynnag, er bod y bwlch yn cau rhwng darparwyr preifat a chyhoeddus, nid oeddent yr un peth ar hyn o bryd.

 

Gofynnwyd am sicrwydd oherwydd yr ansicrwydd economaidd presennol, na fyddai'r Cyngor Sir yn rhuthro i fenthyg arian ar gyfer prosiectau diangen a bod angen blaen gynllunio gofalus. Cytunodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol bod angen cynllunio ymlaen llaw yn fanwl er bod cynllunio o'r fath yn anodd gan nad oedd Llywodraeth Cymru ar hyn o bryd yn darparu unrhyw ganllawiau clir nac arwyddion o ran cyllid y dyfodol.

 

Gofynnwyd a oedd y gyllideb weithredol ar gyfer cyfleusterau cyhoeddus yn cynnwys y costau gweithredu ar gyfer toiledau math Danfo. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol fod hyn yn gywir. Mewn ymateb i ymholiad pellach am y cyfleusterau cyhoeddus a oedd bellach yn cael eu cynnal gan yr Awdurdod Lleol, dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor y gellid cylchredeg y wybodaeth yn dilyn y cyfarfod.

 

Gofynnwyd am eglurhad ynghylch y prosiectau a oedd yn cael eu cynnwys yng Nghynllun Adfywio Canol Tref Rhydaman, gwerth £466,000. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) wrth y Pwyllgor fod yr aelodau etholedig lleol wedi cytuno ar y prosiectau blaenoriaeth hyn ac er nad oedd ganddi fanylion penodol wrth law, byddai modd anfon y wybodaeth ymlaen yn dilyn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL dderbyn yr adroddiad.

 

</AI8>

<AI9>

9.            ADRODDIAD CORFFORAETHOL DIWEDD BLWYDDYN AR REOLI PERFFORMIAD - 1AF O EBRILL 2015 HYD AT 31AIN O FAWRTH 2016

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad a roddai olwg gyffredinol diwedd blwyddyn ar berfformiad yr Awdurdod. Roedd yr adroddiad yn cynnwys:

 

·                     Monitro’r Cynllun Gwella – Camau Gweithredu a Mesurau

·                     Absenoldeb salwch

·                     Canmoliaeth / Cwynion

 

Rhoddwyd diweddariad i'r Pwyllgor hefyd o ran absenoldeb salwch yr Awdurdod a oedd wedi cynyddu i 10.1 diwrnod, cynnydd o 1 diwrnod cyflawn cyfwerth ag amser llawn o ganlyniadau'r llynedd. Mynegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) siom, er bod polisïau da a chlir ar waith ac enghreifftiau o welliant sylweddol mewn llawer o isadrannau, roedd y ffigur cyffredinol wedi cynyddu. Mynegodd bryder penodol am y cynnydd o ran absenoldeb salwch mewn ysgolion cynradd a chyfeiriodd at y gwaith parhaus i gynorthwyo ysgolion, yn enwedig o ran costau yswiriant absenoldeb salwch ac athrawon cyflenwi.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

Awgrymwyd y dylai'r Pwyllgor wahodd penaethiaid gwasanaethau i gyfarfodydd yn y dyfodol i drafod eu dulliau o fynd i'r afael ag absenoldebau salwch. Cytunodd y Pwyllgor â'r cynnig ond awgrymodd aelodau eraill y dylai’r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd gydgysylltu â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) i drefnu hyn, a bod y cynnig ar gael i'r holl wasanaethau, nid y rheini a oedd yn achos pryder yn unig. 

 

Gofynnwyd a oedd y rhesymau dros absenoldeb salwch mewn ysgolion yn wahanol i'r rheini ar gyfer gweithlu'r awdurdod lleol ei hun. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) wrth y Pwyllgor nad oedd dim gwahaniaeth a bod yr un themâu yn amlwg, â straen oedd yr achos mwyaf cyffredin. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod adnoddau wedi cael eu rhoi i ysgolion i'w cynorthwyo gan fod penaethiaid wedi nodi mai absenoldeb salwch oedd un o'u problemau mwyaf.

