Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd

 

Dydd Llun, 11 Mehefin 2018

 

YN BRESENNOL: Y Cynghorydd S.A. Curry (Cadeirydd)

 

Y Cynghorwyr:

K.V. Broom (yn lle D. Thomas), W.T. Evans a T.J. Jones

 

Yr oedd y swyddogion canlynol yn gwasanaethu yn y cyfarfod:

N. Daniel, Pennaeth Gwasanaeth TGCh

H. Daniels, Ymgynghorydd Datblygu Corfforaethol

G. Morgan, Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

 

Ystafell Bwyllgor, Neuadd y Sir - 10.00  - 11.05 am

 

<AI1>

1.            YMDDIHEURIADAU AM ABSENOLDEB

 

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd Dai Thomas.

 

</AI1>

<AI2>

2.            DATGANIADAU O FUDDIANNAU PERSONOL.

 

Ni chafwyd dim datganiadau o fuddiant personol.

 

</AI2>

<AI3>

3.            LLOFNODI FEL COFNOD CYWIR COFNODION Y CYFARFOD A GYNHALWYD AR Y  9FED MAWRTH 2018

 

PENDERFYNWYD llofnodi cofnodion cyfarfod Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd oedd wedi ei gynnal ar 9 Mawrth 2018 gan eu bod yn gywir.

 

 

</AI3>

<AI4>

4.            DATBLYGU AELODAU - ADOLYGIADAU DATBLYGU PERSONOL.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau roi trefniadau ar waith i hyfforddi a datblygu aelodau a sicrhau bod adolygiad blynyddol o anghenion hyfforddi a datblygu pob aelod ar gael i'r aelod hwnnw.

 

Dywedodd yr Ymgynghorydd Dysgu a Datblygu Corfforaethol wrth y Pwyllgor fod y Cyngor blaenorol wedi mabwysiadu'r ymagwedd y dylai arweinwyr grwpiau gwleidyddol gynnal Adolygiadau o Ddatblygiad Personol, gan y byddai hyn yn caniatáu i'r grwpiau nodi'r meysydd hynny lle'r oedd galw am hyfforddiant fel y caiff ei arwain gan yr aelodau. Byddai'r Ymgynghorydd Dysgu a Datblygu Corfforaethol ar gael i gynorthwyo ag unrhyw asesiad o anghenion hyfforddi a arweinir gan yr aelodau, a galluogi'r Rhaglen Datblygu Aelodau i gael ei theilwra yn unol ag anghenion hyfforddi.

 

Fel rhan o'r adroddiad, cafodd y Pwyllgor dempledi enghreifftiol y gallai Arweinwyr y Grwpiau eu defnyddio i'w cynorthwyo gyda'r adolygiadau.  Awgrymwyd y dylai anghenion hyfforddi unrhyw aelodau sydd heb gysylltiad pleidiol gael eu canfod gan Gadeirydd Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd.

 

Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad ac awgrymodd y dylid pwysleisio hyfforddiant TG fel maes datblygu posibl, er mwyn i'r aelodau allu gweithio'n llawn mewn ffordd symudol ac effeithiol drwy ddefnyddio'r dechnoleg ddigidol fwyaf priodol sydd ar gael.

 

 

PENDERFYNWYD cefnogi'r trefniadau presennol o ran y broses Adolygu Datblygiad Personol a'r dogfennau templed.

 

</AI4>

<AI5>

5.            PROSES FENTORA'R AELODAU

 

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried adroddiad ynghylch cyflwyno Proses Fentora'r Aelodau.

 

Dywedodd yr Ymgynghorydd Dysgu a Datblygu Corfforaethol wrth y Pwyllgor mai perthynas wirfoddol a chyfrinachol rhwng dau berson yw Mentora, lle mae unigolyn yn elwa ar wybodaeth ac arweiniad unigolyn sy'n fwy profiadol neu sy'n cyflawni rôl uwch. Mae'n galluogi'r mentorai i ddatblygu yn ei rôl o ran sgiliau, gwybodaeth, dealltwriaeth ac ymddygiad.  Gall mentora fod yn berthynas am y tymor canolig, y tymor hir, neu'n berthynas barhaol. Nid yw'n berthynas ar sail gorchmynion neu gyfarwyddiadau, ond yn hytrach mae'n caniatáu i'r mentorai ffynnu yn ei ffordd ei hun, gyda chymorth y mentor.

 

Rhoddodd yr adroddiad ddisgrifiad o rôl yr Aelod-fenter a gwybodaeth am sesiwn hyfforddiant Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a fyddai'n cael ei chynnal ym mis Medi 2018.

 

Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad ac er y cydnabyddir bod mentora'n cael ei wneud yn anffurfiol yn y grwpiau gwleidyddol, croesawyd proses fentora ffurfiol.

 

 

PENDERFYNWYD nodi'r cynnydd a fwriedir ar gyfer defnyddio Aelod-fentoriaid a chefnogi disgrifiad y rôl.