 

Gan mai straen oedd yr achos mwyaf o absenoldeb salwch, gofynnwyd beth oedd yr Awdurdod yn ei wneud o'i le wrth effeithio ar y gweithlu yn y fath fodd.  Gofynnwyd a oedd gweithwyr yn dioddef blinder neu ormod o waith, wrth i ragor o gyfrifoldebau a disgwyliadau gael eu trosglwyddo i lai o weithwyr.  Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) mai rheolaeth dda ac addas oedd y ffactor allweddol yn y pen draw o ran absenoldeb salwch, ac os mai straen oedd y rheswm dros yr absenoldeb, yna roedd yn ofynnol i'r gweithiwr lenwi holiadur straen. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) fod straen yn faes anodd ei ddiffinio oherwydd gallai gael ei ddehongli yn wahanol o un unigolyn i'r llall. Mae'n bosibl y byddai un newid bach yn y gweithle yn cael ei ystyried yn broblem fawr i un unigolyn, ond yr hyn sy'n allweddol yw'r modd y byddai newid o'r fath yn cael ei gyfathrebu a'i reoli gan y rheolwr perthnasol. Mynegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) hefyd bryder fod straen bellach yn ymddangos fel y 'syndrom cefn gwael' newydd, ac yn aml nid oedd hyn yn ymwneud â'r gwaith ond yn hytrach yn gysylltiedig â materion ym mywyd personol yr unigolyn. Roedd newid mawr ac ymchwiliadau i gamymarfer mewn meysydd gwasanaeth penodol hefyd yn ffactorau a oedd yn gallu sbarduno absenoldeb yn ymwneud â straen.

 

Gofynnwyd a oedd niferoedd digonol o reolwyr yn y swyddi ac a oedd y gostyngiad mewn staff (e.e. terfynu cyflogaeth), yn rhoi mwy o straen ar y staff sy'n weddill wrth iddynt ymgymryd â'r gwaith a adawyd gan yr unigolyn a oedd yn gadael. Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) wrth y Pwyllgor cyn cymeradwyo trefniant terfynu cyflogaeth, roedd yn ofynnol llunio achos busnes cadarn dros ganiatáu i'r unigolyn adael ac roedd yn ofynnol i'w rheolwr gadarnhau na fyddai unrhyw effaith niweidiol ar gyflawni'r gwasanaeth nac ar y gweithlu oedd yn weddill.

 

Mewn ymateb i gwestiwn pellach ynghylch pam y mae aelodau staff yn teimlo bod yn rhaid iddynt o bosibl ofyn am absenoldeb salwch oherwydd mater penodol yn y gweithle, dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol, fod yn rhaid yn y pen draw geisio dod i wraidd y mater a deall rhesymau unigolion dros eu habsenoldeb ond bod yn rhaid derbyn rhesymau'r staff dros yr absenoldeb. Ychwanegodd fod yr Awdurdod wedi gweithio'n galed i wneud pethau'n haws i staff fod yn fwy agored i drafod problemau yn y gweithle neu yn y cartref. Roedd rheolwyr hefyd yn gallu defnyddio arferion gweithio hyblyg (e.e. oriau hyblyg a gweithio gartref) i roi opsiynau i staff ymdrin ac ymdopi â materion yn eu bywydau personol er mwyn sicrhau nad effeithir ar eu dyletswyddau gwaith.

 

Mewn ymateb i awgrymiad nad oedd Polisi Chwythu'r Chwiban yr Awdurdod yn darparu diogelwch digonol i aelodau staff, atgoffwyd y Pwyllgor gan y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith bod y Polisi wedi cael canmoliaeth gan Swyddfa Archwilio Cymru a bod swyddogion cyswllt ym mhob adran pe bai unigolyn yn dymuno mynegi pryder. Roedd camau diogelwch ar waith i ddiogelu anhysbysrwydd y rheini a oedd yn chwythu'r chwiban ac ar ôl cwblhau ymchwiliad, gofynnwyd iddynt am adborth ar y broses. 

 

PENDERFYNWYD:

 

9.1      Derbyn yr adroddiad.

 

9.2      Bod y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd, ar y cyd â'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad), yn trefnu bod Penaethiaid Gwasanaethau yn dod i gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol i drafod eu dull o ostwng absenoldeb salwch yn eu meysydd gwaith perthnasol.