 

 

 

</AI5>

<AI6>

6.            ADRODDIADAU BLYNYDDOL Y CYNGHORWYR

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd wrth y Pwyllgor fod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau roi trefniadau ar waith ar gyfer y canlynol:

(a)   bod pob un sy'n aelod o'r awdurdod yn llunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau'r unigolyn fel aelod o'r awdurdod yn ystod y flwyddyn y mae'r adroddiad yn berthnasol iddi,

(b)   bod pob un sy'n aelod o Fwrdd Gweithredol yr awdurdod yn llunio adroddiad blynyddol ynghylch gweithgareddau'r unigolyn fel aelod o'r Bwrdd Gweithredol yn ystod y flwyddyn y mae'r adroddiad yn berthnasol iddi

(c)    bod yr awdurdod yn cyhoeddi'r holl adroddiadau blynyddol gan ei aelodau ac aelodau ei Fwrdd Gweithredol.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor, er bod rhaid i'r awdurdod ddarparu'r cyfleusterau er mwyn i'r Cynghorwyr lunio a chyhoeddi adroddiad blynyddol, nad yw llunio adroddiad yn orfodol. Mae'r holl adroddiadau blynyddol sy'n cael eu cyhoeddi ar gael ar wefan yr Awdurdod.

 

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod yr adroddiad yn rhoi nifer yr adroddiadau blynyddol a gyhoeddwyd ar gyfer 2016-17 i'r Pwyllor a gofynnodd am gymeradwyo templed yr adroddiad a'r arweiniad ar gyfer 2017-18.

 

PENDERFYNWYD

1.            nodi bod 4 Cynghorydd a gafodd eu hailethol yn etholiadau llywodraeth leol Mai 2017 wedi llunio Adroddiadau Blynyddol ar gyfer 2016-17.

 

2.            Cadarnhau gweithdrefn Adroddiad Blynyddol yr Aelodau, y templed a'r arweiniad ar gyfer 2017-18 ymlaen, fel y nodwyd yn yr adroddiad.

 

 

</AI6>

<AI7>

7.            GWEITHIO'N DDI-BAPUR

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Cyngor wedi penderfynu cefnogi rhybudd o gynnig ym mis Ionawr 2015 a nododd y dylai'r holl Gynghorwyr dderbyn eu cyfrifoldeb am gyfrannu at arbedion effeithlonrwydd ac felly, ddechrau defnyddio system ddi-bapur cyn gynted â phosibl i gyfathrebu â'r holl Gynghorwyr.

 

Er mwyn cyflawni hyn, mae'r awdurdod wedi prynu caledwedd a meddalwedd newydd i alluogi dull di-bapur o weithio a chaniatáu i aelodau weithio mewn ffordd symudol ac effeithio drwy ddefnyddio'r dechnoleg ddigidol fwyaf priodol.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud o ran y dechnoleg ers mis Gorffennaf 2015. Roedd hyn yn cynnwys argaeledd a chyflymder gwell y ddarpariaeth fand eang yn y Sir, gan wella seilwaith digidol y Cyngor drwy sicrhau bod Wi-Fi ar gael ym mhob adeilad y Cyngor, ac mae cyfarpar a meddalwedd wedi'u diweddaru wrth i dechnoleg ddigidol ddatblygu. Cyn bo hir byddai'r Awdurdod yn cyflwyno Office 365, a fyddai'n ei gwneud yn haws i gael mynediad i e-byst, dyddiaduron a phapurau'r pwyllgorau, ac y byddai'n datrys rhai materion o ran cyfrineiriau a gafwyd gan rai staff, ac felly byddai'n sicrhau bod yr aelodau a'r swyddogion yn gweithio mewn ffordd fwy ystwyth.

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bwysig i aelodau a swyddogion groesawu ffordd newydd o weithio a datblygu'r sgiliau a'r hyder i weithio'n electronig os bydd y Pwyllgor yn cytuno i fabwysiadu dull di-bapur o weithio yn unol â dewis 3 yn yr adroddiad. Er mwyn cyflawni hyn, byddai trefniadau'n cael eu rhoi ar waith ar gyfer hyfforddiant di-bapur gydag ap Modern.Gov yn ogystal ag unrhyw hyfforddiant TG ychwanegol y mae'r aelodau'n credu y byddent yn fuddiol.

 

Byddai'r Adolygiadau o Ddatblygiad Personol y cytunwyd arnynt yn gynharach yn y cyfarfod yn cynorthwyo i nodi anghenion yr aelodau, a gallai hyfforddiant penodol parhaus ddod yn rhan o'r Rhaglen Datblygu Aelodau, a gaiff sylw'r Pwyllgor yn rheolaidd.