 

</AI9>

<AI10>

10.         ADRODDIAD ADRANNOL DIWEDD BLWYDDYN AR REOLI PERFFORMIAD - 1AF O EBRILL 2015 HYD AT 31AIN O FAWRTH 2016

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i'r Adroddiad Diwedd Blwyddyn ynghylch Rheoli Perfformiad ar gyfer y gwasanaethau oedd yn ei gylch gwaith am y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2015 a 31 Mawrth 2016. Roedd yr adroddiad yn cynnwys:

 

·                     Golwg Gyffredinol ar y Perfformiad gan Benaethiaid y Gwasanaethau

·                     Monitro’r Cynllun Gwella – Camau Gweithredu a Mesurau Perfformiad

·                     Monitro Cwynion a Chanmoliaeth

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

Mewn ymateb i gwestiwn am y cymorth cyfreithiol ar gyfer Panel Heddlu Dyfed-Powys, atgoffwyd y Pwyllgor gan y Pennaeth Gweinyddiaeth a'r Gyfraith bod aelodaeth y Panel hwn yn cynnwys cynghorwyr sir o'r awdurdodau lleol perthnasol yn ardal Heddlu Dyfed-Powys, a bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn darparu cyngor cyfreithiol annibynnol i'r Panel hwn.

 

Cyfeiriwyd at yr £20m a gafodd ei fenthyg yn ystod 2015/16 er mwyn cefnogi'r rhaglen gyfalaf, a gofynnwyd pam cafodd y ffigur hwn ei fenthyg er bod aelodau etholedig wedi cael gwybod yn y gorffennol bod y cyfanswm hwn ar gael o fewn y cronfeydd presennol. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod hwn yn gysylltiedig â llif arian, a byddai'n gallu darparu esboniad manwl yn ystod ystyried Eitem 11. 

 

Gofynnwyd a oedd swyddogion yn hyderus y byddent yn sicrhau derbyniadau cyfalaf yn yr hinsawdd ariannol bresennol, wrth ystyried mai 75% yn unig o darged 2015/16 a oedd wedi'i gyrraedd. Atgoffwyd y Pwyllgor gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau er bod ansicrwydd ar hyn o bryd, nid oedd yr un ymrwymiad cyfreithiol o ran y rhaglen gyfalaf y tu hwnt i flwyddyn ariannol 2016/17. Ychwanegodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Adfywio a Pholisi) er bod y banciau'n parhau i fenthyg i ddatblygwyr, roedd llawer hyd at y cyfnod hwn wedi edrych am gymorth ariannol gan awdurdodau lleol a chyllid gan yr UE. Dywedodd y Pennaeth Eiddo wrth y Pwyllgor, er nad oedd targed y flwyddyn flaenorol wedi'i gyrraedd, ar gyfartaledd dros y blynyddoedd diwethaf roedd lefel y derbyniadau cyfalaf mewn gwirionedd yn uwch.

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch cost posibl cynnal hen adeiladau'r Cyngor, dywedodd y Pennaeth Eiddo wrth y Pwyllgor fod cynllunio rheoli asedau yn waith parhaus a byddai'r Cynllun Rheoli Asedau Corfforaethol newydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor mewn cyfarfod yn y dyfodol. Er bod yr Awdurdod yn cadw nifer o adeiladau hŷn, roedd rhaglen gynnal a chadw parhaus ar waith i sicrhau bod adeiladwaith a strwythur yr adeiladau hyn yn cael eu cynnal. Roedd gwaith gwelliant, er enghraifft, wedi cael ei gwblhau yn ddiweddar yn Nhŷ Elwyn, Llanelli ac roedd gwaith ar fin dechrau ar Adeiladau'r Cyngor yn Llandeilo. Roedd y swyddogion hefyd yn monitro defnydd swyddfeydd yn rheolaidd er mwyn sicrhau'r defnydd mwyaf effeithlon o gyfleusterau swyddfa ledled y Sir.

 

Gofynnwyd am eglurhad ynghylch pa fuddion cymunedol a fyddai o bosibl yn cael eu darparu fel rhan o'r ymarferion caffael. Dywedodd y Pennaeth Archwilio, Risg a Chaffael wrth y Pwyllgor fod swyddogion yn ceisio canfod y manylion o ran buddion cymunedol gan y cyflenwr neu'r darparwr fel rhan o'r ymarferion caffael, boed o dan neu dros £1 miliwn. Un enghraifft oedd y datblygiad presennol ar Ffordd Gyswllt Gorllewin Caerfyrddin lle mae golygfan wedi'i gosod er mwyn rhoi'r cyfle i ddisgyblion o ysgolion cyfagos i weld y gwaith adeiladu ac annog diddordeb mewn pynciau megis peirianneg ac adeiladu. Cytunodd y byddai'n cadarnhau'r hyn oedd y buddion cymunedol (sy'n gysylltiedig â'r cwmnïau bysiau) y cyfeiriwyd atynt yn Adroddiad B (Gweithred 11645) a chylchredeg y manylion i'r Pwyllgor. 