 

Wrth nodi bod yr awdurdod yn talu am gerdyn Data SIM ar gyfer pob dyfais ar hyn o bryd, gofynnodd y Pwyllgor a yw hyn yn parhau i fod yn angenrheidiol.  Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y cardiau Data SIM wedi'u prynu er mwyn galluogi aelodau i ddefnyddio eu dyfeisiau'n symudol drwy 3G/4G pan nad oedd Wi-Fi ar gael, ond erbyn hyn efallai y byddai'n ddoeth ailystyried y mater hwn gan fod cysylltedd band eang wedi gwella a cheir mwy o lecynnau Wi-Fi erbyn hyn.  Awgrymwyd cael dadansoddiad o ddefnydd cardiau Data SIM ac adrodd hyn wrth y Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf er mwyn ystyried a yw'r cardiau SIM yn rhoi gwerth am arian ac a ddylid eu cadw.

 

 

PENDERFYNWYD

 

1.    ARGYMELL I'R CYNGOR fod yr Awdurdod yn dechrau mabwysiadu system cyfathrebu ddi-bapur gyda'r holl Gynghorwyr, a fydd ar waith o 1 Ionawr 2019, a bod rhaglen hyfforddiant briodol yn cael ei threfnu cyn y dyddiad hwn.

 

2.    bod y Pwyllgor yn cael dadansoddiad ar ddefnydd cardiau Data SIM yn ei gyfarfod nesaf, er mwyn penderfynu a yw'r ddarpariaeth yn rhoi gwerth am arian ac a ddylid ei chadw.

 

 

</AI7>

<AI8>

8.            TREULIAU CYNGHORWYR - HUNANWASANAETH

 

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Gwasanaethau Democrataidd yn ddiweddar wedi cymryd rhan mewn adolygiad Trawsnewid, Arloesi a Newid, sydd â'r nod o helpu'r Cyngor i gyflawni arbedion effeithlonrwydd ariannol fel rhan o'i ymateb i'r heriau ariannol y mae'n eu hwynebu yn y tymor byr, y tymor canolig a'r hirdymor, yn ogystal â chyflawni gwelliannau o ran ansawdd gwasanaethau, wrth sicrhau bod y gwasanaethau hynny'n fwy effeithiol.

Un o'r materion a godwyd cyn yr adolygiad ac fel rhan ohono oedd a allai'r Cynghorwyr ddefnyddio system Hunanwasanaeth ar gyfer treuliau'r Aelodau, gan ddefnyddio elfen ar wahân o system integredig Adnoddau Dynol a chyflogres yr Awdurdod, a ddefnyddir gan staff yr Awdurdod. Byddai system hunanwasanaeth i'r Cynghorwyr yn caniatáu iddynt wneud y canlynol:-

 

·         Cyflwyno eu hawliadau treuliau a milltiroedd ar-lein

·         Newid eu manylion personol, h.y. cyfeiriad, manylion banc ac ati

·         Gweld eu slipiau cyflog ar-lein (fydd dim slipiau cyflog papur)

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, yn dilyn trafodaeth â Rheolwr y Gyflogres, y cytunwyd i wneud gwaith penodol i ddatblygu adran ar wahân ar Resource Link, yn benodol ar gyfer yr aelodau etholedig. Er mwyn profi'r system a chael gwybod a oes modd symud i system hunan-wasanaeth, awgrymodd eu bod yn gofyn i grŵp o'r aelodau i beilota'r system cyn i adroddiad pellach gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd mai'r gobaith oedd y byddai hyd at 10 aelod yn fodlon cymryd rhan yn y rhaglen beilot ac y byddai hi'n croesawu gwirfoddolwyr o'r Pwyllgor ac enwebiadau gan Arweinwyr y Grwpiau.

 

PENDERFYNWYD cynnal rhaglen beilot ar system Hunanwasanaeth ar gyfer treuliau'r Aelodau.

 

 

</AI8>

<AI9>

9.            BLAENRAGLEN WAITH Y PWYLLGOR GWASANAETHAU DEMOCRATAIDD 2018/19

 

Bu'r Pwyllgor yn ystyried blaenraglen waith ar gyfer 2018/19 a oedd yn rhoi Eitemau Agenda i'r Aelodau ar gyfer Cylch 2018/19 y Pwyllgor Democrataidd.

 

PENDERFYNWYD mabwysiadu blaenraglen waith Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd.

 

</AI9>

<TRAILER_SECTION>

 

 

 

 

 

________________________                                          __________________

CADEIRYDD                                                                                    DYDDIAD

 

</TRAILER_SECTION>

<LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

<HEADING_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

</HEADING_LAYOUT_SECTION>

<TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_TITLE

 

FIELD_SUMMARY

 

</TITLED_COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<COMMENT_LAYOUT_SECTION>

FIELD_SUMMARY

 

</COMMENT_LAYOUT_SECTION>

<SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

FIELD_SUMMARY

 

</SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>

 

</TITLE_ONLY_SUBNUMBER_LAYOUT_SECTION>