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

 

Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at y ffaith bod y cyfarfod wedi bod yn mynd rhagddo ers 3 awr. Felly, PENDERFYNWYD YN UNFRYDOL fod y Rheolau Sefydlog yn cael eu rhoi o'r neilltu dros dro er mwyn gallu ystyried yr eitemau oedd yn weddill ar yr agenda.

 

</AI10>

<AI11>

11.         ADRODDIAD BLYNYDDOL YNGHYLCH RHEOLI'R TRYSORLYS A'R DANGOSYDD DARBODAETH 2015/16

Bu'r Pwyllgor yn ystyried yr Adroddiad Blynyddol a restrai weithgareddau rheoli'r trysorlys a ddigwyddodd yn ystod blwyddyn ariannol 2015-2016 yn unol â Pholisi a Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2015/16 a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar 24 Chwefror 2015.

 

Trafodwyd y materion canlynol wrth ystyried yr adroddiad:

 

Cyfeiriwyd at yr £20 miliwn a gafodd ei fenthyg yn ystod blwyddyn ariannol 2015/16 er mwyn cefnogi'r rhaglen gyfalaf. Dywedodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod amseru'r benthyciad yn gysylltiedig â llif arian a chyfraddau'r farchnad yn hytrach na phryd cafodd yr arian ei wario yn ystod y flwyddyn gan yr Awdurdod. Atgoffodd y Pwyllgor fod yr Awdurdod heb fenthyg yn sylweddol ers nifer o flynyddoedd oherwydd bod cyllid mewnol ar gael fel ffynhonnell gyllid tymor byr. Roedd hyn wedi arbed arian i'r Awdurdod o ran taliadau llog. Y Gofyniad Cyllid Cyfalaf presennol (sef y terfyn benthyca) oedd £454 miliwn. Fodd bynnag, oherwydd y llif arian ac argaeledd cronfeydd yn ystod 2015/16, roedd y benthyg cryn dipyn yn is sef £376 miliwn, ac o ganlyniad ar ddiwedd y flwyddyn, roedd yr Awdurdod yn defnyddio £78 miliwn o fenthyciadau mewnol. Wrth i'r Awdurdod gymhwyso'r cronfeydd wrth gefn i'r rhaglen gyfalaf dros y blynyddoedd i ddod, byddai'r benthyciadau mewnol yn lleihau.

 

Dywedodd y Cyfarwyddwr wrth y Pwyllgor y dylanwadwyd ar y penderfyniadau o ran pryd y byddai'r benthyciadau'n digwydd yn ystod y flwyddyn gan yr angen am lif arian, y gyfradd llog ar yr adeg honno a'r symudiadau o ran cyfraddau a ragwelir yn y dyfodol. Yn ystod 2015/16 penderfynwyd mai'r gyfradd llog a oedd yn berthnasol ar 28 Medi 2015 oedd y gyfradd orau o ran tynnu i lawr yr angen disgwyliedig o fewn y flwyddyn. Tynnwyd i lawr pedwar benthyciad unigol, yn hytrach nag un benthyciad, ar y diwrnod hwnnw er mwyn cynorthwyo i sefydlogi'r proffil aeddfedrwydd.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

 

</AI11>

<AI12>

12.         DIWEDDARAF AM WEITHREDIADAU AC ATGYFEIRIADAU'R PWYLLGOR CRAFFU POLISI AC ADNODDAU

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad a fanylai ar y cynnydd o ran y camau gweithredu, y ceisiadau, neu'r atgyfeiriadau oedd wedi deillio o gyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Craffu.

 

PENDERFYNWYD nodi'r adroddiad.

 

</AI12>

<TRAILER_SECTION>

 

 

 

 

 

________________________                                          __________________

CADEIRYDD                                                                                    DYDDIAD

 

</TRAILER_SECTION>

<LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

<HEADING_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

</HEADING_LAYOUT_SECTION>

<TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

FIELD_SUMMARY

 

</TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_SUMMARY

 

</COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>